Business Central lernen: Schulungsplan für Key-User und Anwender

Eine Business-Central-Schulung entscheidet mit darüber, ob das neue System im Alltag genutzt wird oder ob Mitarbeitende nebenher wieder in Excel-Listen ausweichen. Im deutschen Mittelstand kommt hinzu, dass viele Prozesse an Buchhaltung, GoBD-konforme Belege und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gebunden sind. Wer hier unsicher bedient, erzeugt schnell Korrekturaufwand. Diese Seite zeigt, wo Sie Business Central lernen können, welche Zertifizierungen es gibt und wie ein Schulungsplan entlang des Projekts aussieht.

Business Central lernen: die Ressourcen des Herstellers

Microsoft stellt Dokumentation und Lernmaterial über Microsoft Learn bereit. Das ist der natürliche Startpunkt, wenn Sie Business Central verstehen wollen, bevor Sie einen Partner beauftragen. Die Inhalte sind für ein Selbststudium gedacht und erklären Funktionen, Begriffe und Einrichtungsschritte, ersetzen aber keine Schulung auf Ihren eigenen Prozessen.

Sinnvoll nutzen lässt sich das Material in drei Situationen:

• Vor der Auswahl: Die Geschäftsführung und die Fachbereichsleitungen verschaffen sich einen Überblick über Umfang und Logik des Systems, bevor Angebote verglichen werden.
• Während der Einführung: Key-User vertiefen einzelne Bereiche, etwa Finanzen oder Einkauf, parallel zu den Workshops mit dem Partner.
• Im Betrieb: Neue Mitarbeitende und Vertretungen lernen anhand der Dokumentation Standardabläufe nach, ohne den Partner jedes Mal zu binden.

Für die Details zu Funktionsumfang und Bausteinen lohnt ein Blick auf die Übersicht der Business-Central-Module. Sie hilft dabei, Lernbedarf je Abteilung abzugrenzen.

Eine Testumgebung ist wichtiger als jedes Handbuch

Lernen funktioniert am besten an realen Vorgängen: eine Eingangsrechnung erfassen, einen Zahlungsvorschlag erzeugen, eine Bestellung mit Wareneingang buchen. Bitten Sie Ihren Integrator deshalb früh um eine Sandbox mit repräsentativen Stammdaten. Dort dürfen Key-User ausprobieren und Fehler machen, ohne dass Buchungen in Ihrer produktiven Mandantenstruktur landen. Wie Umgebungen und Betrieb organisiert sind, beschreibt die Seite zu Business Central in der Cloud.

Zertifizierungen: was sie aussagen und für wen sie gedacht sind

Microsoft vergibt Rollenzertifizierungen für Berater und Entwickler. Für Anwender ohne Beratungsrolle sind sie nicht vorgesehen und auch nicht nötig. Interessant sind sie für Sie als Auftraggeber, weil sie ein überprüfbares Merkmal für die Qualifikation des Projektteams liefern.

Bei der MB-800 gilt ein Mindestergebnis von 700. Gemessen werden vier Bereiche: Einrichtung, Finanzen, Verkauf und Einkauf sowie Operatives. Das Gewicht liegt deutlich auf Finanzen und operativen Abläufen, also genau dort, wo auch im Mittelstand die meisten Buchungen anfallen. Wer sich selbst auf die Prüfung vorbereitet, lernt damit zwangsläufig die Kernprozesse in Reihenfolge kennen; das ist auch für einen ambitionierten Key-User ein brauchbarer Lernplan, selbst wenn er die Prüfung nie ablegt.

Zertifikate laufen ab

Zertifizierungen auf Associate-, Expert- und Spezialisierungsniveau verfallen jährlich und werden über eine kostenlose Online-Bewertung auf Microsoft Learn erneuert. Für Sie bedeutet das: Ein Zertifikat sagt etwas über den aktuellen Wissensstand, wenn es erneuert wurde. Fragen Sie im Gespräch nach, wer im Team welche Zertifizierung aktuell hält und wer Ihr Projekt tatsächlich begleitet.

Partnerstatus und Zertifikate hängen zusammen

Microsoft bewertet Partner im Bereich Business Applications mit einem Punktesystem. Für die Auszeichnung »Solutions Partner for Business Applications« sind mindestens 70 von 100 Punkten nötig. Ein Teil davon entfällt auf Kompetenz durch Zertifizierungen: Die MB-800 zählt in der Kategorie »intermediate«, die MB-820 in der Kategorie »advanced«. Partner haben also einen direkten Anreiz, Beratende und Entwickelnde zertifiziert zu halten. Das ersetzt keine Referenzprüfung, ist aber ein sachliches Kriterium. Weitere Hinweise zur Partnerwahl finden Sie unter Integrator für Business Central wählen und im allgemeinen Ratgeber ERP-Integrator finden.

Zur Einordnung: Online-Lizenzen für Business Central bezieht man nach Microsoft-Dokumentation über das Cloud-Solution-Provider-Programm, also über einen Partner. Der Partner ist damit zugleich Lizenzgeber, Einführungspartner und Schulungsadresse. Das erleichtert die Abstimmung, sollte aber nicht dazu führen, dass Sie Schulungsumfang und Preis nicht getrennt prüfen. Preisfragen behandelt die Seite Business Central Preise.

Wer muss was können? Rollen statt Gießkanne

Eine Schulung für alle zur gleichen Zeit ist die teuerste und zugleich wirkungsärmste Variante. Besser ist eine Aufteilung nach Rollen.

Projektleitung und Geschäftsführung

Sie müssen die Projektlogik, die Meilensteine und die Auswirkungen auf Prozesse verstehen, nicht jede Maske kennen. Ein kurzer Überblick über Datenmodell, Rollen und Berichtswesen genügt meist.

Key-User

Key-User sind die wichtigste Zielgruppe. Sie stammen aus Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Lager oder Produktion, nehmen an den Konfigurations-Workshops teil, testen die Abläufe und beantworten später die Fragen der Kolleginnen und Kollegen. Für sie lohnt sich die tiefste Schulung:

• Aufbau des Kontenrahmens, Dimensionen und Buchungsgruppen
• Stammdatenpflege für Debitoren, Kreditoren und Artikel
• Standardprozesse vom Angebot bis zur Rechnung und von der Bestellung bis zur Zahlung
• Berichte und Auswertungen, die Ihr Steuerberater und das Controlling brauchen
• Eskalationswege: Was klären Sie intern, was geht an den Partner?

Die fachlichen Schwerpunkte finden Sie in den Seiten zu Buchhaltung und Finanzen, Lager und Einkauf und Vertrieb und CRM.

Anwender

Endanwender brauchen keine Systemtheorie. Sie brauchen ihren Prozess: Welche Maske öffne ich, welche Felder sind Pflicht, was passiert, wenn ich einen Fehler bemerke? Kurze, rollenbezogene Einheiten mit Übungen an der Testumgebung funktionieren besser als ganztägige Frontalveranstaltungen. Ergänzen Sie eine einseitige Kurzanleitung je Prozess, die die Key-User pflegen.

Administratoren und IT

Wer Benutzer, Berechtigungen, Umgebungen und Schnittstellen verantwortet, benötigt eine eigene Einweisung. Dazu gehören Rechtekonzept, Aktualisierungen und das Zusammenspiel mit Drittsystemen; mehr dazu auf der Seite zu Schnittstellen.

Schulungsplan nach Projektphase

Die Schulung beginnt nicht in der letzten Woche vor dem Go-live. Sie begleitet das Projekt. Das folgende Raster hat sich in der Praxis bewährt und lässt sich an Ihr Projekt anpassen. Den allgemeinen Ablauf einer Einführung beschreibt die Seite zur Einführung von Business Central.

Zwei Termine werden häufig unterschätzt. Der erste ist der erste Monatsabschluss im neuen System: Planen Sie dafür eine begleitete Sitzung mit Buchhaltung und Steuerberater ein, gerade wenn Sie DATEV-Schnittstellen nutzen. Der zweite ist die Einführung der E-Rechnung; wer Ausgangs- und Eingangsrechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD verarbeitet, sollte den Ablauf ausdrücklich üben. Hintergründe dazu bietet der Ratgeber zur E-Rechnung im ERP. Für die ordnungsgemäße Belegführung ist der Beitrag zu GoBD und ERP eine gute Ergänzung für die Buchhaltung.

Lokalisierung nicht vergessen

Microsoft liefert die Lokalisierung von Business Central für Deutschland selbst; sie gehört zu den Ländern, die Microsoft direkt abdeckt. Das heißt: Die deutschen Begriffe, Kontenlogik und Steuerthemen sind Teil des Standards, und Schulungsmaterial lässt sich auf diese Version beziehen. In Ihren Unterlagen sollten Sie trotzdem klar festhalten, welche Anpassungen oder Zusatzapplikationen in Ihrem Unternehmen hinzukommen. Mehr dazu auf der Seite Business Central in Deutschland.

Wie Sie Schulung und Change-Management verbinden

Schulung vermittelt Können. Ob Mitarbeitende das System tatsächlich nutzen wollen, ist eine Frage der Veränderungsbegleitung. Mehrere Punkte haben sich bewährt:

• Nutzen früh erklären: Zeigen Sie jeder Abteilung, was sich für ihre Arbeit konkret verbessert, etwa weniger manuelle Abstimmung oder schnellere Auskunft zum Lagerbestand.
• Key-User freistellen: Wenn die Projektarbeit nebenher läuft, leidet sie. Klären Sie Zeitbudgets mit den Vorgesetzten, bevor das Projekt startet.
• Ängste ernst nehmen: In einem Betrieb mit langjährigen Mitarbeitenden hängt viel Wissen an einzelnen Personen und gewachsenen Tabellen. Binden Sie diese Personen als Fachexperten ein, statt sie vor vollendete Tatsachen zu stellen.
• Altsystem klar abschalten: Solange parallel in alten Listen gearbeitet werden darf, setzt sich das neue System nicht durch.
• Feedback sichtbar umsetzen: Sammeln Sie Rückmeldungen aus den Schulungen und zeigen Sie, was daraus geändert wurde.

Typische Stolpersteine bei ERP-Projekten, darunter fehlende Anwenderbeteiligung, bündelt der Ratgeber Fehler im ERP-Projekt.

Schulung im Angebot: worauf Sie achten sollten

Schulungsleistungen gehören mit Umfang, Form und Verantwortlichkeit in das Angebot Ihres Integrators. Prüfen Sie diese Punkte:

• Wird nach Rollen und Prozessen geschult oder nur allgemein am Standard?
• Gibt es Unterlagen, die Sie behalten und selbst weiterentwickeln dürfen?
• Findet die Schulung in einer Umgebung mit Ihren Daten statt?
• Ist ein Nachlauf nach dem Go-live enthalten, und wer steht dann zur Verfügung?
• Wie werden Folgeschulungen geregelt, wenn neue Mitarbeitende kommen oder Funktionen später hinzugefügt werden?

Für Fördermittel gilt: Die Möglichkeiten unterscheiden sich je nach Bundesland, Programm und Unternehmensgröße, und es lässt sich nicht pauschal sagen, ob eine ERP-Schulung gefördert wird. Klären Sie das vor dem Auftrag, nicht danach, und lassen Sie Schulungsleistungen im Angebot getrennt ausweisen. Ihr Steuerberater kennt die Förderlandschaft in Ihrer Region meist gut.

Nach dem Go-live ändert sich der Schulungsbedarf: Laufende Fragen, neue Funktionen und Aktualisierungen betreffen den Betrieb. Wie diese Phase organisiert werden kann, beschreibt die Seite zu Support und Wartung. Wenn Sie noch zwischen mehreren Systemen abwägen, hilft der Vergleich Odoo und Business Central; den Gesamtüberblick über Auswahlkriterien finden Sie im Ratgeber ERP-Auswahl.

So finden Sie den passenden Partner für Ihr Schulungskonzept

Wir sind weder Hersteller noch Einführungspartner. Wir vermitteln Ihnen kostenlos einen Integrator, dessen Erfahrung zu Ihrer Branche, Ihrer Größe und Ihrem Schulungsbedarf passt. Beschreiben Sie in der Anfrage, wie viele Personen im Projekt mitarbeiten sollen, welche Bereiche betroffen sind und welche Vorerfahrung im Haus vorhanden ist. Daraus ergibt sich, ob ein schlanker Wissenstransfer genügt oder ein ausführliches Schulungsprogramm sinnvoll ist. Wie die Vermittlung abläuft, erfahren Sie unter So funktioniert es.

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