weclapp: der Cloud-ERP aus Deutschland für den Mittelstand

weclapp ist ein Cloud-ERP „made in Germany“, der CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Projektverwaltung in einer Lösung bündelt. Das Unternehmen sitzt in Kitzingen in Unterfranken und richtet sich an Start-ups, mittelständische Betriebe und größere Unternehmen, die ein flexibles System ohne eigene Serverinfrastruktur suchen. Diese Seite zeigt, was weclapp als ERP leistet, wie die weclapp Preise aufgebaut sind, wo die Daten liegen und für wen sich die Lösung eignet. Sie erfahren auch, wann ein weclapp Partner sinnvoll ist.

weclapp ERP auf einen Blick

weclapp versteht sich als ERP-Plattform für die Zusammenarbeit im Team. Alle Abteilungen arbeiten in einer Oberfläche im Browser, ohne Installation und ohne lokale Updates. Die Software läuft in HTML5, Aktualisierungen spielt der Hersteller automatisch ein. Das ist für den Mittelstand ein klarer Unterschied zu Systemen, bei denen die IT-Abteilung jede Version selbst einspielen muss.

Zu den Kernmodulen gehören:

• CRM für Kontakte, Kampagnen und Verkaufschancen,
• Lager und Warenwirtschaft inklusive Lagerverwaltung,
• Einkauf und Disposition,
• Auftragsabwicklung von der Kundenanfrage bis zur Rechnung,
• Produktion mit Stücklisten, Ressourcen und Kostenstellen,
• E-Commerce-Anbindung,
• Buchhaltung und Projektmanagement.

Dazu kommen Helpdesk für Support-Tickets, Vertragsmanagement mit digitaler Ablage und Fristenüberwachung sowie eine mobile Lager-App für Bewegungen direkt am Regal. Eine ausführlichere Übersicht finden Sie unter weclapp Module.

Die Auftragsabwicklung gleicht Daten in Echtzeit ab. Die Disposition automatisiert Lieferantenbestellungen und überwacht Liefertermine, damit Engpässe früh auffallen. Das reicht für viele Handels- und Dienstleistungsbetriebe aus, ohne dass ein Großprojekt nötig wäre.

Editionen und weclapp Preise

Die Preisstruktur ist modular. Sie wählen eine Edition und bezahlen pro Nutzer. Abrechnungszyklen sind monatlich oder jährlich, und nach Angabe des Herstellers zahlen Sie nur, was Sie tatsächlich nutzen.

ERP Starter umfasst Kontaktverwaltung, Angebote und Rechnungen, Aufgaben, Buchhaltung und Bank, Auswertungen sowie die elektronische Rechnung. ERP Dienstleistung enthält alles aus Starter und ergänzt CRM, Kampagnen, Verkaufschancen, Projektmanagement, Zeiterfassung und den API-Zugang. ERP Handel umfasst Starter und Dienstleistung und fügt Warenwirtschaft, Disposition und Einkauf, Lagerverwaltung, Seriennummern- und Chargenverwaltung, Produktion und Shop-Anbindungen hinzu.

Die Enterprise-Variante richtet sich an Kunden mit vielen Lizenzen. Sie bringt Preisvorteile, einen festen Ansprechpartner, Workshops zur Prozessoptimierung und Konditionen für mehrere Instanzen.

Zusatzmodule und Einzellizenzen

Contract Management, Helpdesk und weclapp POS (Kasse) kosten jeweils 55 € pro Monat. Daneben gibt es Einzellizenzen für gezielte Funktionen, die Sie zu ERP Dienstleistung oder ERP Handel hinzubuchen:

• weclapp CRM ab 68 € pro Monat,
• Project 19 €,
• Accounting 39 €,
• Warehouse, Order Management und Production je 49 €,
• die Lizenz für Ihren Steuerberater (Accountant) ist kostenlos.

Einen Vergleich der Kosten mit dem tatsächlichen Aufwand finden Sie auf der Seite weclapp Preise und in unserem Ratgeber zu den ERP-Kosten. Wichtig: Die Lizenz ist nur ein Teil der Rechnung. Einführung, Schulung und Support kommen hinzu.

Testphase und Kündigung

Der kostenlose Test läuft 30 Tage und endet automatisch, wenn Sie ihn nicht in ein Abonnement umwandeln. Ein Monatsvertrag ist mit einer Frist von einem Monat kündbar, ein Jahresvertrag nur zum Laufzeitende. Planen Sie das ein, wenn Sie vom Monats- auf den Jahrestarif wechseln: Der niedrigere Preis bindet Sie. Alle Pakete enthalten kostenlosen E-Mail-Support, tägliche Datensicherungen und Updates; der Datenexport am Vertragsende ist zugesichert.

Hosting in Deutschland und Datensicherheit

Für viele Geschäftsführer und Datenschutzbeauftragte ist der Standort der Daten die erste Frage. Die Daten der weclapp-Kunden liegen laut Hersteller in Deutschland, in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main mit Zertifizierung nach ISO 27001 und PCI DSS. Zusätzlich nennt weclapp die AWS-Region Frankfurt, deren Rechenzentren unter anderem nach ISO 27001, ISO 9001, PCI-DSS und SOC 1, 2 und 3 zertifiziert sind. Tägliche Sicherungen laufen im Frankfurter Rechenzentrum.

Weitere Punkte, die weclapp selbst anführt:

• Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt nach Bankenstandard.
• Ein Rechtesystem verhindert unbefugte Zugriffe.
• Die Multi-Faktor-Authentifizierung wird unterstützt.
• weclapp wirbt mit TÜV-zertifiziertem Datenschutz und lässt sich freiwillig regelmäßig extern prüfen.
• Die garantierte Mindestverfügbarkeit liegt bei 99,5 %.

weclapp gehört zur Exact Group B.V.; die Standorte und Dienste fallen in den Geltungsbereich des nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystems, mit einem Zertifikat für 2026 bis 2029. Details zum Betrieb in der Cloud sind unter weclapp Cloud beschrieben. Wer grundsätzlich zwischen Cloud und eigenem Server abwägt, findet Entscheidungshilfen im Beitrag Cloud-ERP oder On-Premise.

Buchhaltung, GoBD, DATEV und E-Rechnung

Im deutschen Mittelstand entscheidet die Anbindung an die Steuerkanzlei oft über die Akzeptanz eines ERP. weclapp bringt dafür Bausteine mit.

DATEV-Export und Belegübergabe

Der DATEV-Export kann journalbasiert erfolgen (am flexibelsten, einschließlich Stapelbuchungen) oder belegbasiert, dann mit Verkaufs- und Einkaufsbelegen im Status „Erledigt“. Die Datei enthält den Buchungsstapel, die Stammdaten der Debitoren und Kreditoren sowie die Sachkonten. Über den DATEV Buchungsdatenservice werden Buchungen samt Belegbildern in das Rechnungswesen übergeben. Auch Kontierung und Bankabgleich gehören zum Funktionsumfang. Vertiefende Informationen bietet weclapp Buchhaltung und Finanzen.

GoBD richtig verstehen

weclapp bewahrt Dokumente mit vollständiger Versionshistorie auf, protokolliert alle Bearbeitungen nachvollziehbar und kann Löschungen über Zugriffsrechte verhindern. Der Hersteller betont jedoch selbst: GoBD-Konformität verlangt sowohl die Funktionen der Software als auch korrekt eingerichtete Prozesse und organisatorische Maßnahmen. Die Verfahrensdokumentation stützt sich auf Workflows, Zugriffsbeschränkungen und die sichere Archivierung. Ein Anbieter-Siegel ersetzt sie nicht. Mehr dazu in unserem Beitrag zu GoBD im ERP.

E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD

weclapp erstellt elektronische Rechnungen direkt in den Standardformaten ZUGFeRD und XRechnung. Eingehende E-Rechnungen importieren Sie unter Einkauf > Rechnungen/Gutschriften über die Schaltfläche „E-Rechnung / OCR“ oder per Dateiablage im Auftrags-Workflow. Seit Version 25.07.1 zeigt weclapp das Prüfergebnis in einer eigenen Spalte an, mit grünem Haken oder rotem Kreuz und herunterladbarem XML-Protokoll; ungültige Rechnungen werden nicht verarbeitet. Mail2Invoice verarbeitet eingehende Rechnungen automatisch, E-Rechnungen im XML-Format ebenso wie sonstige PDF-Rechnungen per OCR.

Zum Zeitplan nennt weclapp: Papierrechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2026 erlaubt, für Unternehmen unterhalb von 800 000 € Umsatz bis Ende 2027, und ab 2028 gilt die Pflicht für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Prüfen Sie Ihre eigene Situation mit Ihrer Steuerkanzlei und lesen Sie dazu E-Rechnung im ERP.

Schnittstellen, API und Anpassung

weclapp verfügt über eine dokumentierte REST-API mit öffentlichem Changelog und einem Newsletter, der kommende Änderungen ankündigt. Der Zugriff erfolgt über ein persönliches Token unter „Meine Einstellungen“ und ist auf die Rechte des Token-Inhabers begrenzt. Der API-Zugang ist ab der Edition ERP Dienstleistung enthalten. Webhooks richten Sie in den globalen Einstellungen für die Ereignisse CREATE, UPDATE und DELETE ein; ist die Ziel-URL nicht erreichbar, wiederholt das System den Aufruf mehrfach und deaktiviert den Webhook dann.

Genannte Integrationen sind unter anderem PayPal, Stripe, Mollie, Amazon, eBay, ITscope, Shopify, Shopware, WooCommerce, PrestaShop, Magento, Shipcloud, Sendcloud, Mailchimp, CleverReach und Brevo. Daneben tauschen Sie Daten über CSV, XML und EDI, über die REST-API sowie über Plugins von Partnern aus. Die Verbindungen zu Shop-Systemen sind bidirektional und sollen doppelte Erfassung vermeiden. Welche Anbindungen sich lohnen, besprechen Sie am besten im Rahmen von weclapp Schnittstellen.

Auf der Oberfläche passen Sie das System an, ohne zu programmieren: Der Formulardesigner erzeugt Varianten von Belegen und Druckformularen, Zusatzfelder lassen sich anlegen und im Infoblock mitdrucken, und Web2Lead sowie Web2Ticket liefern konfigurierbare Webformulare. Alles darüber hinaus gehört in die Hand eines Entwicklers, siehe individuelle Entwicklung für weclapp.

Einführung, Datenübernahme und Schulung

Der Import-Assistent übernimmt mehr als 30 Datentypen im CSV-Format, etwa Kunden, Lieferanten, Artikel, Stücklisten, Aufträge, Rechnungen und Verträge, anhand verbindlicher CSV-Vorlagen. Nur Transus-Aufträge nutzen XML. Pflichtfelder müssen gefüllt sein, ungenutzte Spalten bleiben leer, variantenbehaftete Fertigungsaufträge lassen sich nicht importieren, und eine Protokolldatei hält Fehler fest. Für Altdaten aus einem anderen System lohnt sich eine eigene Planung, siehe weclapp Migration.

weclapp bietet vier Onboarding-Pakete zum Festpreis an (Basic, Bronze, Silver, Gold), deren Preise auf Anfrage genannt werden:

Das Onboarding kombiniert Selbstlernen mit direktem Kontakt zu Beratern; das Professional-Services-Team begleitet die Umsetzung. Hinzu kommen kostenlose On-Demand-Schulungen zu CRM, ERP Dienstleistung, ERP Handel, Buchhaltung, Helpdesk und Shop-Anbindung sowie kostenlose Webinare. Was in der Praxis dazugehört, erklären wir unter weclapp Einführung und allgemein im Ratgeber ERP-Einführung.

Support und Updates

Neben dem kostenlosen E-Mail-Support gibt es bezahlte Supportpakete:

Die Pakete beinhalten 10, 20 bzw. 40 Telefonate pro Monat von höchstens 30 Minuten. Bronze ergänzt Fernunterstützung, Silver eine priorisierte Warteschlange, Gold Notfallsupport und Level-3-Support durch Entwickler. Die Fristen laufen innerhalb der Servicezeiten von 8:30 bis 18 Uhr.

Versionen werden nach dem Schema JJ.NN.P nummeriert (Jahr, laufende Nummer, Patch) und etwa alle zwei Wochen veröffentlicht. Die jüngsten im Oktober 2026 sind 26.18.1 vom 8. Oktober und 26.19.1 vom 22. Oktober. Die erste bringt Funktionen für Freigaben, Provisionen und Lieferantenretouren, die zweite eine optimierte Rechteverwaltung und eine bessere Provisionsverarbeitung. Für Sie heißt das: Neuerungen kommen laufend, und Sie sollten Änderungen an Prozessen und Schnittstellen im Blick behalten. Mehr dazu unter weclapp Support und Wartung.

Für wen eignet sich weclapp?

Der Hersteller hebt diese Branchen hervor: E-Commerce, Großhandel, Lebensmittel und Getränke, IT-Services, Agenturen, Kosmetik, Solar und Photovoltaik sowie Beratung. In der Praxis passt weclapp besonders zu Betrieben, die

• schnell starten und ohne eigene IT-Infrastruktur arbeiten wollen,
• Handel, Shop und Lager in einem System führen,
• eine enge Anbindung an ihre Steuerkanzlei über DATEV brauchen,
• Wert auf Datenhaltung in Deutschland legen.

Als Stärken lassen sich festhalten: der deutsche Hersteller und Standort, das modulare Preismodell, die Nähe zu DATEV, GoBD und E-Rechnung sowie die offene API. Grenzen entstehen dort, wo ein Unternehmen sehr tief spezialisierte Prozesse braucht, mehrere Länder und Gesellschaften mit komplexer Konsolidierung abbildet oder umfangreiche Eigenentwicklungen plant. Ob dann ein anderes System besser passt, prüfen Sie am besten im Vergleich: Alternativen zu weclapp, Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder SAP Business One. Für das Thema im Allgemeinen lesen Sie ERP für KMU.

Branchenspezifische Hinweise bündelt die Seite weclapp nach Branchen. Wenn Ihr Unternehmen in Bayern sitzt, wo weclapp selbst beheimatet ist, finden Sie regionale Ansprechpartner über ERP-Integratoren in Bayern.

weclapp Partner finden

Neben den Angeboten des Herstellers arbeiten viele Unternehmen mit einem weclapp Partner. Das Partnerprogramm richtet sich an IT-Fachleute und Integratoren aus dem DACH-Raum mit ERP-Vertriebserfahrung und Kenntnissen in der API-Programmierung. Partner zahlen 149 € netto pro Monat und erhalten dafür Vertriebs- und technische Unterstützung, einen Ansprechpartner, die API-Dokumentation, ein Support-Paket Bronze, eine eigene Partnerseite, einen Verzeichniseintrag, einen kostenlosen Demo-Zugang und ein Partnerportal. Zum Start müssen sie ein Basiszertifikat über die Partnerschulungen erwerben.

Das Partnerverzeichnis umfasst mehr als 50 qualifizierte Partner und unterscheidet die Zertifizierungen Basic, Onboarding, Accounting, E-Commerce und Inventory Management. Eine Zertifizierung sagt etwas über Schulung aus, nicht über Branchenkenntnis oder Verfügbarkeit. Achten Sie deshalb auf Referenzen in Ihrem Sektor und auf den Umgang mit Ihrer Steuerkanzlei.

Wir sind mit keinem Hersteller verbunden. Unser Service leitet Ihre Anfrage kostenlos an einen passenden Integrator weiter, der das Projekt dann durchführt. Wie Sie geeignete Dienstleister erkennen, steht unter Integrator für weclapp wählen und im Beitrag ERP-Integrator finden. Den Ablauf erklärt die Seite So funktioniert es.

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