ERP für den E-Commerce: Onlineshop, Marktplätze und Lager verbinden

Wer einen Onlineshop betreibt und zusätzlich über Marktplätze oder im Ladengeschäft verkauft, merkt schnell: Das Shopsystem allein hält die Prozesse nicht mehr zusammen. Ein ERP für den E-Commerce führt Artikel, Bestand, Aufträge, Retouren und Buchhaltung in einem gemeinsamen Datenstand. Dieser Beitrag zeigt, was das System in jedem Bereich leisten muss, welche ERP-Lösungen sich dafür eignen und welche Fragen Sie einem Integrator stellen sollten.

Als Vermittler arbeiten wir mit keinem Hersteller zusammen. Wir stellen den Kontakt zu einem Integrator her, der zu Ihrem Projekt passt, und führen die Einführung nicht selbst durch. Wie das abläuft, steht unter So funktioniert die Vermittlung.

Was ein ERP im Handel anders leisten muss als in der Produktion

Im Handel entscheidet nicht die Fertigungsplanung, sondern die Geschwindigkeit der Abwicklung. Ein Kunde bestellt, erwartet eine Bestätigung, einen verlässlichen Liefertermin und bei Bedarf eine unkomplizierte Rückgabe. Dahinter stehen viele kleine Vorgänge, die das ERP automatisch und fehlerfrei verbinden muss:

• Bestellungen aus Shop und Marktplätzen laufen ohne manuelles Abtippen ein.
• Bestände werden über alle Kanäle hinweg aktuell gehalten, damit nichts verkauft wird, was nicht lieferbar ist.
• Versandlabel, Lieferscheine und Rechnungen entstehen aus dem Auftrag.
• Retouren werden erfasst, geprüft, wieder eingelagert oder aussortiert und gutgeschrieben.
• Zahlungseingänge werden Aufträgen zugeordnet, Gebühren der Marktplätze korrekt verbucht.

Wer sich zunächst einen Überblick verschaffen will, findet die Grundlagen im Ratgeber Was ist ein ERP-System?. Für kleinere Unternehmen gelten teils andere Prioritäten, die wir unter ERP für KMU beschreiben.

Die wichtigsten Anforderungen im Überblick

Shop-Anbindung: Shopify, PrestaShop, Shopware und andere

Der Shop ist die Schaufenster-Seite, das ERP die Betriebsseite. Zwischen beiden fließen Artikelstammdaten, Preise, Bestände, Bestellungen, Zahlungs- und Versandstatus. Je nach Shopsystem sind das unterschiedlich gute Voraussetzungen.

ERP und Shopify

Shopify ist als gehostete Plattform weit verbreitet, die Anbindung läuft über Schnittstellen, Apps oder Middleware. Für ein ERP mit Shopify sollten Sie klären, ob Varianten, Bundles, Rabattcodes und Zahlungsarten vollständig im ERP ankommen. Außerdem ist wichtig, wer die Verbindung betreut: der Hersteller der App, der Integrator oder Ihr eigenes Team.

ERP und PrestaShop

PrestaShop ist ein Open-Source-Shopsystem, das sich stark anpassen lässt. Das ist ein Vorteil bei besonderen Prozessen, bedeutet aber auch, dass Erweiterungen und Schnittstellen sorgfältig zu pflegen sind. Ein ERP mit PrestaShop lohnt sich besonders dann, wenn bereits individuelle Module im Einsatz sind. Dann muss der Integrator vor dem Projekt prüfen, welche davon erhalten bleiben und welche das ERP ersetzt.

Shopware, WooCommerce und eigene Lösungen

Auch für Shopware, WooCommerce und Eigenentwicklungen gibt es Wege zur Anbindung, von fertigen Konnektoren bis zur Programmierschnittstelle. Maßgeblich ist am Ende nicht der Name des Shops, sondern die Frage, welche Daten in welche Richtung fließen und wie fehlertolerant die Verbindung ist. Was passiert, wenn eine Bestellung nicht ankommt? Wer bemerkt das, und wie wird sie nachgeholt?

Marktplätze: Amazon, eBay, Otto, Kaufland

Jeder Marktplatz hat eigene Artikelformate, Pflichtfelder, Gebührenmodelle und Fristen. Ein ERP für den Mehrkanalvertrieb muss diese Unterschiede abfangen, statt sie ins Tagesgeschäft zu tragen. In der Praxis heißt das: Artikel werden einmal im ERP gepflegt und je Kanal ausgespielt, Bestellungen laufen in einen einheitlichen Auftragsprozess, und Gebühren sowie Auszahlungen werden zur Abstimmung bereitgestellt.

Hier setzen viele Integratoren auf einen spezialisierten Marktplatz-Konnektor, der zwischen ERP und Plattform sitzt. Das ist meist wirtschaftlicher als eine Eigenentwicklung, schafft aber eine Abhängigkeit. Fragen Sie deshalb nach Laufzeit, Support und Ablauf bei Änderungen der Marktplatzvorgaben.

Bestand in Echtzeit: die Kernfunktion

Nichts verärgert Kunden und Marktplätze mehr als Überverkäufe. Ein führender Bestand im ERP, der alle Kanäle versorgt, ist daher die wichtigste Einzelfunktion. Prüfen Sie dabei folgende Punkte:

• Verfügbarkeit statt Lagerbestand: Reservierungen aus offenen Aufträgen, Sicherheitsbestände je Kanal und Ware im Zulauf sollten berücksichtigt werden.
• Mehrere Lager: Eigenes Lager, Logistikdienstleister und Filiale brauchen getrennte Bestände mit klarer Regel, welches Lager zuerst beliefert.
• Rhythmus der Synchronisation: Echtzeit ist nicht überall nötig, aber bei schnell drehenden Artikeln entscheidend. Lassen Sie sich den tatsächlichen Takt nennen.
• Chargen und Seriennummern: Für bestimmte Sortimente wie Elektronik oder Kosmetik ist die Rückverfolgbarkeit Pflicht.

Wie das bei Händlern mit großem Sortiment aussieht, beschreiben wir auch unter ERP für den Großhandel. Wenn ein Fulfillment-Partner oder ein eigenes Zentrallager im Spiel ist, hilft zusätzlich der Beitrag ERP für die Logistik.

Auftragsabwicklung und Versand

Zwischen Bestellung und Paketlabel liegt eine Kette aus Prüfung, Kommissionierung, Verpackung und Übergabe an den Versender. Ein gutes ERP automatisiert, was automatisierbar ist, und macht Ausnahmen sichtbar. Dazu gehören die Anbindung an gängige Versanddienstleister, Versandregeln nach Gewicht, Zielland oder Kundengruppe sowie Teillieferungen und Nachlieferungen. Für den Versand ins Ausland sind außerdem Zoll- und Steuerangaben relevant.

Wer Geschäftskunden und Endkunden gleichzeitig bedient, braucht zusätzlich getrennte Preislisten, Zahlungsbedingungen und Rechnungsformen. Ein Mischbetrieb ist für viele ERP-Systeme machbar, sollte aber in der Auswahl ausdrücklich getestet werden.

Retouren: der unterschätzte Teil

Im Onlinehandel gehören Rücksendungen zum Alltag. Das gesetzliche Widerrufsrecht für Verbraucher macht sie zu einem festen Prozess. Ein ERP sollte Retouren nicht als Ausnahme behandeln, sondern als eigenen Ablauf mit Statuskette führen:

1. Retoure anmelden oder beim Wareneingang erfassen und dem Ursprungsauftrag zuordnen.
2. Zustand prüfen: wiederverkäuflich, aufzuarbeiten oder Ausschuss.
3. Bestand korrekt umbuchen, damit die Ware nur dann wieder verkäuflich wird, wenn sie es ist.
4. Gutschrift oder Erstattung auslösen und die Marktplatzabrechnung berücksichtigen.
5. Retourengründe auswertbar speichern, um Artikel mit hoher Rückgabequote zu erkennen.

Gerade der letzte Punkt entscheidet über die Marge. Wer Rückgabegründe sauber auswertet, erkennt Probleme bei Passform, Beschreibung oder Verpackung früh.

Kasse und stationärer Handel

Für Händler mit Ladengeschäft gilt: Online und Filiale sollten aus demselben Bestand verkaufen. So lassen sich Ware im Laden abholen, online bestellte Artikel in der Filiale zurückgeben oder Bestände zwischen Standorten verschieben. Manche ERP-Systeme bringen eine Kassenfunktion mit, bei anderen wird eine spezialisierte Kasse angebunden.

In Deutschland müssen elektronische Kassensysteme die gesetzlichen Vorgaben zu Manipulationsschutz und lückenloser Aufzeichnung erfüllen, einschließlich der technischen Sicherheitseinrichtung. Lassen Sie sich vom Integrator nachweisen, dass die gewählte Kassenlösung diese Anforderungen abdeckt und wie die Buchungen revisionssicher im ERP landen. Eine Einführung ohne Rücksicht auf die Kasse führt später oft zu getrennten Beständen und doppelter Pflege.

Artikelstamm, Varianten und Preise

Mode, Sportartikel oder Zubehör bestehen oft aus Hauptartikeln mit vielen Varianten. Das ERP muss Größen, Farben und Ausführungen sauber abbilden, ohne dass jede Variante einzeln gepflegt wird. Ebenso wichtig sind Staffelpreise, Aktionspreise, Rabattlogik und unterschiedliche Preise je Kanal. Prüfen Sie früh, ob Ihre echte Preislogik im Standard abbildbar ist, denn hier entstehen häufig Sonderentwicklungen, die das Projekt verteuern.

Buchhaltung, Steuern und Rechnungen

Im Mehrkanalvertrieb entstehen viele kleine Zahlungsströme: Zahlungsdienstleister, Marktplatzauszahlungen, Gutschriften, Gebühren. Das ERP sollte diese Ströme den Aufträgen zuordnen und Belege nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung archivieren. Wer in andere EU-Länder liefert, muss außerdem die Umsatzsteuer nach dem Bestimmungsland im Blick haben. Dafür sollte das System die nötigen Steuersätze und Meldungen unterstützen oder eine geeignete Schnittstelle bieten.

Hinzu kommt die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr. Was das für Ihr ERP bedeutet, erklärt der Beitrag E-Rechnung im ERP.

Welche ERP-Systeme für den Handel infrage kommen

Es gibt kein Produkt, das für jeden Händler am besten ist. Die folgende Übersicht zeigt, worauf bei den ERP-Lösungen auf unserer Seite zu achten ist. Sie ersetzt keine Prüfung durch einen Integrator.

Für einen direkten Vergleich lesen Sie Odoo oder Business Central oder NetSuite gegen Business Central. Eine breitere Einordnung bietet Das beste ERP für KMU. Wer zwischen Cloud und eigenem Betrieb schwankt, findet Argumente in Cloud-ERP oder On-Premise.

Fragen, die Sie dem Integrator stellen sollten

Gute Integratoren beantworten diese Fragen konkret und anhand Ihrer Prozesse, nicht mit Standardfolien:

1. Welche Shopsysteme und Marktplätze haben Sie bereits mit diesem ERP verbunden, und wie sah die Anbindung aus?
2. Wer ist das führende System für Artikel, Preise und Bestand, und in welche Richtung fließen die Daten?
3. Wie oft wird synchronisiert, und was passiert bei einem Ausfall der Verbindung?
4. Wie werden Varianten, Bundles und Staffelpreise abgebildet?
5. Wie läuft eine Retoure vom Eingang bis zur Gutschrift im System ab?
6. Wie werden Kassenumsätze erfasst, und welche gesetzlichen Anforderungen sind abgedeckt?
7. Wer pflegt die Schnittstellen nach dem Start, und was ist im Supportvertrag enthalten?
8. Wie wird geprüft, dass Marktplatzgebühren und Auszahlungen korrekt verbucht werden?

Eine Hilfe, um die Antworten zu vergleichen, bietet der Beitrag So finden Sie den passenden ERP-Integrator.

Häufige Fehler bei ERP-Projekten im Handel

• Der Shop wird als gegeben betrachtet. Wer das Shopsystem nicht in die Planung einbezieht, entdeckt Schnittstellenprobleme erst kurz vor dem Start.
• Sonderfälle werden unterschätzt. Teillieferungen, Bundles und Umtausch sind selten im Standard vorgesehen und verursachen später die meisten Nacharbeiten.
• Daten werden ungeprüft übernommen. Doppelte Artikel, falsche Gewichte und veraltete Preise vervielfachen sich im neuen System. Mehr dazu unter Fehler im ERP-Projekt.
• Das Lastenheft fehlt. Ohne dokumentierte Anforderungen lässt sich kein Angebot sinnvoll vergleichen. Eine Orientierung gibt der Beitrag zum ERP-Lastenheft.
• Hochsaison wird nicht eingeplant. Wer mitten im Weihnachtsgeschäft umstellt, riskiert Ausfälle zur falschen Zeit.

Wie Sie ein solches Projekt Schritt für Schritt aufsetzen, steht im Ratgeber ERP-Einführung. Über die Kosten informiert ERP-Kosten, und wenn Sie bereits ein Altsystem betreiben, hilft ERP-Migration.

Nächster Schritt

Beschreiben Sie Ihr Vorhaben in wenigen Angaben: Shopsystem, Kanäle, Lagerstandorte und gewünschte Funktionen. Wir vermitteln Ihnen kostenlos und unverbindlich einen ERP-Integrator, der Erfahrung im Handel hat und Ihr Projekt einordnen kann. Die Einführung selbst führt der Integrator durch; wir begleiten die Vermittlung und bevorzugen keinen Hersteller.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.