GoBD-konformes ERP: Was Ihr System leisten muss

Wer sein Unternehmen mit einem ERP-System steuert, führt damit in aller Regel auch seine Bücher. Genau hier setzen die GoBD an: die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie sind kein eigenes Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung. Sie legt aus, wie die Vorgaben von Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch bei elektronischer Buchführung zu verstehen sind. Für Ihr GoBD-konformes ERP heißt das: Nicht das Produkt allein entscheidet, sondern das Zusammenspiel aus Software, Einrichtung, Prozessen und Dokumentation.

Dieser Beitrag zeigt, was das System technisch leisten sollte, was bei Ihnen im Unternehmen liegt und welche Punkte Sie mit dem Integrator vor dem Start prüfen sollten.

Was bedeutet GoBD-konform bei einem ERP?

Eine Software ist nicht „GoBD-konform“ im Sinne eines Gütesiegels. Eine amtliche Zertifizierung gibt es nicht. Konform ist ein Verfahren: die Art, wie Sie Geschäftsvorfälle erfassen, verarbeiten, ablegen und im Prüfungsfall bereitstellen. Das ERP ist dabei das wichtigste Werkzeug, aber nur ein Teil davon.

Die Grundsätze lassen sich auf wenige Kernanforderungen verdichten:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachkundiger Dritter muss vom Beleg über die Buchung bis zur Auswertung und zurück folgen können.
• Vollständigkeit und Richtigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, und zwar inhaltlich korrekt. Nach § 146 Absatz 1 AO erfolgen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet; Kassenbewegungen werden täglich festgehalten.
• Zeitgerechtheit: Erfassung und Buchung dürfen nicht beliebig nachgeholt werden. Das System sollte den Zeitpunkt der Erfassung dokumentieren.
• Ordnung: Belege sind nach einem erkennbaren Schema abgelegt und auffindbar.
• Unveränderbarkeit: Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und auch der Zeitpunkt einer Änderung darf nicht ungewiss bleiben.

Der letzte Punkt ist für die ERP-Auswahl der wichtigste, weil er sich direkt in der Funktionalität zeigt.

Unveränderbarkeit: Stornobuchung statt Überschreiben

Ein GoBD-fähiges ERP lässt gebuchte Vorgänge nicht stillschweigend überschreiben. Korrekturen laufen über Stornobuchung und Neubuchung oder über eine nachvollziehbare Änderungshistorie, die alten Wert, neuen Wert, Benutzer und Zeitpunkt festhält. Dasselbe gilt für Stammdaten mit Buchungsrelevanz, etwa Kunden- und Lieferantenkonten, Steuerschlüssel oder Kontenzuordnungen.

Achten Sie in der Praxis auf folgende Punkte:

• Ab wann gilt eine Buchung als festgeschrieben, und wer darf diesen Zustand aufheben?
• Lassen sich Perioden sperren, sodass nach dem Abschluss keine Rückdatierung mehr möglich ist?
• Werden gelöschte oder geänderte Belege protokolliert, und ist das Protokoll selbst geschützt?
• Kann ein Administrator mit Datenbankzugriff Inhalte verändern, ohne dass dies auffällt? Hier trennt sich die saubere Einrichtung von der bloßen Standardinstallation.

Dasselbe Prinzip gilt für freiwillig geführte Aufzeichnungen mit steuerlicher Bedeutung: Nach § 146 Absatz 6 AO erfassen die Regeln auch sie. Wenn Sie also neben der Buchhaltung ein Lager- oder Projektmodul nutzen, das steuerlich relevante Werte liefert, gilt der Maßstab dort ebenfalls.

Verfahrensdokumentation: der Teil, den kein Hersteller liefert

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen Belege entstehen, ins System gelangen, verarbeitet, geändert, archiviert und wieder bereitgestellt werden. Sie ist unternehmensspezifisch. Ein Hersteller kann Handbuchtexte und Vorlagen liefern, die Beschreibung Ihrer Abläufe kann er Ihnen nicht abnehmen.

Eine brauchbare Verfahrensdokumentation enthält typischerweise:

Der Integrator trägt vor allem die technische Systemdokumentation bei: Welche Module sind aktiv, welche Schnittstellen existieren, wie sind Rollen und Rechte zugeschnitten? Die Anwender- und Betriebsdokumentation entsteht gemeinsam mit Ihren Fachbereichen. Planen Sie sie von Anfang an im ERP-Einführungsprojekt ein, statt sie nach dem Go-live nachzuholen. Wer später ein System ablöst, sollte außerdem die alte Dokumentation aufbewahren, denn Prüfer fragen auch nach früheren Verfahren.

Aufbewahrung: Fristen und was das ERP dafür können muss

Die Fristen ergeben sich aus Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch. Nach § 147 Absatz 3 AO und § 257 HGB gilt:

Die Frist beginnt nach § 257 HGB mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Beleg entstanden oder der Brief empfangen oder abgesandt wurde. Für Rechnungen nennt § 14b UStG acht Jahre, ebenfalls ab Ende des Ausstellungsjahres.

Daraus folgen konkrete Anforderungen an das System:

• Verfügbarkeit über die gesamte Frist. Nach § 147 Absatz 2 AO ist die digitale Aufbewahrung zulässig, wenn die Wiedergabe bild- und inhaltsgleich ist, die Daten während der Frist verfügbar bleiben und unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar gemacht werden können.
• Lesbarkeit nach einem Systemwechsel. Wer das ERP wechselt, muss die Altdaten weiter auswertbar halten, entweder durch Migration oder durch ein Archivsystem. Das ist ein Kernthema jeder ERP-Migration.
• Maschinelle Auswertbarkeit. Ein reines Bild-PDF einer Buchhaltungsliste genügt nicht, wenn die zugrunde liegenden Daten auswertbar sein müssen.
• Speicherort. Die Aufbewahrung von Rechnungen hat nach § 14b Absatz 2 UStG im Inland oder in den dort genannten Gebieten zu erfolgen; für die elektronische Buchführung gelten die Regeln zur Verlagerung nach § 146 Absatz 2a und 2b AO (siehe FAQ). Das betrifft jedes Cloud-Modell.

Ob ein Cloud-ERP oder eine lokale Installation für Ihren Fall günstiger ist, hängt auch davon ab, wer die Aufbewahrung technisch sicherstellt und wo die Daten liegen.

Datenzugriff bei der Betriebsprüfung

Im Prüfungsfall ist das ERP nicht nur Quelle, sondern Gegenstand. Nach § 147 Absatz 6 AO darf die Finanzverwaltung gespeicherte Daten einsehen und dafür das Datenverarbeitungssystem des Unternehmens nutzen. Sie kann außerdem verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben ausgewertet werden oder dass sie ihr auf einem maschinell verwertbaren Datenträger überlassen werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

In der Praxis kennen Prüfer den unmittelbaren Zugriff im System, den mittelbaren Zugriff über Ihre Mitarbeiter und die Datenträgerüberlassung. Für alle Varianten muss Ihr ERP vorbereitet sein:

• Lesezugriff-Rolle für Prüfer: ein eigenes Benutzerprofil, das nur lesen und nichts verändern kann, mit Zugriff auf die steuerlich relevanten Bereiche, aber nicht auf Personalakten oder unbeteiligte Mandantenbereiche.
• Exportfähigkeit: Buchungen, Stammdaten, Belege und die Struktur der Daten lassen sich in einem gängigen, beschriebenen Format ausgeben. Die Feldbeschreibung gehört dazu, sonst bleibt der Export unlesbar.
• Ein Ansprechpartner mit Systemwissen: Wer weiß, wo welche Daten liegen, und kann dem Prüfer die Auswertung erklären? Ohne diese Person zahlen Sie im schlechtesten Fall den Aufwand des Dienstleisters.

Da der Datenschutz mitzudenken ist, sollten Sie den Prüferzugang auf das Notwendige beschränken. Fragen zur DSGVO im ERP klären Sie parallel zu den GoBD, nicht danach.

Was gehört zum ERP und was nicht?

Nicht jede Anforderung lässt sich allein durch Standardfunktionen erfüllen. Eine realistische Aufteilung sieht so aus:

Zur Kasse eine Abgrenzung: Die Vorschriften zu elektronischen Aufzeichnungssystemen nach § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung gelten für Kassensysteme, Buchhaltungssoftware zählt nach § 1 KassenSichV ausdrücklich nicht dazu. Betreiben Sie im Handel oder in der Gastronomie ein Kassensystem, muss es mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Nach dem BSI wird die TSE zertifiziert, nicht das gesamte Kassensystem. Die Anbindung an das ERP ist dann eine Schnittstellenfrage, die Sie im Projekt ausdrücklich klären sollten.

Eingangs- und Ausgangsrechnungen: E-Rechnung und GoBD

Mit der E-Rechnung rückt das Archiv in den Mittelpunkt. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die elektronische Verarbeitung erlaubt. Das ist die Datei, die Sie erhalten oder versenden, nicht ihre bloße Darstellung. Für die Aufbewahrung bedeutet das: Das ERP sollte die Originaldatei samt strukturierter Daten unverändert ablegen und der Buchung zuordnen. Eine nachträglich erzeugte Bildansicht allein ersetzt sie nicht.

Außerdem verlangt § 14 Absatz 3 UStG, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind, etwa durch innerbetriebliche Kontrollverfahren. Das ist ein klarer Berührungspunkt mit den GoBD: Die Prüfkette von Eingang über Freigabe bis Buchung gehört in die Verfahrensdokumentation. Welche Formate und Fristen gelten, erklären wir im Beitrag zur E-Rechnung im ERP und im Überblick E-Rechnung und ERP. Einen größeren Rahmen bietet die Seite zu den gesetzlichen Anforderungen an ein ERP.

GoBD bei den ERP-Systemen auf dieser Seite

Alle Systeme, die wir vermitteln, bringen grundlegende Funktionen für eine ordnungsmäßige Buchführung mit. Wie weit die Standardfunktionen für Ihren Fall reichen, hängt von Version, Hosting, Zusatzmodulen und Einrichtung ab. Keines der Systeme nimmt Ihnen die Verfahrensdokumentation ab, und wir sind an keinen Hersteller gebunden.

• Odoo: modular aufgebaut; Buchhaltung, Dokumente und Workflows sind getrennte Bausteine. Die deutsche Lokalisierung, Archivierung und Berechtigungen sollten Sie im Zusammenspiel prüfen.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central: Cloud- oder Partnerbetrieb möglich. Klären Sie Standort der Daten, Änderungsprotokolle und die Anbindung eines Archivs.
• SAP Business One: ausgelegt für den Mittelstand; Berechtigungskonzept und Zusatzlösungen für Archiv und Rechnungseingang sind die typischen Prüfpunkte.
• Sage: verbreitet in der deutschen Buchhaltungspraxis; Abgrenzung zwischen Standardumfang und Erweiterungen im Vorfeld festhalten.
• Oracle NetSuite: reines Cloud-Angebot; Rechenzentrumsstandort und Exportwege für Prüfungen gehören auf die Checkliste.
• weclapp: Cloud-ERP für kleine und mittlere Unternehmen; Archivierung, Rechnungsablauf und Prüferzugriff entsprechend abfragen.

Welche Lösung zu Ihnen passt, ist eine Frage von Branche, Größe und Prozessen; GoBD-Fragen sind dabei ein Kriterium unter mehreren. Eine Orientierung gibt die ERP-Auswahl.

Checkliste: Das sollten Sie mit dem Integrator klären

1. Welche Module führen steuerlich relevante Daten, und sind sie alle in das Berechtigungs- und Protokollkonzept einbezogen?
2. Wie funktionieren Festschreibung, Periodensperre und Storno im konkreten System?
3. Wo und wie lange werden Belege und Daten gespeichert, und wer verantwortet das Archiv?
4. Wie sieht der Prüferzugang aus: Rolle, Export, Beschreibung der Datenstruktur?
5. Wie werden E-Rechnungen im Original abgelegt und mit der Buchung verknüpft?
6. Welche Schnittstellen bestehen zu DATEV, Bank, Kasse oder Webshop, und wie wird dort die Unveränderbarkeit gewahrt?
7. Wer erstellt und pflegt die Verfahrensdokumentation, und wie werden Änderungen am System darin nachgeführt?
8. Was passiert mit den Daten bei einem späteren Systemwechsel oder Ende des Vertrags?

Gerade die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater lohnt sich früh. Er kennt die Anforderungen Ihrer Finanzverwaltung, übernimmt oft die Buchführung in DATEV und kann beurteilen, ob der Datenaustausch mit dem ERP sauber geregelt ist. Der Integrator wiederum liefert die technische Seite. Wie Sie einen passenden Dienstleister finden, beschreibt der Beitrag ERP-Integrator finden, und so funktioniert unsere Vermittlung.

Typische Fehler vermeiden

• GoBD erst nach dem Go-live angehen. Nachträgliche Änderungen an Rechten, Archiv und Prozessen sind aufwendiger als eine saubere Einrichtung am Anfang.
• Auf Herstellerversprechen vertrauen. „GoBD-fähig“ beschreibt die Möglichkeit, nicht Ihren Zustand.
• Verfahrensdokumentation als Einmalprojekt sehen. Jedes neue Modul, jede neue Schnittstelle und jeder Prozesswechsel ändert sie.
• Zu viele Administratoren. Wer alles ändern darf, gefährdet die Nachweisbarkeit.
• Altdaten vergessen. Ein Systemwechsel ohne Plan für die Aufbewahrung ist der häufigste Weg, in der Prüfung Daten nicht mehr auswerten zu können.

Wenn Sie ein ERP-Projekt planen und die GoBD von Beginn an berücksichtigen möchten, hilft ein Integrator mit Erfahrung im deutschen Mittelstand. Die Kosten hängen vom Umfang ab; Orientierung gibt unser Beitrag zu den ERP-Kosten.

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