ERP für Medizintechnik, Pharma und Gesundheitshandel

Wer ERP im Gesundheitswesen einführt, stellt andere Fragen als ein gewöhnlicher Handelsbetrieb. Es geht nicht nur um Aufträge, Lager und Rechnungen, sondern um Ware, die im Zweifel Menschen betrifft. Ein Medizinprodukt, ein Arzneimittel oder ein steriler Verbrauchsartikel muss sich über Jahre zurückverfolgen lassen, und jede Bewegung im Lager muss belegbar sein. Dieser Beitrag zeigt, was ein ERP für Medizinprodukte, für den Pharmahandel und für die Distribution im Gesundheitsmarkt leisten muss, welche Systeme sich unter welchen Bedingungen eignen und welche Fragen Sie Ihrem Integrator stellen sollten.

Was das Gesundheitswesen vom ERP verlangt

In vielen Branchen genügt es, wenn das ERP den Bestand korrekt führt. Im Gesundheitswesen kommen drei Dinge hinzu: Rückverfolgbarkeit, Konformität und Haltbarkeit. Das System muss jederzeit sagen können, welche Charge wann eingegangen ist, wo sie gelagert wurde und an wen sie ausgeliefert wurde. Es muss zeigen, welche Anforderungen für ein Produkt gelten und ob die dazugehörigen Nachweise vorliegen. Und es muss Ware mit begrenzter Haltbarkeit so steuern, dass abgelaufene Artikel weder kommissioniert noch geliefert werden.

Typische Unternehmen in diesem Umfeld sind:

• Hersteller und Inverkehrbringer von Medizinprodukten,
• Händler und Großhändler für Medizinprodukte und Praxisbedarf,
• Pharmagroßhandel und Distribution,
• Sanitätshäuser und Hilfsmittelanbieter mit eigener Logistik,
• Laborbedarf und Verbrauchsmaterial für Kliniken und Praxen.

Je nach Rolle unterscheiden sich die Pflichten erheblich. Ein Hersteller trägt andere Verantwortung als ein reiner Händler. Deshalb beginnt ein gutes Projekt nicht mit der Softwarewahl, sondern mit der Klärung, welche Rolle Sie in der Lieferkette haben und welche Pflichten daraus folgen. Das Ergebnis gehört in ein belastbares Lastenheft.

Chargen- und Seriennummernverfolgung

Die Rückverfolgbarkeit ist das Herzstück jedes ERP im Gesundheitsumfeld. Sie muss in beide Richtungen funktionieren: vom Lieferanten bis zum Kunden und zurück.

Was das ERP abdecken muss

• Chargenführung vom Wareneingang bis zur Auslieferung, einschließlich Teilmengen und Umlagerungen,
• optional Seriennummern für Geräte und implantierbare oder hochwertige Produkte,
• Verknüpfung von Charge, Lieferant, Lieferschein und Kunde in einer durchgängigen Kette,
• Auswertung für den Rückruf: Welche Kunden haben Ware aus einer bestimmten Charge erhalten, und wie viel davon liegt noch im Bestand?
• Unterstützung von Kennzeichnungsangaben wie der Produktkennung nach UDI, soweit Ihre Produkte darunter fallen.

Worauf es in der Praxis ankommt

Die Chargenführung allein reicht nicht. Entscheidend ist, wie bequem sie im Alltag funktioniert. Wenn das Lagerpersonal die Charge nur über Umwege erfassen kann, wird sie früher oder später falsch oder gar nicht erfasst. Mobile Scanner, Etikettendruck und Pflichtfelder an den richtigen Stellen sind deshalb kein Komfort, sondern Teil der Konformität.

Fragen an den Integrator:

• Wie wird die Charge beim Wareneingang erfasst und geprüft, und was geschieht bei Abweichungen?
• Lässt sich ein Rückruf im System testen, bevor er im Ernstfall nötig wird?
• Wie werden Produktkennungen und Etiketten erzeugt und gedruckt?

Verfalldaten, Sperrlager und Bestandsführung

Ware mit begrenzter Haltbarkeit verlangt eine eigene Bestandslogik. Ein Bestand, der rechnerisch vorhanden, aber nicht mehr verkehrsfähig ist, verfälscht Verfügbarkeit, Bewertung und Lieferversprechen.

Anforderungen im Überblick

• Verfallsdatum je Charge, das bei Wareneingang erfasst wird,
• FEFO-Steuerung (First Expired, First Out), also Kommissionierung nach dem frühesten Verfallsdatum statt nach Eingangsdatum,
• Restlaufzeitprüfung je Kunde oder Kundengruppe, weil viele Abnehmer eine Mindestrestlaufzeit verlangen,
• Sperr- und Quarantänelager für Ware, die noch nicht freigegeben, beanstandet oder zurückgerufen ist,
• Warnungen und Berichte zu Ware, die bald abläuft, damit rechtzeitig reagiert werden kann,
• kontrollierte Vernichtung mit Buchung und Beleg.

Lagerbedingungen

Temperaturgeführte Ware, etwa gekühlte Produkte, erfordert zusätzliche Informationen: Lagerbereiche, Transportbedingungen und gegebenenfalls Nachweise über die Einhaltung. Ob das ERP solche Daten selbst führt oder über Schnittstellen aus Messsystemen übernimmt, ist eine Architekturfrage, die früh geklärt werden sollte.

Fragen an den Integrator:

• Unterstützt die Standardlösung FEFO und Restlaufzeitprüfungen, oder braucht es Erweiterungen?
• Wie werden Sperrbestände abgebildet, und wer darf sie freigeben?
• Welche Auswertungen zu ablaufender Ware sind ohne Programmierung verfügbar?

Konformität, Dokumentation und Qualitätssicherung

Das ERP ersetzt kein Qualitätsmanagementsystem, muss aber mit ihm zusammenarbeiten. Die rechtlichen Grundlagen hängen von Ihrer Tätigkeit ab: Für Medizinprodukte spielen die europäische Medizinprodukteverordnung (MDR) und das nationale Medizinprodukterecht eine Rolle, für Arzneimittel das Arzneimittelgesetz sowie die Regeln der guten Herstellungs- und Vertriebspraxis (GMP und GDP). Welche Vorschriften für Sie gelten, klären Sie mit Ihrer Qualitätssicherung, Ihrem Regulatory-Affairs-Verantwortlichen oder, bei Arzneimitteln, der sachkundigen Person.

Was das ERP dazu beitragen kann

• Änderungsprotokolle: Wer hat wann welche Stammdaten, Preise oder Bestände geändert?
• Rollen- und Rechtekonzept: Freigaben, Sperrungen und Vernichtungen nur für berechtigte Personen,
• Dokumentenverknüpfung: Zertifikate, Konformitätserklärungen, Sicherheitsdatenblätter und Gebrauchsanweisungen am Artikel oder an der Charge,
• Lieferantenbewertung und Freigabe von Bezugsquellen,
• Reklamations- und Abweichungsprozesse bis zur Korrekturmaßnahme,
• Nachvollziehbarkeit über lange Zeiträume, weil Aufbewahrungspflichten im Gesundheitsbereich oft über die üblichen Fristen hinausgehen.

Validierung und Tests

In regulierten Umgebungen genügt es nicht, dass das System funktioniert. Sie müssen zeigen können, dass es nachvollziehbar eingerichtet und geprüft wurde. Das betrifft Anforderungsdokument, Konfigurationsstand, Testprotokolle und Freigabe nach Änderungen. Ein Integrator, der regulierte Kunden kennt, plant diesen Aufwand ein und liefert die Unterlagen mit. Ein Integrator, der erst bei der Frage nach dem Testprotokoll überlegt, ist ein Warnsignal.

Hinweis: Auch die E-Rechnung betrifft Händler im Gesundheitswesen. Wie Sie das im ERP berücksichtigen, beschreibt der Beitrag zur E-Rechnung im ERP.

Distribution, Lager und Auftragsabwicklung

Der Gesundheitsmarkt wird häufig über Rahmenverträge, Ausschreibungen und besondere Konditionen beliefert. Das erzeugt Anforderungen, die über das normale Handelsgeschäft hinausgehen.

• Kundenspezifische Preise und Rabatte, etwa für Kliniken, Einkaufsgemeinschaften oder Apotheken,
• Rahmenaufträge und Abrufe mit Mengen- und Laufzeitüberwachung,
• Sammelrechnungen und Gutschriften bei Retouren,
• Retourenabwicklung mit Prüfung, Wiederfreigabe oder Vernichtung,
• Kommissionierung mit Scanner, Chargenprüfung und Verpackungsnachweis,
• Versand und Sendungsverfolgung, bei temperaturgeführter Ware mit besonderen Auflagen,
• Schnittstellen zu Webshop, Warenwirtschaft beim Kunden, Bestellportalen und Logistikdienstleistern.

Wenn Ihr Schwerpunkt auf dem Handel liegt, ergänzt die Seite zum ERP für den Großhandel die hier beschriebenen Punkte. Bei hohem Lager- und Versandanteil lohnt der Blick auf das ERP für die Logistik.

Welche ERP-Systeme sich eignen

Es gibt nicht das eine ERP für das Gesundheitswesen. Die Systeme, die wir auf dieser Seite behandeln, sind Standardlösungen für den Mittelstand. Sie bringen Chargen- und Lagerfunktionen mit, die sich unterschiedlich weit ausbauen lassen. Wie gut sie zu Ihnen passen, entscheidet der Zuschnitt Ihres Projekts und die Erfahrung des Integrators, nicht der Produktname. Wir sind keinem Hersteller verbunden und bewerten neutral.

Odoo

Odoo bietet ein Lagermodul mit Chargen, Seriennummern und Verfallsdaten und lässt sich in Module für Einkauf, Verkauf, Qualität und Buchhaltung einbetten. Der modulare Aufbau eignet sich für Unternehmen, die schrittweise starten und später erweitern. Die Flexibilität hat einen Preis: Ein Standardmodul ist keine geprüfte Branchenlösung. Qualität und Dokumentation der Anpassungen bestimmen, ob das Ergebnis auditfest ist.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central überzeugt, wenn Sie bereits stark im Microsoft-Umfeld arbeiten und eine belastbare Finanzbasis mit Lagerfunktion suchen. Chargen- und Seriennummernverfolgung gehören zum Funktionsumfang. Für spezifische Anforderungen des Gesundheitswesens kommen häufig Erweiterungen zum Einsatz. Lassen Sie sich erklären, wer diese Erweiterungen pflegt und wie Aktualisierungen getestet werden.

SAP Business One

SAP Business One richtet sich an mittelständische Unternehmen, die eine strukturierte Lösung mit klaren Prozessen wünschen. Chargen und Seriennummern lassen sich führen. Für tiefere Branchenfunktionen setzen Integratoren oft auf Zusatzlösungen. Im regulierten Umfeld zählt vor allem, dass der Partner Erfahrung mit Validierung und Dokumentation mitbringt.

Sage

Sage ist im deutschen Mittelstand verbreitet und deckt klassische Warenwirtschaft und Rechnungswesen ab. Ob die gewünschte Chargen- und Verfallsdatenlogik im gewählten Produkt bereits enthalten ist, sollten Sie anhand Ihrer konkreten Prozesse prüfen und nicht anhand von Produktbroschüren.

Oracle NetSuite

Oracle NetSuite ist ein Cloud-ERP, das häufig bei wachsenden Unternehmen mit mehreren Gesellschaften und internationalem Geschäft in Betracht kommt. Für ein einzelnes, kleineres Handelsunternehmen kann der Aufwand zu hoch sein. Bei komplexer Struktur und hohem Konsolidierungsbedarf spricht dagegen viel für diese Klasse.

weclapp

weclapp ist ein in Deutschland entwickeltes Cloud-ERP für kleine und mittlere Unternehmen. Es überzeugt vor allem durch eine übersichtliche Bedienung und die Abdeckung von Auftragsabwicklung und Lager. Für das Gesundheitswesen gilt dasselbe wie überall: Prüfen Sie Chargenführung, Verfallsdaten, Sperrlager und Rückrufauswertung an Ihren eigenen Beispielfällen.

Einen allgemeinen Überblick über die Systeme finden Sie im Vergleich der besten ERP-Systeme für KMU.

Cloud oder eigener Betrieb?

Im Gesundheitsumfeld spielt der Datenschutz eine größere Rolle als in vielen anderen Branchen, sobald personenbezogene Daten oder Gesundheitsdaten verarbeitet werden. Auch wenn ein Händler selten Patientendaten führt, enthalten Lieferadressen von Praxen, Pflegediensten oder Apotheken sensible Zusammenhänge. Klären Sie deshalb mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, wo Daten liegen, welche Auftragsverarbeitung nötig ist und wie Sicherungen und Wiederherstellung geregelt sind. Die Abwägung zwischen Cloud und eigenem Betrieb behandelt der Beitrag Cloud-ERP oder On-Premise.

So gehen Sie bei der Auswahl vor

1. Rolle und Pflichten klären. Hersteller, Händler, Großhändler oder Dienstleister: Die Rolle bestimmt den Umfang der Anforderungen.
2. Prozesse beschreiben, nicht Funktionen sammeln. Beschreiben Sie Wareneingang, Freigabe, Lagerung, Kommissionierung, Versand, Retoure und Rückruf als Abläufe.
3. Regulierte Anforderungen von Komfortwünschen trennen. Was ist Pflicht, was ist wünschenswert?
4. Beispielfälle vorbereiten. Ein Rückruf, eine abgelaufene Charge, eine Retoure mit Wiederfreigabe: Lassen Sie sich genau diese Fälle in der Demonstration zeigen.
5. Integrator prüfen. Erfahrung im regulierten Umfeld ist wichtiger als die Größe des Unternehmens. Hilfestellung gibt der Beitrag Einen ERP-Integrator finden.
6. Vorgehen und Verantwortung festlegen. Wer testet, wer gibt frei, wer dokumentiert?

Grundlegende Hinweise zur Systemwahl finden Sie auch im Leitfaden ERP-Auswahl.

Fragen, die Sie jedem Integrator stellen sollten

• Welche Projekte mit Chargenführung und regulierten Prozessen haben Sie begleitet, und was war dort die größte Schwierigkeit?
• Wie sieht Ihr Vorgehen bei Tests, Dokumentation und Freigabe aus?
• Welche Teile der Lösung sind Standard, welche Anpassung oder Erweiterung eines Drittanbieters?
• Wer pflegt Erweiterungen bei Versionswechseln, und wie wird das geprüft?
• Wie bilden Sie einen Rückruf ab, und können wir ihn vorab im Testsystem durchspielen?
• Wie gehen Sie mit der Datenübernahme aus dem Altsystem um, insbesondere mit Chargen und offenen Beständen?
• Wie ist der Support geregelt, wenn ein Problem den Warenfluss blockiert?

Die Antworten zeigen schnell, ob ein Integrator das Gesundheitswesen kennt oder nur Standardprojekte betreut.

Typische Fehler vermeiden

• Chargenführung als Detail behandeln. Sie gehört in die Grundkonzeption, nicht in eine spätere Ausbaustufe.
• Altdaten unterschätzen. Offene Chargen, Verfallsdaten und Sperrbestände müssen korrekt übernommen werden, sonst startet das System mit falschen Beständen.
• Dokumentation vertagen. Tests und Konfigurationsstände später nachzutragen kostet mehr, als sie von Anfang an zu führen.
• Qualitätssicherung zu spät einbinden. Wer die Verantwortlichen erst vor dem Start fragt, riskiert Nacharbeit.
• Schnittstellen vergessen. Webshop, Bestellportale, Logistikdienstleister und Etikettendruck gehören in den Projektumfang.

Weitere typische Stolpersteine beschreibt der Beitrag zu den Fehlern im ERP-Projekt.

Fazit

Ein ERP für das Gesundheitswesen ist dann gut, wenn es Rückverfolgbarkeit, Verfallsdatenlogik und Nachweise nicht als Zusatz, sondern als Kern der Abläufe behandelt. Die in diesem Beitrag genannten Systeme können je nach Zuschnitt dafür geeignet sein. Entscheidend sind Ihre Rolle in der Lieferkette, die Tiefe der Anforderungen und ein Integrator, der regulierte Prozesse kennt.

Wie die kostenlose Vermittlung abläuft, erfahren Sie unter So funktioniert es. Sie beschreiben Ihr Vorhaben einmal, wir stellen den Kontakt zu einem passenden Integrator her, und dieser setzt das Projekt um.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.