Wer Microsoft Dynamics 365 Business Central einführt, entscheidet nicht nur über Funktionen, sondern auch darüber, wo und von wem das System betrieben wird. „Business Central Cloud“ ist dabei der Normalfall, aber nicht die einzige Möglichkeit. Diese Seite ordnet die Betriebsformen, zeigt die Folgen für Updates, Anpassung, Kosten und Datenschutz und hilft Ihnen, die richtige Wahl für Ihr Unternehmen in Deutschland zu treffen.
Business Central Cloud: Die drei Betriebsformen im Überblick
Beim Hosting von Business Central lassen sich im Kern drei Wege unterscheiden:
- SaaS von Microsoft: Die Plattform läuft als Online-Dienst auf Microsoft Azure. Sie mieten Lizenzen und betreiben keine eigene Infrastruktur.
- Cloud eines Partners: Ein Dienstleister betreibt eine Business-Central-Installation für Sie in seinem Rechenzentrum und übernimmt Teile des Betriebs.
- On-Premise: Sie oder ein von Ihnen beauftragter Dienstleister betreiben Server, Datenbank und Sicherung selbst.
Die Bezeichnungen der Partnerangebote sind am Markt nicht einheitlich. Fragen Sie deshalb immer nach, welche Betriebsform sich tatsächlich hinter einem Angebot verbirgt: ein Mandant im SaaS-Dienst von Microsoft oder eine eigene Installation, die der Partner für Sie pflegt.
| Merkmal | SaaS von Microsoft | Partner-Hosting | On-Premise |
|---|---|---|---|
| Betrieb der Plattform | Microsoft | Dienstleister | Sie oder Ihr Dienstleister |
| Updates | durch Microsoft | nach Vereinbarung | in Ihrer Verantwortung |
| Mandantenspezifische Erweiterungen | möglich | je nach Installation | über Extension Management nicht möglich |
| Apps aus dem Marketplace | möglich | je nach Installation | über Extension Management nicht möglich |
| Sicherung und Wiederherstellung | durch den Dienst | vertraglich geregelt | Ihre Aufgabe |
| Datenstandort | Azure-Geografie der Umgebung | im Vertrag festgelegt | Ihr eigener Standort |
Die Tabelle ist bewusst grob. Wie weit ein Partner-Hosting vom SaaS-Funktionsumfang abweicht, hängt vom Vertrag und von der Installation ab und gehört in jedes Angebot als schriftlicher Punkt.
Was der SaaS-Dienst von Microsoft technisch bietet
Business Central online wurde im April 2018 gestartet und ist als ERP-Lösung für kleine und mittlere Organisationen angelegt. Microsoft nennt mehr als 40 000 Kunden, vom Handel über die Fertigung bis zu Gesundheitswesen und Transport. Technisch ist der Dienst mandantenfähig aufgebaut, besteht aus Microservices auf Azure und nutzt Azure SQL Database als Datenbank der Umgebungen.
Für Entscheider sind vor allem die Betriebszusagen relevant:
- Verfügbarkeit: Für bezahlte Produktionsumgebungen sichert Microsoft 99,9 % finanziell zu. Wird die Zusage verfehlt, gibt es einen finanziellen Ausgleich.
- Zonen und Redundanz: Für alle Produktionsumgebungen mit bezahltem Abonnement sind Azure-Verfügbarkeitszonen aktiviert. Zusätzlich gibt es automatische georedundante Sicherungen innerhalb derselben Azure-Geografie.
- Sicherungen: Produktions- und Sandbox-Umgebungen werden automatisch gesichert und 28 Tage vorgehalten. Ein Administrator kann auf jeden Zeitpunkt der letzten 28 Tage zurücksetzen und eine gelöschte Umgebung binnen 14 Tagen zurückholen.
- Reichweite: Der Dienst läuft in mehr als 170 Ländern und Regionen, aus 21 Azure-Regionen heraus.
Das ersetzt keine eigene Notfallplanung. Ihr Anspruch an die Wiederanlaufzeit nach einem Fehlbuchungs- oder Bedienfehler, an Exporte für die Revision oder an die Archivierung buchhaltungsrelevanter Belege bleibt Ihre Aufgabe, nur der Infrastrukturbetrieb entfällt.
Umgebungen: Produktion, Sandbox und Grenzen
Ein Vorteil der Cloud ist die saubere Trennung von Umgebungen. Mit den Abonnements Essentials und Premium erhält jeder Kunde eine Produktionsumgebung und drei Sandbox-Umgebungen ohne Zusatzkosten. Dort lassen sich Releases, Erweiterungen und Datenübernahmen testen, bevor sie in den Echtbetrieb gehen. Jede weitere Produktionsumgebung wird über den CSP-Partner bestellt und bringt wiederum drei Sandboxes und zusätzlich 4 GB Datenbankkapazität mit.
Für den Mittelstand relevant sind außerdem die Betriebsgrenzen: Eine Umgebung ist auf 300 Gesellschaften beschränkt, die komprimierte Gesamtdatenmenge auf 3 TB. Bei einer typischen Mittelstandsgruppe mit einigen Tochtergesellschaften spielt das keine Rolle. Eine Holding mit sehr vielen Mandanten oder ein Unternehmen mit großen Belegarchiven direkt in der Datenbank sollte die Grenzen früh prüfen. Wie sich Editionen und Funktionsumfang unterscheiden, beschreibt die Seite zu Versionen und Editionen von Business Central.
Updates, Anpassung und Erweiterungen im Vergleich
Updates
Im SaaS-Dienst liegt die Aktualisierung bei Microsoft. Sie müssen keine Wartungsfenster für Plattform-Updates planen, aber Ihre Erweiterungen und Schnittstellen müssen mit neuen Versionen kompatibel bleiben. Testen Sie Releases daher zuerst in einer Sandbox.
On-Premise bestimmen Sie den Zeitpunkt selbst. Das gibt Planungsfreiheit, verlangt aber eine eigene Update-Disziplin: Wer Versionssprünge aufschiebt, zahlt später mit einem aufwendigeren Projekt.
Anpassung und Eigenentwicklung
Der wichtigste funktionale Unterschied liegt bei den Erweiterungen. Im Betrieb vor Ort lassen sich über die Seite „Extension Management“ keine mandantenspezifischen Erweiterungen hochladen und keine Marketplace-Apps installieren, das gilt auch für Docker-Bereitstellungen. Wer Branchenlösungen aus dem Marketplace oder eigene Erweiterungen einsetzen will, sollte das vor der Entscheidung gegen die Cloud prüfen. Näheres zu Grenzen und Vorgehen finden Sie unter Individualentwicklung für Business Central.
Schnittstellen
Auch Anbindungen an Webshop, Bank, Lagersysteme oder DATEV laufen in der Cloud anders als im lokalen Netz. Ein Integrator prüft, welche Schnittstellen über Dienste, Erweiterungen oder zusätzliche Software laufen müssen. Mehr dazu auf der Seite Schnittstellen zu Business Central.
Kosten: Was sich in der Cloud verschiebt
Business Central wird im SaaS-Modell pro Benutzer und Monat lizenziert. Microsoft nennt auf der amerikanischen Preisseite 80 USD für Essentials, 110 USD für Premium und 8 USD für Team Members, jeweils pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Microsoft weist zugleich darauf hin, dass der tatsächliche Preis je nach Währung, Land und regionaler Variante abweichen kann und erst beim Bestellen feststeht. Für Deutschland in Euro ist der Preis also beim Angebot zu klären.
Wichtiger als der Listenpreis ist der Vergleich der Gesamtkosten:
- SaaS: Lizenz, Implementierung, Schulung, Support. Server, Betriebssystem, Datenbanklizenzen und Sicherungslösung entfallen.
- Partner-Hosting: Lizenz zuzüglich Hosting-Gebühr, deren Umfang je nach Anbieter schwankt.
- On-Premise: Lizenz, Hardware oder virtuelle Server, Administration, Strom, Sicherung, Wiederanlauftests und die Zeit Ihrer IT.
Beide Editionen enthalten laut Microsoft unbegrenzte Benutzer in der Umgebung, Personalisierung und Erweiterbarkeit, mehrere Umgebungen und mehrere Gesellschaften sowie Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager und Projekte. Premium ergänzt Serviceaufträge und die Fertigung. Eine ausführliche Einordnung bietet die Seite zu den Preisen von Business Central.
Datenschutz und Datenstandort in Deutschland
Das Land, das Sie beim Anlegen einer Umgebung wählen, bestimmt die Lokalisierung und die Azure-Region, in der die Umgebung erstellt und gespeichert wird. Für eine deutsche Umgebung (DE) ist das die Azure-Geografie „Germany“. Das ist eine gute Ausgangslage für die DSGVO-Dokumentation, ersetzt aber nicht die eigene Prüfung.
Fragen, die Ihr Datenschutzbeauftragter klären sollte:
- Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem jeweiligen Betreiber vor, bei Partner-Hosting zusätzlich mit dem Partner?
- Wer darf im Supportfall auf Ihre Daten zugreifen, und aus welchem Land?
- Wie sind Löschkonzept und Personalstammdaten geregelt, etwa wenn Sie Lohn und Personal im System führen?
- Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?
Gerade bei Personaldaten lohnt ein Blick auf Lohn und Personal in Business Central, weil hier die Anforderungen an Zugriffsrechte besonders hoch sind. Die Seite Business Central in Deutschland beschreibt die deutsche Lokalisierung, die Microsoft direkt bereitstellt.
GoBD, Revisionssicherheit und Betriebsform
Die Betriebsform ändert nichts an Ihren Pflichten nach GoBD: Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation und geordnete Aufbewahrung. Ändern kann sich aber, wer welchen Teil belegt. In der Cloud dokumentieren Sie den Betrieb auf Basis der Angaben des Dienstes, On-Premise beschreiben Sie auch Server, Sicherung und Zugriffsschutz selbst. Wie Ihr ERP die Anforderungen erfüllt, erklärt der Ratgeber GoBD und ERP. Besprechen Sie außerdem mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater, wie Belege und Exporte für die Prüfung bereitgestellt werden.
So entscheiden Sie: Checkliste für Cloud oder On-Premise
Eine Cloud-Entscheidung ist selten eine Glaubensfrage. Diese Punkte klären die Wahl meist schnell:
- Erweiterungen: Brauchen Sie Marketplace-Apps oder mandantenspezifische Erweiterungen? Dann spricht viel für die Cloud.
- IT-Kapazität: Haben Sie Personal für Betrieb, Updates und Sicherung, oder soll sich die IT auf Fachprozesse konzentrieren?
- Datenstandort: Reicht die Azure-Geografie „Germany“ für Ihre Vorgaben, oder verlangen Kunden, Branche oder Konzern einen eigenen Standort?
- Anbindungen: Hängen Maschinen, Waagen, Kassen oder Altsysteme direkt am lokalen Netz? Dann sind Schnittstellen und Netzwerk zu planen.
- Planbarkeit: Wollen Sie laufende Kosten pro Benutzer oder Investitionen in eigene Infrastruktur?
- Wachstum: Kommen neue Gesellschaften, Standorte oder Länder hinzu? Business Central läuft in der Cloud in vielen Ländern; wo Microsoft nicht selbst lokalisiert, gibt es Lokalisierungen von Partnern im Marketplace.
Für Mittelständler ohne besondere Auflagen ist SaaS in der Regel der einfachere Weg. On-Premise bleibt sinnvoll, wenn Standort, Sonderanbindungen oder Konzernvorgaben es verlangen.
Von On-Premise in die Cloud wechseln
Wer ein älteres System vor Ort betreibt, steht oft vor der Frage, ob der Wechsel in die Cloud mit einer Modernisierung zusammenfallen sollte. Typische Schritte: Bestandsaufnahme der Eigenentwicklungen und Schnittstellen, Entscheidung, was als Erweiterung neu entsteht, Datenübernahme in eine Sandbox, Testläufe mit der Buchhaltung, Umschaltung. Wie solche Projekte aufgebaut sind, zeigen die Seiten Einführung von Business Central und Migration zu Business Central. Den allgemeinen Vergleich der Betriebsmodelle finden Sie im Ratgeber Cloud-ERP oder On-Premise.
Betrieb und Support nach dem Start
Auch im SaaS-Modell bleibt Arbeit: Benutzer und Berechtigungen, Sandbox-Tests vor Releases, Umgang mit Erweiterungen und Fehlermeldungen. Klären Sie im Angebot, wer die erste Anlaufstelle ist, wie Reaktionszeiten geregelt sind und wer bei Problemen zwischen Microsoft, Marketplace-App-Anbieter und Integrator koordiniert. Einen Überblick bietet die Seite zu Support und Wartung für Business Central.
Den passenden Integrator finden
Die Hosting-Entscheidung gehört in die erste Gesprächsrunde mit einem Integrator, nicht erst in die Vertragsphase. Wir sind kein Partner von Microsoft und setzen das Projekt nicht selbst um, wir stellen den Kontakt zu einem Integrator her, der zu Branche, Größe und gewünschtem Betriebsmodell passt. Wie die Vermittlung abläuft, steht unter So funktioniert es; Hinweise zur Auswahl finden Sie unter Integrator für Business Central wählen.
Häufige Fragen
Wo werden meine Daten bei Business Central Cloud gespeichert?
Das Land, das Sie beim Anlegen einer Umgebung wählen, bestimmt die Lokalisierung und die Azure-Region, in der die Umgebung erstellt und gespeichert wird. Eine deutsche Umgebung (DE) liegt in der Azure-Geografie „Germany“. Klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob das für Ihre DSGVO-Dokumentation ausreicht, und lassen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen.
Was ist der Unterschied zwischen Business Central SaaS und On-Premise?
Beim SaaS-Dienst betreibt Microsoft die Plattform auf Azure, Sie betreiben keine eigenen Server. On-Premise liegt der Betrieb bei Ihnen oder einem Dienstleister, inklusive Updates, Sicherung und Infrastruktur. Hinzu kommt eine technische Grenze: Im Betrieb vor Ort lassen sich über die Seite „Extension Management“ weder mandantenspezifische Erweiterungen hochladen noch Apps aus dem Marketplace installieren.
Wie sicher sind meine Daten gegen Ausfall und Datenverlust?
Microsoft sichert für produktive Business-Central-Umgebungen eine Verfügbarkeit von 99,9 % finanziell zu. Produktions- und Sandbox-Umgebungen werden automatisch gesichert, die Sicherungen werden 28 Tage vorgehalten. Ein Administrator kann auf jeden Zeitpunkt innerhalb dieser Frist zurücksetzen und eine gelöschte Umgebung innerhalb von 14 Tagen wiederherstellen.
Kann ich später von On-Premise in die Cloud wechseln?
Ja, ein Wechsel ist ein typisches Migrationsprojekt, das ein Integrator plant. Entscheidend ist, wie viel Eigenentwicklung und wie viele Schnittstellen Sie vor Ort betreiben, denn diese müssen für die Cloud-Umgebung als Erweiterung neu aufgestellt werden. Eine frühe Bestandsaufnahme senkt das Risiko.
Gilt für Business Central Cloud eine Mindestgröße oder eine Obergrenze?
Eine Umgebung in der Cloud ist auf 300 Gesellschaften begrenzt, die komprimierte Datenmenge auf 3 TB. Für die meisten mittelständischen Gruppen liegt das weit entfernt. Wer mehrere Standorte oder viele Mandanten bündelt, sollte die Grenzen dennoch mit dem Integrator durchrechnen.
Quellen
- Microsoft Learn – Business Central Online Service Overview
- Microsoft Learn – Environments im Tenant Admin Center
- Microsoft Learn – Länder, Lokalisierung und Azure-Geografien
- Microsoft Learn – Betriebsgrenzen von Business Central Online
- Microsoft Learn – Extensions (Betrieb vor Ort)
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