Wer Business Central einführen will, braucht vor allem eines: einen Ablauf, der zum Mittelstand passt. Die Einführung ist kein Softwarekauf, sondern ein Organisationsprojekt, in dem Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lager und gegebenenfalls Produktion auf ein gemeinsames System gebracht werden. Diese Seite zeigt, wie die Mise en place von Business Central in einem deutschen Unternehmen typischerweise gegliedert wird, wer in welcher Phase liefert und woran Sie ein solides Projekt erkennen.
Methode: Was Microsoft vorgibt und was der Integrator festlegt
Microsoft schreibt keinen Einheitsablauf für jedes Projekt vor. Es gibt jedoch zwei Bausteine, die Sie kennen sollten. FastTrack for Dynamics 365 ist ein Begleitprogramm des Herstellers, das die Produktentwicklung betreibt. Die dortigen Architekten konzipieren und entwickeln Ihre Lösung nicht, sie führen Workshops entlang der wichtigen Projektphasen durch, um Risiken früh zu erkennen. Success by Design ist der zugehörige Rahmen für FastTrack-Kunden: Er ordnet die Zusammenarbeit der Lösungsarchitekten mit Projektteam und Partnern. Für die Verwaltung von Einführungsprojekten steht zudem das Dynamics 365 Implementation Portal bereit.
Ob Ihr Projekt in diesen Rahmen fällt, klären Sie mit dem Integrator. Die eigentliche Projektmethodik, also Vorgehensmodell, Meilensteine und Abnahmekriterien, legt der Partner fest. Fragen Sie im Vorgespräch danach, statt sich auf ein Schlagwort zu verlassen.
Die Phasen im Überblick
Die folgende Tabelle fasst die Phasen zusammen. Namen und Zuschnitt unterscheiden sich je nach Integrator, die Inhalte kehren in jedem seriösen Projekt wieder.
| Phase | Ergebnis (Lieferobjekte) | Aufgabe des Integrators | Aufgabe Ihres Unternehmens |
|---|---|---|---|
| Rahmenplanung | Projektauftrag, Ziele, Umfang, Projektteam | Vorgehen und Rollen vorschlagen | Ziele benennen, Projektleiter und Entscheider bestimmen |
| Analyse | Ist-/Soll-Prozesse, Anforderungsliste, Abgrenzung zum Standard | Prozesse aufnehmen, Abweichungen vom Standard bewerten | Abläufe erklären, Prioritäten setzen |
| Konfiguration | Eingerichtete Mandanten, Kontenplan, Stammdatenstruktur, Berechtigungen | Systemeinrichtung, Erweiterungen, Schnittstellen | Fachliche Entscheidungen treffen |
| Datenübernahme | Bereinigte und geladene Stamm- und Bewegungsdaten | Importwerkzeuge und Abgleichregeln | Altdaten bereinigen und fachlich freigeben |
| Abnahmetest | Testfälle, Protokolle, Mängelliste, Freigabe | Fehler beheben, Testumgebung betreiben | Szenarien mit echten Vorgängen testen |
| Schulung | Geschulte Anwender, Arbeitsanleitungen | Schulungen und Material | Schlüsselanwender freistellen |
| Go-live | Produktivsystem, Umschaltplan, Hotline | Begleitung der Umstellung | Alte Prozesse konsequent abschalten |
| Nachbetreuung | Stabilisierung, offene Punkte, Weiterentwicklung | Fehlerbehebung und Support | Rückmeldungen strukturiert sammeln |
Phase für Phase: Was passiert und wer liefert
Rahmenplanung
Vor dem ersten Workshop steht die Frage, was das System leisten soll. Genannt werden Geschäftsziele, beteiligte Gesellschaften, Module und die Zielumgebung. Ein Cloud-Betrieb ist bei Business Central der übliche Weg; die Hintergründe zum Betrieb in der Cloud lesen Sie separat. Hier gehört auch die Lizenzfrage hin: Online-Lizenzen gibt es nach der Microsoft-Dokumentation nur über das Cloud-Solution-Provider-Programm, also über einen Partner. Das spricht dafür, Lizenzierung und Projekt gemeinsam zu betrachten. Was die Pläne im Einzelnen unterscheidet, steht unter Versionen und Editionen.
Analyse
In der Analyse werden Ihre Prozesse mit dem Standard von Business Central abgeglichen. Das Ziel ist nicht, jeden Sonderweg abzubilden, sondern zu entscheiden: Standard nutzen, Prozess anpassen oder Erweiterung entwickeln. Wer an dieser Stelle zu viele Sonderwünsche zulässt, zahlt später bei jedem Update. Für größere Eingriffe lohnt der Blick auf die Seite zur Individualentwicklung.
Für deutsche Unternehmen gehören in die Analyse ausdrücklich:
- die GoBD-Anforderungen an Belegfluss, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung,
- die E-Rechnung im Ein- und Ausgang (XRechnung, ZUGFeRD),
- die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und der Austausch mit DATEV,
- die Rollen- und Rechtekonzepte, die Ihre Revision erwartet.
Die deutsche Lokalisierung liefert Microsoft selbst. Das nimmt Ihnen Grundlagen ab, ersetzt aber nicht die Prüfung, wie Ihre Abläufe damit zusammenpassen. Mehr zur Finanzseite finden Sie unter Buchhaltung und Finanzen, mehr zum Rechtsrahmen im Ratgeber zur E-Rechnung im ERP und zu GoBD im ERP.
Konfiguration
Jetzt wird das System eingerichtet: Mandanten, Kontenplan, Nummernkreise, Dimensionen, Preis- und Rabattlogik, Lagerorte, Genehmigungsabläufe, Benutzer und Berechtigungen. Ergänzende Funktionen kommen als Erweiterungen hinzu, Anbindungen an Shop, Bank, Lagersysteme oder Branchensoftware als Schnittstellen. Zu Letzterem passt die Seite über Schnittstellen. Der Umfang der Funktionen hängt von den eingesetzten Modulen ab; einen Überblick gibt die Seite zu den Modulen von Business Central.
Datenübernahme
Die Datenübernahme entscheidet oft über die Stimmung am Go-live. Übernommen werden typischerweise Debitoren, Kreditoren, Artikel, Stücklisten, offene Posten, Salden und Anlagen. Wichtig ist die Trennung zwischen dem, was Sie wirklich brauchen, und dem, was Sie aus Gewohnheit mitschleppen. Bereinigen Sie Dubletten und veraltete Stammdaten vor dem Import, nicht danach. Der Integrator stellt Importwege bereit und prüft die Abstimmung, die fachliche Freigabe bleibt bei Ihnen, am besten gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung. Wenn Sie von einem bestehenden System wechseln, hilft die Seite zur Migration auf Business Central.
Abnahmetest
Getestet wird mit realen Szenarien: ein Auftrag vom Angebot bis zur Zahlung, eine Bestellung mit Wareneingang und Rechnungsprüfung, ein Monatsabschluss, eine eingehende und eine ausgehende E-Rechnung. Gute Projekte lassen Fachabteilungen selbst testen, nicht nur den Integrator. Mängel werden protokolliert, bewertet und vor dem Start geschlossen oder bewusst vertagt.
Ein Hinweis aus der Microsoft-Dokumentation hilft auch später: Vor jeder größeren Aktualisierung empfiehlt Microsoft, die Produktivumgebung in eine Sandbox zu kopieren und dort die Aktualisierung einzuplanen, um kritische Szenarien zu prüfen. Die Vorschau erlaubt dagegen keinen Test auf einer Kopie der Produktivdaten. Legen Sie schon im Projekt fest, wer diese Tests nach dem Start verantwortet.
Schulung
Anwender akzeptieren ein System, das sie verstehen. Üblich ist ein Zweischritt: Zuerst werden Schlüsselanwender geschult, die später als Ansprechpartner dienen, danach die Fachabteilungen mit Arbeitsanleitungen für ihre eigenen Prozesse. Planen Sie die Zeit dafür im Tagesgeschäft ein. Mehr dazu unter Schulung für Business Central.
Go-live und Nachbetreuung
Der Start folgt einem Umschaltplan: Stichtag, finale Datenübernahme, Freigabe durch die Geschäftsleitung, definierte Ansprechpartner. Wer Jahresabschluss, Inventur oder Umsatzsteuer-Voranmeldung im Blick hat, wählt den Stichtag mit dem Steuerberater. In den ersten Wochen treten Fragen und kleine Fehler auf, deshalb gehört eine Phase der Stabilisierung fest ins Projekt. Danach geht der Betrieb in den Support über, siehe Support und Wartung.
Wer macht was: Rollen im Projekt
Ein Integrator führt die Einführung nicht allein. Auf Ihrer Seite brauchen Sie mindestens:
- einen Projektleiter mit Entscheidungsbefugnis und Zeit,
- Schlüsselanwender aus Finanzen, Einkauf, Verkauf und Lager,
- die Geschäftsführung als Sponsor, die Prioritäten bei Zielkonflikten klärt,
- die IT, soweit Schnittstellen, Benutzerverwaltung und Sicherheit betroffen sind.
Auf Seiten des Integrators arbeiten Projektleiter, Funktionsberater und Entwickler. Zur Qualifikation können Sie fragen, ob die Berater Zertifizierungen wie MB-800 (Functional Consultant) oder MB-820 (Developer) besitzen; beide zählen in Microsofts Bewertung der Partnerdesignation Business Applications. Die Designation „Solutions Partner for Business Applications“ ist ein Hinweis auf Kompetenz, aber kein Ersatz für Referenzen in Ihrer Branche. Wie Sie Angebote vergleichen, erklärt die Seite Business-Central-Integrator wählen.
Was Dauer und Budget bestimmen
Weder Dauer noch Budget lassen sich seriös ohne Analyse beziffern. Die wichtigsten Einflussfaktoren:
| Faktor | Wirkung auf das Projekt |
|---|---|
| Zahl der Gesellschaften und Standorte | Mehr Mandanten, mehr Abstimmung, mehr Konzernfunktionen |
| Umfang der Module | Produktion oder Projektwesen erhöhen den Aufwand gegenüber reiner Finanz- und Handelsabbildung |
| Anteil an Standard und Erweiterung | Jede Abweichung kostet Entwicklung, Test und spätere Pflege |
| Qualität der Altdaten | Saubere Daten beschleunigen, Dubletten und Lücken bremsen |
| Zahl der Schnittstellen | Jede Anbindung braucht Konzept, Test und Betreuung |
| Verfügbarkeit Ihres Teams | Verzögerte Entscheidungen verlängern jede Phase |
| Branchenspezifik | Besondere Anforderungen können Zusatzlösungen nötig machen, siehe Branchen |
Zu den Kosten gehören außerdem die Lizenzen. Microsoft nennt auf der US-Seite für Essentials 80 USD, für Premium 110 USD und für Team Members 8 USD pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Microsoft weist selbst darauf hin, dass Preise je nach Währung, Land und Region vom Katalogpreis abweichen können. Eine Einordnung für Ihren Fall bietet die Seite zu den Preisen von Business Central und der Ratgeber ERP-Kosten.
Typische Stolpersteine bei Business Central
Aus der Praxis wiederholen sich einige Muster:
- Zu viele Anpassungen am Anfang. Business Central lebt von Standardprozessen und regelmäßigen Aktualisierungen. Je mehr Sie verändern, desto aufwendiger werden Tests nach jedem Update.
- Lizenzen und Rollen unklar. Wer Vollnutzer, Team-Member-Nutzer und externe Zugriffe nicht früh sortiert, erlebt Überraschungen bei Rechnung und Berechtigungen.
- GoBD und E-Rechnung zu spät. Prozessdokumentation, Belegfluss und Rechnungsformate gehören in die Analyse. Nachträglich sind sie teurer.
- Der Steuerberater fehlt am Tisch. Wenn DATEV oder ein anderer Kanal zum Berater genutzt wird, müssen Exportformate und Fristen vor dem Start feststehen.
- Aktualisierungen ohne Testplan. Nach dem Start laufen regelmäßige Versionsupdates. Ohne Sandbox-Test und klar benannte Verantwortliche wird jedes Update zum Risiko.
- Wissen nur beim Integrator. Dokumentation, Schlüsselanwender und Übergabe sind Teil des Auftrags, kein Extra.
Nächster Schritt
Wenn Sie wissen, welche Bereiche Business Central abdecken soll, hilft ein Gespräch mit einem passenden Integrator. Der Ablauf unserer Vermittlung ist kostenlos und unverbindlich: Sie beschreiben Ihr Vorhaben, wir stellen den Kontakt zu einem geeigneten Partner her. Wenn Sie noch zwischen Systemen schwanken, vergleichen Sie zuerst Business Central mit Alternativen oder lesen Sie den Ratgeber zur ERP-Einführung.
Häufige Fragen
Wie läuft die Einführung von Business Central grundsätzlich ab?
Ein Projekt gliedert sich in Rahmenplanung, Analyse, Konfiguration, Datenübernahme, Abnahmetest, Schulung, Go-live und Nachbetreuung. Der Integrator konfiguriert und begleitet, Ihr Unternehmen liefert Prozesswissen, Daten und Entscheidungen. Wo Microsoft FastTrack und Success by Design zum Einsatz kommen, ergänzen deren Workshops diesen Ablauf.
Wie lange dauert die Einführung von Business Central?
Eine seriöse Aussage ohne Kenntnis Ihres Umfangs ist nicht möglich. Entscheidend sind die Zahl der Gesellschaften, der Umfang der Module, die Qualität der Altdaten, die Zahl der Schnittstellen und Ihre Verfügbarkeit für Entscheidungen. Ein Integrator kann nach der Analyse einen belastbaren Zeitplan nennen.
Was kostet die Einführung von Business Central?
Das Budget setzt sich aus Lizenzen, Dienstleistung und gegebenenfalls Erweiterungen zusammen. Microsoft nennt für die US-Seite Essentials mit 80 USD, Premium mit 110 USD und Team Members mit 8 USD pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung; der Preis in Deutschland kann abweichen. Den Dienstleistungsanteil bestimmt der Projektumfang, Details finden Sie auf der Seite zu den Preisen.
Was muss Business Central in Deutschland zum Start können?
Die deutsche Lokalisierung liefert Microsoft selbst. Sie müssen im Projekt trotzdem prüfen, wie GoBD-konforme Belegablage, E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) und die Übergabe an Ihren Steuerberater oder DATEV in Ihren Abläufen funktionieren. Das gehört in die Analyse und in den Abnahmetest, nicht erst in die Zeit nach dem Start.
Kann ich Business Central direkt bei Microsoft kaufen?
Laut Microsoft-Dokumentation lassen sich Online-Lizenzen nur über das Cloud-Solution-Provider-Programm erwerben, also über einen Partner. Praktisch heißt das: Lizenzierung und Einführung laufen über ein Partnerunternehmen. Wir vermitteln Ihnen kostenlos einen passenden Integrator, der Projekt und Lizenzfragen mit Ihnen klärt.
Quellen
- Microsoft Learn – Business Central Lizenzierung
- Microsoft Dynamics 365 – Business Central Preise
- Microsoft Learn – FastTrack for Dynamics 365
- Microsoft Learn – Update-Rollout von Business Central
- Microsoft Learn – Länderversionen und Übersetzungen
- Microsoft Partner Center – Solutions Partner for Business Applications
Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.