Wer Business Central Module vergleicht, stellt schnell fest: Die Anwendung ist kein loses Bündel einzelner Programme, sondern ein zusammenhängendes System aus Funktionsbereichen auf einer gemeinsamen Datenbasis. Microsoft Dynamics 365 Business Central richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen und bildet Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager, Projekte und – in der höheren Edition – Fertigung und Service ab. Diese Seite führt Bereich für Bereich durch die Funktionen von Business Central, zeigt, was zum Standard gehört, und benennt, wo Apps und Erweiterungen ins Spiel kommen.
Wie Business Central aufgebaut ist
Business Central ist modular im Sinne der Funktionsbereiche, nicht im Sinne einzeln zu lizenzierender Bausteine. Die beiden kostenpflichtigen Editionen heißen Essentials und Premium. Beide enthalten laut Microsoft unbegrenzte Benutzer in der Funktionsbreite, Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit, mehrere Umgebungen, mehrere Mandanten sowie Finanzen, Verkauf und Marketing, Einkauf, Lager, Supply-Chain-Planung, Projektverwaltung und Lagerverwaltung.
Der entscheidende Unterschied: Nur Premium ergänzt die Serviceauftragsverwaltung und die Fertigung. Details zu den Stufen finden Sie unter Business Central Versionen und Editionen, die Kostenseite unter Business Central Preise.
Für deutsche Unternehmen kommt hinzu, dass Microsoft Business Central mit einer eigenen deutschen Lokalisierung ausliefert. Was das für GoBD, Steuerberater-Austausch und E-Rechnung bedeutet, steht auf der Seite Business Central in Deutschland.
Übersicht: Funktionsbereich und Modul
| Funktionsbereich | Zentrale Funktionen | Standard oder Erweiterung |
|---|---|---|
| Finanzen | Sachkonten, Debitoren, Kreditoren, Dimensionen, Bank, Anlagen | Standard |
| Verkauf und CRM | Kontakte, Verkaufschancen, Angebote, Aufträge, Rechnungen | Standard; tiefes CRM über Dynamics 365 Sales möglich |
| Einkauf | Bestellanforderung, Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung | Standard |
| Lager | Artikel, Lagerorte, Bestandsführung, Lagerverwaltung | Standard |
| Supply-Chain-Planung | Bedarfsermittlung, Beschaffungsvorschläge | Standard |
| Fertigung | Stücklisten, Arbeitspläne, Fertigungsaufträge | Nur Premium |
| Projekte | Projektplanung, Ressourcen, Fakturierung | Standard |
| Service | Serviceaufträge, Serviceartikel, Verträge | Nur Premium |
| Personal | Mitarbeiterstamm, Abwesenheiten | Lohnabrechnung über Erweiterung |
| Berichte | Standardberichte, Excel, Power BI | Standard plus Microsoft-Werkzeuge |
| Mobil | Zugriff über Smartphone und Tablet | Standard |
Finanzen und Rechnungswesen
Die Finanzbuchhaltung ist das Fundament. Das Prüfungsprofil für Business-Central-Berater (MB-800) nennt als konfigurierte Kernbereiche die Finanzverwaltung, Verkauf, Einkauf, Lager und Anlagen, ergänzt um Dimensionen, Genehmigungsworkflows, Bankkonten und Abschreibungen. Genau diese Bausteine tragen die tägliche Arbeit der Buchhaltung.
Typisch für den deutschen Mittelstand sind:
- Dimensionen für Kostenstellen, Kostenträger oder Standorte, ohne den Kontenplan aufzublähen,
- Bankkontenabstimmung und Zahlungsvorschläge für Kreditoren,
- Anlagenbuchhaltung mit Abschreibungen,
- Genehmigungsworkflows für Bestellungen, Rechnungen oder Zahlungen.
Für den Datenaustausch mit der Kanzlei spielt DATEV eine große Rolle. Wie sich der Steuerberater anbinden lässt und wo die GoBD-Anforderungen greifen, behandeln Buchhaltung und Finanzen in Business Central und unser Ratgeber zur GoBD-konformen ERP-Nutzung. Ob Ihr Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozess die Anforderungen an die E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) erfüllt, hängt von Version, Konfiguration und gegebenenfalls einer Zusatz-App ab; klären Sie das früh im Projekt.
Verkauf, Marketing und CRM
Business Central führt Kontakte, Interaktionen und Verkaufschancen und leitet sie bis zum Angebot, Auftrag und zur Rechnung weiter. Für klassische Mittelstandsprozesse – Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferung, Fakturierung – genügt das meist.
Wer ein ausgeprägtes Vertriebsmanagement mit Kampagnen und Pipeline-Steuerung benötigt, koppelt die Anwendung in der Regel an eine eigene CRM-Lösung. Dann ist die Schnittstelle der wichtigste Baustein. Mehr dazu finden Sie unter Vertrieb und CRM mit Business Central.
Einkauf
Der Einkauf läuft von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Eingangsrechnung. Verbunden mit der Supply-Chain-Planung entstehen Beschaffungsvorschläge aus Bedarf und Bestand. Das ist für Handelsunternehmen und Produzenten gleichermaßen wichtig, weil sich Einkaufsentscheidungen direkt auf Liquidität und Lagerbestand auswirken.
Lager und Lagerverwaltung
Ein Artikelstamm mit Varianten, mehrere Lagerorte und die laufende Bestandsführung gehören zum Standard. Die Lagerverwaltung mit strukturierten Lagerprozessen ist ebenfalls in beiden Editionen enthalten. Für Betriebe mit Scannern oder Handterminals bietet sich außerdem die Device-Lizenz an: Sie erlaubt mehreren Benutzern, nacheinander dasselbe Gerät zu nutzen, etwa ein Terminal im Lager, einen Werkstattplatz oder eine Kasse. Die Zahl der gleichzeitig angemeldeten Benutzer ist dabei auf die Zahl der erworbenen Device-Lizenzen begrenzt.
Einkauf und Lager gehören eng zusammen; deshalb behandelt die Seite Lager und Einkauf in Business Central beide Bereiche gemeinsam.
Fertigung (Premium)
Das Produktionsmodul ist nur in der Edition Premium enthalten. Es arbeitet laut Microsoft mit Fertigungsstücklisten, Arbeitsplänen, Arbeits- und Maschinenplätzen und Fertigungsaufträgen. Es verbindet sich mit Planung, Lager, Lagerverwaltung, Kostenrechnung, Fremdvergabe und Qualitätsmanagement.
Für Auftragsfertiger mit überschaubarer Komplexität reicht das häufig aus. Wer eine detaillierte Kapazitäts-Feinplanung, Chargenverfolgung nach Branchenvorgaben oder ein Betriebsdatenerfassungssystem benötigt, kombiniert den Standard mit Apps aus dem Marketplace oder mit Individualentwicklung. Vertiefung: Produktion mit Business Central und ERP für die Fertigung.
Projekte und Service
Die Projektverwaltung ist in beiden Editionen enthalten: Projekte lassen sich planen, mit Ressourcen und Material belegen und anschließend abrechnen. Das passt zu Dienstleistern, Agenturen und Handwerksbetrieben, die ihre Leistungen nach Aufwand fakturieren. Einen Branchenblick bietet ERP für Dienstleister.
Die Serviceauftragsverwaltung gibt es nur in Premium. Sie ist für Unternehmen gedacht, die Wartung, Reparatur oder Kundendienst als eigenes Geschäft führen und Einsätze, Ersatzteile und Verträge zusammen mit der Finanzbuchhaltung steuern wollen.
Personal und Lohn
Ein Mitarbeiterstamm gehört zur Anwendung, eine vollständige deutsche Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht zu den Standardmodulen. In der Praxis laufen zwei Wege: Die Abrechnung bleibt beim Steuerberater oder in einem spezialisierten Lohnsystem, und Business Central erhält die Buchungen per Schnittstelle; oder eine Erweiterung eines Partners übernimmt Teile des Prozesses. Beide Varianten haben ihren Platz. Die Seite Lohn und Personal in Business Central erklärt die Entscheidungskriterien.
Berichte, Microsoft-Umfeld und Mobilität
Ein Vorteil von Business Central liegt im Zusammenspiel mit der übrigen Microsoft-Welt. Auswertungen lassen sich in Excel weiterverarbeiten, Dashboards entstehen mit Power BI. Nutzer mit einer Microsoft-365-Lizenz können zudem Business-Central-Daten in Microsoft Teams einsehen, wenn Datensätze für sie freigegeben wurden – ohne dass dafür eine weitere Business-Central-Lizenz nötig ist.
Auf mobilen Geräten steht die Anwendung für Außendienst, Lager und Geschäftsführung zur Verfügung. Wichtig ist, dass Außendienstmitarbeiter nicht automatisch alle Rechte erhalten: Eine Team-Member-Lizenz begrenzt den Zugriff auf die in der Lizenz vorgesehenen Objekte, selbst wenn der Administrator weitergehende Berechtigungen vergibt. Die Lizenzrechte haben Vorrang.
Copilot und Agenten
Business Central enthält inzwischen Copilot-Funktionen und integrierte Agenten. Microsoft führt die Konfiguration von Copilot und der eingebauten Agenten in den Kompetenzen auf, die ein Berater beherrschen soll. Für Ihr Projekt heißt das: Der Nutzen hängt von sauberen Stammdaten und klaren Prozessen ab. Lassen Sie sich im Gespräch zeigen, welche Funktionen in Ihrem Szenario tatsächlich entlasten.
Was ist Standard, was Erweiterung?
Die Faustregel für das Gespräch mit einem Integrator lautet:
- Standard ist alles, was in der Edition enthalten ist und mit Konfiguration auskommt.
- App aus dem Marketplace ist sinnvoll, wenn ein Anbieter eine geprüfte Lösung für ein wiederkehrendes Thema hat, etwa Branchenfunktionen oder Zahlungsverkehr.
- Individualentwicklung lohnt sich für Prozesse, die Ihr Unternehmen von Wettbewerbern unterscheiden. Sie läuft über Erweiterungen, nicht über Eingriffe in den Standardcode, damit Updates möglich bleiben. Mehr unter Individualentwicklung für Business Central.
- Schnittstelle bedeutet: Eine bestehende Fachanwendung bleibt erhalten und wird angebunden, siehe Schnittstellen und Konnektoren.
Wer vor der Auswahl steht, findet im Ratgeber ERP-Auswahl eine Methode, Anforderungen zu gewichten, und im ERP-Lastenheft die Vorlage, um Module und Prozesse zu beschreiben.
Welche Module passen zu welchem Unternehmen?
- Handelsunternehmen: Verkauf, Einkauf, Lager und Finanzen bilden den Kern; Premium ist selten nötig. Siehe ERP für den Großhandel.
- Fertigende Betriebe: Premium wegen des Fertigungsmoduls, dazu Lagerverwaltung und Qualitätsthemen.
- Dienstleister: Projekte, Ressourcen und Fakturierung stehen im Mittelpunkt; mit Wartungsverträgen kommt Service hinzu.
- Gemischte Betriebe: Hier lohnt eine Prozessanalyse, bevor Sie sich auf eine Edition festlegen.
Für den Vergleich mit anderen Systemen empfehlen wir Odoo gegenüber Business Central sowie SAP Business One gegenüber Business Central.
So kommen Sie zum passenden Partner
Welche Module Sie tatsächlich benötigen, entscheidet sich nicht am Reißbrett, sondern im Gespräch mit jemandem, der ähnliche Projekte begleitet hat. ERP Integrator ist ein kostenloser Vermittlungsdienst: Sie schildern Ihr Vorhaben, wir stellen den Kontakt zu einem passenden Integrator her. Das Projekt selbst führt der Integrator durch. Wie die Vermittlung abläuft, steht unter So funktioniert es; die Auswahlkriterien finden Sie unter Integrator für Business Central wählen.
Häufige Fragen
Welche Module hat Business Central?
Business Central deckt Finanzen, Verkauf und Marketing, Einkauf, Lager, Supply-Chain-Planung, Projekte und Lagerverwaltung ab. Die Edition Premium ergänzt Serviceaufträge und Fertigung. Branchenspezifische Funktionen, Lohnabrechnung oder tiefe Schnittstellen kommen meist über Erweiterungen hinzu.
Was ist der Unterschied zwischen Essentials und Premium bei den Funktionen?
Beide Editionen enthalten Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager, Projekte und Lagerverwaltung, dazu mehrere Mandanten und Umgebungen. Nur Premium fügt die Serviceauftragsverwaltung und die Fertigung hinzu. Wer produziert oder Wartungseinsätze plant, sollte daher von Anfang an Premium prüfen.
Ist in Business Central eine Lohnabrechnung enthalten?
Eine deutsche Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört nicht zu den Standardmodulen, die in der Microsoft-Dokumentation für die Editionen genannt werden. In der Praxis wird sie über eine Erweiterung oder über das Lohnsystem des Steuerberaters angebunden, etwa über eine DATEV-Schnittstelle. Der Integrator klärt das im Anforderungsgespräch.
Kann Business Central Fertigung abbilden?
Ja, in der Edition Premium. Das Produktionsmodul arbeitet mit Fertigungsstücklisten, Arbeitsplänen, Arbeits- und Maschinenplätzen sowie Fertigungsaufträgen und verbindet sich mit Planung, Lager, Kostenrechnung, Fremdvergabe und Qualitätsmanagement. Komplexe Feinplanung oder Spezialprozesse erfordern oft zusätzliche Apps.
Wie finde ich heraus, welche Module ich wirklich brauche?
Beschreiben Sie zuerst Ihre Prozesse und nicht die Module: Wie läuft ein Auftrag vom Angebot bis zur Zahlung, wo entstehen Medienbrüche? Daraus leitet ein Integrator ab, was Standard ist und was eine Erweiterung benötigt. Eine kostenlose Vermittlung über ERP Integrator führt Sie zu einem passenden Partner.
Quellen
- Microsoft – Business Central Preise und Editionen
- Microsoft Learn – Business Central Lizenzierung
- Microsoft Learn – Fertigung in Business Central
- Microsoft Learn – Prüfungsleitfaden MB-800
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