Den passenden Business-Central-Partner auswählen: Leitfaden für den Mittelstand

Wer einen Business Central Integrator sucht, steht vor einer Entscheidung, die lange nachwirkt: Die Software von Microsoft ist für alle gleich, das Ergebnis im Betrieb nicht. Ob Ihre Finanzbuchhaltung sauber mit dem Steuerberater zusammenarbeitet, ob Lager und Einkauf im Alltag funktionieren und ob die E-Rechnung ohne Handarbeit läuft, hängt zu einem großen Teil vom Partner ab, der das System einrichtet und danach betreut.

Dieser Leitfaden zeigt, wie ein Business Central Partner organisiert ist, welche Kriterien im deutschen Mittelstand wirklich zählen, welche Fragen Sie im Erstgespräch stellen sollten und woran Sie Angebote vergleichen.

Warum ohne Partner bei Business Central nichts geht

Business Central wird über Microsoft-Partner vertrieben und eingeführt. Laut der Lizenzdokumentation von Microsoft lassen sich Online-Lizenzen ausschließlich über das Cloud-Solution-Provider-Programm beziehen, also über einen Partner. Eine Bestellung ganz ohne Mittelsmann gibt es für die Cloud-Variante nicht.

Für Sie heißt das: Der Partner ist nicht nur Dienstleister für die Einrichtung, sondern in der Regel auch Ihr Ansprechpartner für Lizenzen, Abrechnung und erste Fragen im laufenden Betrieb. Ein Wechsel des Partners ist später möglich, aber aufwendig. Entscheiden Sie deshalb mit Blick auf die gesamte Laufzeit, nicht nur auf das Einführungsprojekt.

Für Deutschland spricht ein weiterer Punkt: Microsoft liefert die Lokalisierung für Deutschland selbst, sie zählt zu den Ländern, die der Hersteller direkt abdeckt. Ihr Partner muss die deutschen Grundlagen also nicht erst nachbauen. Seine Aufgabe ist die Anpassung an Ihre Prozesse und die saubere Anbindung an DATEV, Banken und Handelspartner.

Was die Partnerstufen von Microsoft aussagen

Microsoft vergibt für Partner die Designation „Solutions Partner for Business Applications“. Wer sie führen will, braucht mindestens 70 von 100 möglichen Punkten. Die Punkte verteilen sich auf drei Bereiche:

Für Business Central sind zwei Zertifizierungen relevant: Die MB-800 (Business Central Functional Consultant Associate) zählt in der mittleren Kompetenzkategorie, die MB-820 (Business Central Developer Associate) in der fortgeschrittenen.

Zusätzlich ordnet Microsoft Partner als „Enterprise“ oder „SMB“ ein. Enterprise gilt bei fünf oder mehr Workloads mit jeweils mehr als 5 000 $ Umsatz je Kundenmandant, SMB bei vier oder weniger. Business Central gehört zu den berücksichtigten Workloads.

Was Sie daraus ableiten können – und was nicht

Die Designation zeigt, dass ein Partner Kunden gewonnen, Mitarbeiter qualifiziert und Projekte betreut hat. Sie sagt nichts darüber, ob er Ihre Branche versteht oder ob der Ansprechpartner für Ihr Projekt gut ist. Nutzen Sie die Stufe als Eintrittsfilter, nicht als Entscheidung. Sinnvoller ist die Frage: Welche Berater arbeiten an meinem Projekt, und welche Zertifizierungen halten genau diese Personen?

Die Auswahlkriterien im Überblick

Ein guter Business Central Experte zeigt sich weniger in Prospekten als in der Art, wie er Ihre Fragen beantwortet. Diese Kriterien haben sich im deutschen Mittelstand bewährt:

• Branchenerfahrung: Fertigung, Großhandel, Dienstleistung und Bau haben unterschiedliche Anforderungen. Lesen Sie dazu auch die Seite Business Central nach Branchen.
• Teamgröße und Besetzung: Ein kleines Team kann sehr gut sein, braucht aber eine belastbare Vertretungsregelung für Urlaub und Krankheit. Große Häuser dagegen arbeiten manchmal mit wechselnden Ansprechpartnern.
• Projektmethode: Wie werden Anforderungen erfasst, Prototypen gezeigt, Tests organisiert und Entscheidungen dokumentiert?
• Support nach dem Start: Wer ist erreichbar, in welchen Zeiten, mit welchen Reaktionszusagen? Details finden Sie unter Support und Wartung.
• Entwicklungskompetenz: Wenn Sie Erweiterungen brauchen, zählt eine saubere, upgradefähige Entwicklung. Mehr dazu bei individueller Entwicklung.
• Nähe und Sprache: Workshops vor Ort erleichtern vieles. Entscheidend ist aber, dass das Team Ihre Fachbegriffe auf Deutsch versteht, vom Steuerberater bis zur Betriebsprüfung.

Deutsche Pflichtthemen

Im Erstgespräch sollte der Partner ohne Nachfragen auf diese Punkte kommen:

• E-Rechnung: Empfang und Versand von XRechnung und ZUGFeRD, Archivierung und Weiterleitung in die Buchhaltung. Hintergründe: E-Rechnung im ERP.
• GoBD: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfahrensdokumentation, siehe GoBD und ERP.
• DATEV und Steuerberater: Wie gelangen Buchungen und Belege zu Ihrer Kanzlei, und wer pflegt die Schnittstelle? Mehr unter Schnittstellen.

Fragt der Partner dazu nicht von sich aus, ist das ein erstes Signal.

Fragen für das Erstgespräch

Mit diesen Fragen trennen Sie schnell Erfahrung von Vertriebssprache:

1. Welche Projekte in meiner Branche haben Sie zuletzt abgeschlossen, und kann ich mit einem dieser Kunden sprechen?
2. Welche Personen arbeiten konkret an meinem Projekt, und welche Zertifizierungen haben sie?
3. Wie sieht Ihre Projektmethode aus, und wie beziehen Sie meine Fachabteilungen ein?
4. Was gehört zum Festpreis, was wird nach Aufwand berechnet, und wie gehen Sie mit Änderungswünschen um?
5. Wie läuft die Datenübernahme aus meinem Altsystem? Orientierung gibt die Seite zur Migration nach Business Central.
6. Wer schult meine Mitarbeiter, und in welcher Form? Siehe Schulung.
7. Wie testen Sie Updates, bevor sie in meine Produktivumgebung kommen?
8. Was passiert, wenn der Projektleiter ausfällt?

Zur siebten Frage ein Hinweis: Microsoft empfiehlt, vor jedem größeren Update die Produktivumgebung in eine Sandbox zu kopieren und das Update dort einzuspielen, um kritische Szenarien zu prüfen. Die Vorschauversion erlaubt das nicht auf einer Kopie der Produktivdaten. Ein guter Partner kennt diesen Ablauf und hat ihn fest in seinen Betreuungsplan aufgenommen.

Warnsignale bei der Partnersuche

Nicht jedes Warnsignal ist ein Ausschlussgrund, aber mehrere zusammen sollten Sie stutzig machen:

• Zusagen ohne Analyse: Ein Festpreis und ein Starttermin schon nach dem ersten Telefonat, ohne dass jemand Ihre Abläufe gesehen hat.
• Keine Referenzen oder nur anonyme: Ein seriöser Partner nennt Ansprechpartner, mit denen Sie sprechen dürfen.
• Alles ist „Standard“: Wer Ihre Anforderungen selten hinterfragt, hat sie vermutlich nicht verstanden.
• Unklare Verantwortung: Wenn Lizenz, Einrichtung, Entwicklung und Support bei verschiedenen Stellen liegen und niemand das Gesamtbild trägt.
• Druck zur schnellen Unterschrift: Ein Projekt dieser Größe verträgt eine Bedenkzeit.
• Fehlende Aussagen zu GoBD und E-Rechnung: Für Unternehmen in Deutschland kein Randthema.
• Abhängigkeit durch Spezialcode: Individuelle Anpassungen, die Updates blockieren und nur der Partner pflegen kann.

Auch die Frage nach der Methode lohnt sich. Microsoft stellt mit FastTrack for Dynamics 365 ein Begleitprogramm bereit. Seine Architekten konzipieren oder entwickeln die Lösung nicht, sondern führen Workshops zu den wichtigen Projektphasen durch, um Risiken zu erkennen. Success by Design ist das zugehörige Vorgehensmodell. Ob und wie ein Partner mit diesen Angeboten arbeitet, zeigt, wie strukturiert er Projekte anlegt.

Angebote richtig vergleichen

Zwei Angebote für „Business Central“ sind selten gleich aufgebaut. Legen Sie eine einheitliche Vergleichsgrundlage fest, bevor Sie Zahlen nebeneinanderlegen. Die folgende Tabelle hilft dabei:

Zu den Lizenzen: Microsoft nennt auf seiner US-Preisseite für Essentials 80 USD, für Premium 110 USD und für Team Members 8 USD je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Der Hersteller weist darauf hin, dass der tatsächliche Preis je nach Währung, Land und regionaler Variante abweichen kann und erst im Bestellvorgang feststeht. Verlassen Sie sich daher auf den Euro-Preis im Angebot Ihres Partners und lassen Sie die Zuordnung der Benutzer begründen. Eine Einordnung finden Sie unter Business Central Preise.

Beim Vergleich zählt nicht der niedrigste Gesamtbetrag, sondern der vollständigste. Ein günstiges Angebot, das Datenübernahme, Schulung oder Schnittstellen ausklammert, wird im Projektverlauf oft teurer als das scheinbar höhere.

Sonderfall: laufendes Projekt oder unzufrieden mit dem Partner

Nicht jeder sucht für eine Neueinführung. Manche Unternehmen haben Business Central bereits im Einsatz und fremdeln mit dem bisherigen Partner, weil Termine reißen, Fehler liegen bleiben oder das Wissen beim Dienstleister bleibt. Dann ist ein unabhängiger Blick auf das System sinnvoll. Wie das abläuft, beschreibt die Seite zum Audit und zur Projektübernahme. Wer dagegen noch prüft, ob Business Central überhaupt passt, findet Gegenüberstellungen unter Alternativen zu Business Central.

So geht es mit unserer Vermittlung weiter

Wir sind ein neutraler Dienst und mit keinem Softwarehersteller verbunden. Sie beschreiben Ihr Unternehmen, Ihre Branche, die Zahl der Anwender und Ihre wichtigsten Anforderungen. Wir stellen Ihnen daraufhin einen Integrator vor, der zu diesem Profil passt. Für Sie ist das kostenlos und unverbindlich. Das Projekt führt der Integrator selbst durch, nicht wir.

Wie die Vermittlung im Einzelnen abläuft, lesen Sie unter So funktioniert es. Wenn Sie sich zuerst allgemein informieren möchten, hilft der Ratgeber ERP-Integrator finden oder die Seite zur Einführung von Business Central.

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