Business Central anbinden: API, Connectoren und Integrationen im Mittelstand

Wer nach einem Connector für Business Central sucht, will meist eines: Daten sollen nicht mehr doppelt erfasst werden. Der Webshop schickt Bestellungen, die Bank liefert Kontoauszüge, das Lager meldet Bestände, die Buchhaltung geht an den Steuerberater. Business Central bietet dafür mehrere Wege. Welcher passt, hängt weniger vom Produkt ab als davon, wie klar Sie den Datenfluss beschreiben können.

Diese Seite ordnet die Möglichkeiten für deutsche Unternehmen ein: API von Business Central, Marketplace-Apps, Standard-Connectoren, Eigenentwicklung und die Frage, wer eine Integration später betreibt. Einen Überblick über den Funktionsumfang finden Sie unter Module von Business Central.

Die drei Wege zur Integration

Grundsätzlich gibt es für jede Integration von Business Central drei Optionen. Sie unterscheiden sich in Aufwand, Flexibilität und Folgekosten.

Im Alltag mischen Unternehmen alle drei. Der Shop läuft über den Standard-Connector, die Bank über eine App, die Anbindung der Fertigungssteuerung über eine eigene Schnittstelle. Wichtig ist, dass jede dieser Verbindungen einen benannten Verantwortlichen hat.

Die API von Business Central

Business Central bietet eine REST-API in der Version v2.0, um den ERP-Bestand mit Lösungen von Drittanbietern zu verbinden. Online sind die APIs standardmäßig aktiviert. Für Entwickler heißt das: Sie sprechen Kunden, Artikel, Verkaufsaufträge und weitere Objekte über gewohnte Webstandards an, ohne in die Datenbank zu greifen.

Ein Punkt wird in Projekten oft unterschätzt: Einer Standard-API lassen sich keine Felder hinzufügen. Brauchen Sie ein zusätzliches Feld, etwa eine Auftragsreferenz Ihres Großkunden, wird der AL-Code der Standard-API kopiert und eine eigene API angelegt. Das ist sauber lösbar, gehört aber in die Planung und in die Dokumentation. Mehr zum Thema Erweiterungen lesen Sie unter Individualentwicklung in Business Central.

Grenzen und Drosselung

Wer größere Datenmengen bewegt, muss die Betriebsgrenzen kennen. Die Limits für OData V4 gelten pro Benutzer: fünf gleichzeitige Anfragen, hundert Verbindungen und ein gleitendes Fenster von 6 000 Anfragen in fünf Minuten. Wird die Grenze überschritten, antwortet der Dienst mit dem HTTP-Code 429.

Daraus folgen drei Anforderungen an jede Integration:

• Sie muss Anfragen bündeln und drosseln, statt jeden Datensatz einzeln zu schicken.
• Sie muss auf den Code 429 reagieren und nach einer Pause erneut versuchen.
• Sie muss Fehler protokollieren, damit Ihre IT nachvollziehen kann, was nicht angekommen ist.

Microsoft empfiehlt, für neue Anbindungen die API oder OData zu verwenden und nicht SOAP, das später abgekündigt werden soll. Wenn ein Altsystem noch auf SOAP setzt, sollten Sie die Ablösung früh einplanen.

Erweiterungen und Marketplace

Online erweitern Sie Business Central durch Apps, die Sie aus Microsoft Marketplace installieren. Für Anbindungen an externe Dienste gibt es die Seiten „Connectivity Apps“ und „Banking Apps“; sie sind seit dem zweiten Release Wave 2022 vorhanden und bündeln Apps zur Verbindung mit Fremddiensten, etwa zum Import von Banktransaktionen.

Für Deutschland gilt: Microsoft liefert die Lokalisierung für Deutschland direkt mit. Was darüber hinausgeht, kommt häufig von Partnern und ist ebenfalls im Marketplace zu finden. Das betrifft typischerweise Branchenfunktionen und Spezialanbindungen. Wie sich die Lokalisierung hierzulande darstellt, beschreibt Business Central in Deutschland.

Vor jeder App-Entscheidung lohnen fünf Fragen:

1. Deckt die App die deutschen Anforderungen ab, etwa Formate und Steuerlogik?
2. Wer entwickelt sie weiter, und wie schnell folgt sie neuen Versionen von Business Central?
3. Wie wird sie lizenziert, und was passiert bei einem Anbieterwechsel?
4. Lässt sie sich im Sandbox-Umfeld testen, bevor sie in die Produktivumgebung geht?
5. Wer ist bei Störungen Ihr Ansprechpartner: der App-Anbieter oder Ihr Integrator?

Zu Versionsständen und Updates finden Sie Hintergründe unter Versionen und Editionen von Business Central.

E-Commerce: Shopify und Marktplätze

Im Handel ist der Shop meist die erste Schnittstelle. Für Shopify liefert Microsoft einen eigenen Connector. Er synchronisiert Produkte, Bestände, Kunden, Bestellungen, Lieferungen, Transaktionen und Auszahlungen zwischen Shopify und Business Central. Mehrere Shops sind möglich, und importiert werden Bestellungen aus dem Online-Shop, aus Shopify POS und aus dem B2B-Geschäft.

Bei den Artikeln läuft der Abgleich in beide Richtungen und umfasst Bilder, Varianten, Barcodes, Tags und Metafelder. Attribute, Marketingtexte und Übersetzungen lassen sich exportieren. Die exportierten Preise beruhen auf den Kundenpreisgruppen und Rabatten, die Sie auswählen. Für einen Händler mit Kundengruppen für Endkunden und Wiederverkäufer ist das ein wichtiger Hebel: Die Preislogik bleibt im ERP, der Shop zeigt sie nur an.

Die Synchronisation von Produkten, Beständen, Bestellungen und Lieferungen kann über die Aufgabenwarteschlange (Job Queue) im Hintergrund laufen. Eine ausführliche Protokollierung hilft bei der Fehlersuche. Zu Lagerführung und Einkauf, die direkt an diesem Datenfluss hängen, lesen Sie Lager und Einkauf in Business Central.

Für Marktplätze und weitere Shopsysteme gibt es Apps von Drittanbietern. Hier gilt dieselbe Prüfung wie oben, mit einer Ergänzung: Klären Sie, wie Retouren, Teillieferungen und Stornos abgebildet werden. Dort scheitern Integrationen in der Praxis häufiger als bei der reinen Bestellübernahme.

Bank, Zahlung und Buchhaltung

In Deutschland entscheidet die Anbindung an Bank und Finanzbuchhaltung über die Akzeptanz im Tagesgeschäft. Typische Anforderungen:

• Kontoauszüge einlesen und Zahlungen automatisch zuordnen
• Zahlungsvorschläge für Lieferanten erzeugen und an die Bank übergeben
• Zahlungsdienstleister für Online-Verkäufe mit dem Debitorenkonto abgleichen
• Daten für die Steuerberatung bereitstellen

Für den Bankimport sind die „Banking Apps“ der erste Anlaufpunkt. Beim Austausch mit DATEV hängt die Lösung davon ab, wie Ihr Steuerberater arbeitet: Welches Format erwartet er, in welchem Rhythmus, mit welchen Belegen? Klären Sie das, bevor Sie eine App auswählen, und lassen Sie sich den Ablauf in einem Testlauf zeigen. Die fachliche Seite finden Sie unter Buchhaltung und Finanzen in Business Central.

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen gehören ebenfalls in den Anforderungskatalog. Für den Belegaustausch sind das E-Rechnung mit XRechnung und ZUGFeRD sowie die Anforderungen der GoBD. Eine Schnittstelle, die Rechnungen verschickt oder empfängt, muss Belege revisionssicher ablegen und nachvollziehbar verknüpfen. Hintergründe liefern E-Rechnung und ERP und GoBD und ERP.

Office, BI und Power Platform

Viele Anwender arbeiten ohnehin in Excel und Outlook. Business Central lässt sich mit Office-Anwendungen verbinden, um Daten zu bearbeiten oder Auswertungen zu ziehen. Für Berichte und Dashboards kommen BI-Werkzeuge hinzu, die über die API oder OData auf die Daten zugreifen.

Ein Detail aus der Administration ist für Planer wichtig: Ein Business-Central-Umgebung kann mit einer Power-Platform-Umgebung desselben Typs verknüpft werden, also Produktion mit Produktion oder Sandbox mit Sandbox. Die Verknüpfung ist exklusiv und dient als Standardziel für Integrationen mit Power Platform und anderen Dynamics-365-Produkten. Legen Sie deshalb früh fest, welche Umgebung mit welcher verbunden wird, besonders wenn Sie Tests in der Sandbox fahren.

EDI, Signatur und weitere Anbindungen

Zulieferer und Handelspartner verlangen häufig EDI: strukturierten Austausch von Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen. Für Business Central gibt es dafür Lösungen im Marketplace und bei spezialisierten Integrationspartnern. Ob eine App oder ein externer EDI-Dienstleister besser passt, hängt von der Zahl Ihrer Partner und deren Formaten ab. Das lässt sich ohne Ihre Zahlen nicht pauschal beantworten.

Ähnliches gilt für digitale Signatur, Dokumentenmanagement, Versanddienstleister und Messgeräte in der Produktion. Wenn eine Fertigung Maschinendaten rückmelden soll, schauen Sie sich Produktion in Business Central an und klären Sie, ob die Rückmeldung in Echtzeit nötig ist oder ein regelmäßiger Abgleich genügt.

So cadrieren Sie einen Integrationsfluss

Eine Schnittstelle ist erst dann beschlossen, wenn sie auf einer Seite beschrieben ist. Bewährt hat sich folgende Vorlage, die Sie für jeden Datenfluss ausfüllen:

Zwei Regeln sparen später viel Ärger. Erstens: Pro Datenfeld gibt es genau ein führendes System. Zweitens: Jede Schnittstelle bekommt ein Testkonzept mit realistischen Daten, nicht nur mit Beispieldatensätzen. Wie Test und Abnahme in ein Gesamtprojekt passen, beschreibt die Einführung von Business Central.

Wer maintains die Integration?

Nach dem Go-live ändern sich Schnittstellen aus Gründen, auf die Sie wenig Einfluss haben: Business Central bekommt neue Versionen, der Shop-Anbieter passt seine Schnittstelle an, die Bank ändert ein Format. Deshalb gehört zur Integration ein Betriebsmodell.

• Integrationspartner: Er pflegt Anbindungen im Rahmen eines Wartungsvertrags und reagiert auf Änderungen. Das ist sinnvoll, wenn er die Lösung gebaut hat.
• App-Anbieter: Er aktualisiert seine App, haftet aber nur für deren Funktionsumfang, nicht für Ihr Zusammenspiel mehrerer Apps.
• Interne IT: Sie kann kleine Anpassungen übernehmen, braucht dafür aber Know-how in AL und in der API.

Halten Sie fest, wer Fehlermeldungen erhält, wer entscheidet und in welcher Zeit reagiert wird. Mehr dazu unter Support und Wartung für Business Central. Und wenn Sie einen Partner suchen, der Integrationen verantwortet, hilft die Wahl des Integrators für Business Central.

Typische Fehler bei Business-Central-Integrationen

• Zu viele Einzelaufrufe. Wer jeden Datensatz einzeln überträgt, läuft schnell in die Drosselung.
• Unklare Verantwortung. Nach dem Go-live fühlt sich niemand zuständig, bis ein Auftrag fehlt.
• Eigene Felder ohne Dokumentation. Spätere Updates oder ein Partnerwechsel werden dadurch teuer.
• App ohne Prüfung der deutschen Anforderungen. Formate, Steuerlogik und Archivierung fallen erst im Betrieb auf.
• Kein Testfall für den Ausnahmefall. Stornos, Retouren und Teillieferungen entscheiden, ob die Integration trägt.

Diese Fehler ähneln denen aus anderen ERP-Projekten; eine Übersicht bietet Fehler im ERP-Projekt.

Nächster Schritt

Beschreiben Sie Ihre wichtigsten Datenflüsse, die beteiligten Systeme und die Menge der Transaktionen. Damit lässt sich einschätzen, ob ein Standard-Connector reicht, eine App sinnvoll ist oder eine eigene Schnittstelle nötig wird. Über unseren kostenlosen Service lernen Sie Integratoren kennen, die Business Central im Mittelstand betreuen; wie das abläuft, steht unter So funktioniert die Vermittlung. Die Entwicklung der Kosten für Lizenzen und Projekte betrachtet Business Central: Preise.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.