Gesetzliche Anforderungen an ein ERP-System: die Pflichtenliste für Deutschland

Wer ein ERP für ein deutsches Unternehmen auswählt, kauft nicht nur Funktionen, sondern auch Rechtssicherheit. Die ERP gesetzlichen Anforderungen verteilen sich auf mehrere Gesetze: Umsatzsteuergesetz, Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch, Einkommensteuergesetz, Sozialgesetzbuch und Datenschutzrecht. Das Finanzamt, die Einzugsstellen der Krankenkassen und die Datenschutzaufsicht prüfen jeweils aus ihrer Sicht, ob Ihre Software ordnungsgemäß arbeitet. Diese Seite ordnet die Pflichten, übersetzt sie in Anforderungen an das System und nennt, was Sie beim Hersteller und beim Integrator abfragen sollten.

Die Auflistung stützt sich ausschließlich auf die genannten gesetzlichen Quellen. Sie ersetzt keine Beratung durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater. In der Praxis arbeiten Mittelstand und ERP-Integrator hier ohnehin zusammen: Die Kanzlei, häufig mit DATEV als Gegenstelle, sagt, was gemeldet und exportiert werden muss, das ERP muss es liefern.

Der Überblick: sechs Pflichtbereiche

Für ein ERP in Deutschland sind sechs Bereiche relevant. Nicht jeder trifft jedes Unternehmen, aber die ersten vier betreffen praktisch alle.

1. Rechnungen und E-Rechnung (UStG)
2. Umsatzsteuer und Voranmeldung (UStG, ELSTER)
3. Buchführung und Aufbewahrung (AO, HGB, GoBD)
4. Lohn und Sozialversicherung (EStG, SGB IV)
5. Datenschutz (DSGVO, BDSG)
6. Kassensysteme, sofern Sie Bargeschäfte über ein elektronisches Aufzeichnungssystem abwickeln (AO, KassenSichV)

Die Tabelle am Ende fasst alles zusammen. Zuerst die Details.

1. Rechnungsstellung und E-Rechnung

Was das Gesetz sagt

Nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen oder einem zwischen Aussteller und Empfänger vereinbarten Format, das die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben erlaubt. In der deutschen Praxis begegnen Ihnen dafür vor allem XRechnung und ZUGFeRD.

Eine Rechnung, die diese Definition nicht erfüllt, ist eine sonstige Rechnung. Sie kann in einem anderen elektronischen Format, etwa als PDF, oder auf Papier übermittelt werden.

Zu den Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG gehören unter anderem:

• vollständiger Name und Anschrift von Unternehmer und Leistungsempfänger,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Ausstellungsdatum und Zeitpunkt der Leistung,
• eine einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer,
• Art und Umfang der Leistung,
• Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag.

Außerdem müssen nach § 14 Absatz 3 UStG Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein, etwa durch innerbetriebliche Kontrollverfahren, eine qualifizierte elektronische Signatur oder bei elektronischen Rechnungen durch EDI. Die Rechnung ist laut § 14 Absatz 2 UStG innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung auszustellen.

Die Übergangsfristen

Der Gesetzgeber hat die Umstellung gestaffelt. Das ist für die Planung Ihres ERP-Projekts entscheidend, weil sich daraus Ihr Zeitfenster ergibt.

Der Fahrplan endet also auch für die kleinsten Unternehmen mit Ablauf des Jahres 2027. Wer jetzt ein ERP einführt, sollte die Ausgangsrechnung im E-Rechnungsformat von Anfang an einplanen und nicht als späteres Update.

Was Ihr ERP leisten muss

• Ausgangsrechnungen im strukturierten Format erzeugen, mit allen Pflichtangaben und einer lückenlosen, nie doppelt vergebenen Nummernlogik.
• Eingangsrechnungen im XML-Format einlesen, prüfen und buchen, ohne dass jemand Werte abtippt. Das Finanzamt-Portal ELSTER bietet Unternehmen übrigens einen E-Rechnungs-Viewer, der Rechnungen im XML-Format anzeigt, ersetzt aber kein ERP.
• Rechnungen mit Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Steuersatzaufschlüsselung sauber führen, auch bei gemischten Steuersätzen.
• Das empfangene Original unverändert archivieren.

Was Sie beim Hersteller und Integrator prüfen

• Welche Formate unterstützt die aktuelle Version beim Versand und beim Empfang, und wie werden Formatänderungen ausgeliefert?
• Wird die Validierung gegen die Norm im Standard geprüft oder nur über Zusatzmodule?
• Wer pflegt den Rechnungsweg zu Behörden und Großkunden, die eigene Anforderungen stellen?

Mehr Praxis finden Sie im Ratgeber zur E-Rechnung im ERP.

2. Umsatzsteuer und Voranmeldung

Die Regeln

Der Regelsteuersatz beträgt nach § 12 Absatz 1 UStG 19 Prozent der Bemessungsgrundlage. Der ermäßigte Satz von 7 Prozent nach § 12 Absatz 2 UStG gilt unter anderem für Lebensmittel, den öffentlichen Personenverkehr und die Gastronomie (ohne Getränke). Außerdem sieht § 12 Absatz 3 UStG unter Bedingungen einen Satz von 0 Prozent für die Lieferung bestimmter Solarmodule an Betreiber einer Photovoltaikanlage vor, unter anderem bis zu einer Höchstleistung von 30 Kilowatt.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist nach § 18 UStG spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abzugeben, die Zahlung ist am selben Tag fällig. Regelmäßig ist der Zeitraum das Kalendervierteljahr; er wird zum Kalendermonat, wenn die Steuer des Vorjahres 9.000 Euro übersteigt, und eine Befreiung von der Voranmeldung ist unterhalb von 2.000 Euro möglich. Die Übermittlung erfolgt elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz. Mit der Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat. Bei Monatszahlern ist sie laut ELSTER an eine Sondervorauszahlung in Höhe eines Elftels der Summe der Vorauszahlungen des Vorjahres geknüpft.

Das Kleinunternehmer-Regime nach § 19 UStG greift, wenn der Umsatz des Vorjahres 25.000 Euro nicht überstiegen hat und der laufende Umsatz 100.000 Euro nicht übersteigt. Wer darauf verzichtet, ist mindestens fünf Kalenderjahre daran gebunden.

Was Ihr ERP leisten muss

• Steuerschlüssel pflegen, die sich auf Artikel, Kunde und Vorgang vererben, einschließlich ermäßigtem Satz und Sonderfällen.
• Eine Steuerauswertung liefern, aus der sich die Voranmeldung ableiten lässt, und den Datensatz entweder selbst über ELSTER übermitteln oder sauber an die Finanzbuchhaltung bzw. an die Kanzlei übergeben. ELSTER erlaubt die kostenlose Übertragung entweder über Mein ELSTER mit einmaliger Registrierung oder über kompatible Drittsoftware.
• Wechsel zwischen Monats- und Quartalsmeldern sowie Kleinunternehmer-Status abbilden.

Prüffragen

Wer erzeugt die Voranmeldung, das ERP oder die externe Finanzbuchhaltung? Wie schnell passt der Hersteller Steuersätze an, wenn der Gesetzgeber sie ändert? Wer zeichnet verantwortlich, wenn ein Steuerschlüssel falsch hinterlegt wurde: Ihr Team, die Kanzlei oder der Integrator, der die Stammdaten eingerichtet hat?

3. Buchführung, Archivierung und GoBD

Ordnungsmäßige Buchführung

Nach § 146 Absatz 1 AO sind Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen; Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden. Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und auch nicht so, dass unsicher bleibt, wann die Änderung erfolgte. Das ist die gesetzliche Grundlage für Änderungsprotokolle und Stornologik im ERP. Nach § 146 Absatz 5 AO dürfen Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden und die Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und unverzüglich lesbar zu machen sind. § 146 Absatz 6 AO weitet das auf freiwillig geführte, steuerlich bedeutsame Aufzeichnungen aus.

Wo diese Anforderungen im Detail ausgelegt werden, behandelt unser Ratgeber zu GoBD und ERP.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Für Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute gilt bei Buchungsbelegen nach § 257 HGB eine Frist von zehn Jahren. Die Frist beginnt laut § 257 HGB mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, das Inventar aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Beleg entstanden ist. Bei Rechnungen beginnt sie nach § 14b UStG am Ende des Kalenderjahres der Ausstellung.

Digital archivieren

§ 147 Absatz 2 AO erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die Wiedergabe bildlich und inhaltlich übereinstimmt, die Daten während der gesamten Frist verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Das HGB verlangt in § 257 ebenfalls Verfügbarkeit und Lesbarkeit in angemessener Frist.

Zusätzlich kann das Finanzamt bei einer Prüfung nach § 147 Absatz 6 AO die gespeicherten Daten einsehen, das Datenverarbeitungssystem des Unternehmens nutzen, die Auswertung nach seinen Vorgaben verlangen oder die Daten auf einem auswertbaren Datenträger anfordern. Die Kosten trägt das geprüfte Unternehmen.

Wo die Daten liegen dürfen

Rechnungen müssen laut § 14b Absatz 2 UStG im Inland oder in den in § 1 Absatz 3 UStG genannten Gebieten aufbewahrt werden. Die elektronische Buchführung darf nach § 146 Absatz 2a AO in einen anderen EU-Mitgliedstaat verlagert werden, wenn der vollständige Datenzugriff gesichert ist. Für Drittstaaten verlangt § 146 Absatz 2b AO einen schriftlichen oder elektronischen Antrag und die Bewilligung der Finanzbehörde. Das betrifft Sie direkt, wenn Sie über ein Cloud-ERP nachdenken. Mehr dazu in unserem Vergleich Cloud-ERP oder On-Premise.

Was Ihr ERP leisten muss

• Buchungen nach Festschreibung nicht mehr überschreibbar machen, Korrekturen nur per Storno oder Gegenbuchung mit Zeitstempel und Benutzer.
• Belege mit ihren Buchungen verknüpfen und über die gesamte Frist lesbar halten, auch nach Versionswechseln der Software.
• Einen Datenexport für Betriebsprüfungen bereitstellen, den Prüfer maschinell auswerten können, sowie eine Schnittstelle zur Kanzlei.
• Berechtigungen und Änderungsprotokolle so führen, dass sich nachvollziehen lässt, wer was wann geändert hat.

Was Sie prüfen

Fragen Sie nach einer Verfahrensdokumentation, die der Hersteller für sein Standardsystem liefert und die Ihr Integrator um Ihre Einrichtung ergänzt. Klären Sie, wie Altdaten nach einem Systemwechsel verfügbar bleiben; das gehört in jede ERP-Migration-Planung, und es ist ein Punkt, den Unternehmen beim Abschalten des alten Systems gern übersehen.

4. Lohn und Sozialversicherung

Die Regeln

Arbeitgeber müssen nach § 41a EStG die Lohnsteuer-Anmeldung abgeben und die Lohnsteuer spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums abführen. Der Zeitraum ist monatlich, wenn die Lohnsteuer des Vorjahres 5.000 Euro übersteigt, vierteljährlich zwischen 1.080 und 5.000 Euro und jährlich bis 1.080 Euro. Die Übermittlung erfolgt grundsätzlich per Datenfernübertragung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz.

Für die Sozialversicherung meldet der Arbeitgeber nach § 28a SGB IV jeden versicherungspflichtig Beschäftigten an die Einzugsstelle der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Meldungen gehen per maschinell verwertbarem Datenträger oder Datenübertragung; Papier ist nur zulässig, wenn die elektronische Übermittlung nicht möglich ist. Sie enthalten unter anderem Versicherungsnummer, Name, Geburtsdatum, Beginn der Beschäftigung und Betriebsnummer.

Was Ihr ERP leisten muss

Viele ERP-Systeme decken Personalabrechnung nur über Zusatzmodule oder Partnerlösungen ab. Entscheidend ist, dass Ihre Entgeltabrechnung die amtlichen Datensätze erzeugen kann und dass Buchungen aus dem Lohn automatisch in die Finanzbuchhaltung laufen. Bei Beschäftigtendaten gilt zugleich § 26 BDSG: Sie dürfen Daten für Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses verarbeiten; eine Einwilligung muss schriftlich oder elektronisch erfolgen, und der Arbeitgeber muss über Zweck und Widerrufsrecht aufklären.

Prüffragen

Wird die Lohnabrechnung im ERP selbst geführt, in einem Zusatzmodul oder in einem externen System der Kanzlei? Wer pflegt den Datensatz, wenn sich Meldeformate ändern? Wie werden Zugriffe auf Gehaltsdaten im ERP eingeschränkt?

5. Datenschutz: DSGVO und BDSG

Die Regeln

Die DSGVO gilt laut dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz (BfDI) seit dem 25. Mai 2018 in allen EU-Mitgliedstaaten. Verstöße können mit Geldbußen bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.

Bei einer Datenpanne gilt nach Artikel 33 DSGVO: Meldung an die Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnis. Wer die Melde- und Benachrichtigungspflichten der Artikel 33 und 34 verletzt, riskiert nach Artikel 83 Absatz 4 eine Geldbuße bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Die Meldung beschreibt die Art der Verletzung, die Kategorien und ungefähre Zahl der Betroffenen, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, die wahrscheinlichen Folgen und die ergriffenen Maßnahmen; Angaben dürfen schrittweise nachgereicht werden.

Einen Datenschutzbeauftragten müssen Sie nach § 38 BDSG benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von der Mitarbeiterzahl ist die Benennung Pflicht, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist oder personenbezogene Daten geschäftsmäßig zur Übermittlung oder für Markt- und Meinungsforschung verarbeitet werden.

Was Ihr ERP leisten muss

• Rollen- und Berechtigungskonzept, das Kunden-, Lieferanten- und Personaldaten trennt.
• Protokollierung von Zugriffen und Änderungen, damit Sie im Ernstfall binnen kürzester Zeit beschreiben können, was betroffen ist.
• Löschkonzept, das sich mit den Aufbewahrungspflichten vereinbaren lässt: Daten, die das Handels- und Steuerrecht aufzubewahren verlangt, dürfen nicht vorzeitig verschwinden; alles andere sollte geordnet gelöscht oder gesperrt werden können.
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Hersteller bzw. Cloud-Anbieter und Klarheit über Unterauftragnehmer und Serverstandorte.

Prüffragen

Wo liegen die Daten, und wer darf als Support darauf zugreifen? Wie wird ein Zugriff durch den Integrator während des Projekts geregelt und danach wieder entzogen? Gibt es eine Auskunfts- und Exportfunktion für betroffene Personen?

6. Kassensysteme: nur wenn sie zutreffen

Dieser Bereich betrifft Einzelhandel, Gastronomie, Dienstleister mit Barumsatz und alle Betriebe, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen. Reine Buchhaltungssoftware ist ausgenommen.

Die Regeln

Nach § 1 KassenSichV sind elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Nicht dazu zählen Fahrscheinautomaten, Park- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Spielgeräte und Buchhaltungssoftware. Taxameter und Wegstreckenzähler gehören dagegen dazu, auch als App.

§ 146a AO verlangt, jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Die TSE besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle. Außerdem ist dem an dem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg auszustellen; bei Verkäufen an eine Vielzahl nicht bekannter Personen sind Ausnahmen möglich. Name, Steuernummer, Seriennummer und Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Systems sind dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats mitzuteilen.

Das BSI zertifiziert die TSE nach der Technischen Richtlinie TR-03153-1 (aktuelle Version 1.1.1), die Sicherheitszertifizierung folgt den Common-Criteria-Schutzprofilen SMAERS und CSP. Zertifiziert wird die TSE, nicht das gesamte Kassensystem. Die Sicherheitszertifikate gelten in der Regel acht Jahre, mit einer Neubewertung nach fünf Jahren.

Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO ist eine unangekündigte Prüfung der Kassenaufzeichnungen außerhalb einer Außenprüfung, während der Geschäftszeiten. Die Behörde kann Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen sowie die Datenübermittlung über die digitale Schnittstelle verlangen, auf Kosten des Steuerpflichtigen. Nach § 379 AO drohen bei vorsätzlicher oder leichtfertiger unrichtiger Verwendung oder mangelhaftem Schutz eines vorgeschriebenen Aufzeichnungssystems Bußgelder bis zu 25.000 Euro, bei unrichtigen Belegen bis zu 5.000 Euro.

Was Sie prüfen

Hat Ihr ERP eine eigene Kassenkomponente oder arbeitet es mit einer externen Kasse zusammen? Wird die TSE im Standard angebunden? Werden die Kassenumsätze zeitnah und nachvollziehbar in die Buchhaltung übernommen? Wer meldet Anschaffung und Außerbetriebnahme von Kassen an das Finanzamt?

Die Pflichten im Überblick: Anforderung, ERP-Funktion, Stelle

Wie sich die ERP-Systeme einordnen lassen

Alle im Netzwerk betrachteten Systeme, Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One, Sage, Oracle NetSuite und weclapp, sind Standardsoftware für Unternehmen. Welche deutschen Pflichten im Standard enthalten sind und welche erst über eine Lokalisierung oder Zusatzmodule dazukommen, unterscheidet sich je nach Produkt, Version und Betriebsform. Behaupten Sie deshalb nie vorab, ein Produkt sei „GoBD-konform“ oder „E-Rechnung-fähig“: Fragen Sie nach der konkreten Version, dem Funktionsumfang und der Verfahrensdokumentation, und lassen Sie es sich im Test mit Ihren eigenen Belegen zeigen.

Eine sinnvolle Reihenfolge:

1. Legen Sie Ihre Pflichten fest: Branche, Barumsätze, Personalabrechnung im Haus oder extern, Auslandsbezug.
2. Übersetzen Sie sie in ein Lastenheft mit klaren Muss-Kriterien.
3. Fragen Sie jeden Hersteller und Integrator nach der Umsetzung genau dieser Punkte.
4. Lassen Sie die Kanzlei die Schnittstellen und Exporte prüfen, bevor Sie unterschreiben.

Für die Produktauswahl hilft die Seite zur ERP-Auswahl; kleine und mittlere Betriebe finden Hinweise unter ERP für KMU.

Typische Lücken in der Praxis

• Verfahrensdokumentation fehlt. Das ERP ist eingerichtet, aber niemand hat festgehalten, wie Belege entstehen, wer freigibt und wie archiviert wird.
• Altsystem wird abgeschaltet, Daten sind weg. Die Aufbewahrungsfristen laufen weiter, auch wenn das alte System längst stillgelegt ist.
• E-Rechnung nur halb umgesetzt. Der Versand klappt, der Empfang und die Weiterverarbeitung im Einkauf nicht.
• Berechtigungen zu großzügig. Jeder Anwender sieht Gehälter oder Kundendaten, weil die Rollen im Projekt nicht sauber gebaut wurden.
• Steuerschlüssel nicht gepflegt. Bei Sonderfällen und ermäßigtem Satz entstehen falsche Auswertungen, die erst bei der Voranmeldung auffallen.
• Kasse und ERP laufen nebeneinander. Aufzeichnungen sind geschützt, aber die Übergabe in die Buchhaltung ist nicht nachvollziehbar.

Die richtigen Fragen an Integrator und Hersteller

Ein guter Integrator beantwortet diese Fragen konkret und schriftlich:

• Welche gesetzlichen Funktionen sind im Standard enthalten, welche kommen aus Zusatzmodulen, und wer haftet für deren Aktualisierung?
• Wie läuft ein Update, wenn der Gesetzgeber ein Format oder einen Steuersatz ändert?
• Wie wird die Verfahrensdokumentation erstellt und gepflegt?
• Wie sieht der Datenexport für eine Betriebsprüfung aus, und wer hat ihn schon einmal durchgeführt?
• Wie ist die Zusammenarbeit mit unserer Steuerberatung geregelt?

Wie Sie einen geeigneten Partner finden, steht im Ratgeber ERP-Integrator finden. Den Ablauf des Projekts selbst beschreibt ERP-Einführung. Und wie wir Sie mit einem passenden Integrator zusammenbringen, erklärt die Seite So funktioniert es: kostenlos für Sie, unverbindlich, ohne Bindung an einen Hersteller.

Fazit

Gesetzliche Anforderungen sind kein Randthema im ERP-Projekt, sondern ein Teil des Fundaments. Sie bestimmen, welche Funktionen Sie brauchen, wie Sie Daten ablegen und wie Ihr Betrieb auf Prüfungen vorbereitet ist. Wer die Pflichten vor der Auswahl sammelt, in das Lastenheft schreibt und sich vom Integrator belegen lässt, vermeidet nachträgliche Umbauten und bleibt gegenüber Finanzamt, Krankenkassen und Datenschutzaufsicht auf der sicheren Seite.

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