Den passenden ERP auswählen: So gehen Sie Schritt für Schritt vor

Ein ERP-System begleitet ein Unternehmen über viele Jahre. Es verbindet Einkauf, Lager, Produktion, Vertrieb, Finanzen und Personal in einer gemeinsamen Datenbasis, und es lässt sich nach der Einführung nur mit erheblichem Aufwand wieder austauschen. Wer einen ERP auswählen möchte, trifft deshalb keine Softwareentscheidung im engen Sinn, sondern eine Entscheidung über Arbeitsweise, Partner und Investitionsrahmen für lange Zeit.

Dieser Ratgeber zeigt eine belastbare Methode, mit der Sie als Geschäftsführung, Finanzleitung oder IT-Verantwortliche einen ERP auswählen, ohne sich von Demos oder Preislisten leiten zu lassen. Sie erfahren, welche Schritte aufeinander folgen, welche Kriterien der ERP-Auswahl wirklich zählen und wie Sie Angebote mit einem Bewertungsraster vergleichbar machen. Wenn Sie zuerst die Grundlagen klären möchten, lesen Sie vorab unseren Beitrag Was ist ein ERP-System?.

Warum die ERP-Auswahl so oft schiefgeht

Viele Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an der Auswahl. Typische Ursachen wiederholen sich seit Jahren:

• Die Auswahl beginnt mit Produktnamen statt mit Prozessen. Wer zuerst nach „dem besten ERP“ sucht, vergleicht Merkmallisten, die mit dem eigenen Alltag wenig zu tun haben.
• Die Fachbereiche werden zu spät beteiligt. Die Geschäftsführung entscheidet, und die Anwender sollen später mit dem Ergebnis arbeiten.
• Der Preis der Lizenz oder des Abonnements steht im Vordergrund, während Einführung, Anpassung, Schulung, Betrieb und Weiterentwicklung kaum betrachtet werden.
• Der Integrator wird nach der Software gewählt, obwohl seine Erfahrung mit Ihrer Branche oft wichtiger ist als der Funktionsumfang.
• Demonstrationen zeigen Standardszenarien. Ihre Sonderfälle, die den Alltag tatsächlich prägen, kommen nicht vor.

Eine systematische Auswahl begegnet all diesen Risiken. Sie kostet zu Beginn Zeit, spart aber später ein Vielfaches an Nacharbeit. Einen Überblick über die häufigsten Stolpersteine finden Sie in unserem Beitrag zu den typischen Fehlern im ERP-Projekt.

Schritt eins: Ziele und Ausgangslage klären

Bevor Sie ein einziges Produkt anschauen, beantworten Sie intern eine einfache Frage: Warum soll das bisherige System ersetzt oder ergänzt werden? Die Antwort bestimmt alles Weitere. Mögliche Auslöser sind:

• Die bestehende Lösung wächst nicht mit, etwa weil neue Standorte, Gesellschaften oder Vertriebskanäle hinzukommen.
• Daten liegen in Tabellen und Insellösungen, sodass Auswertungen mühsam und fehleranfällig sind.
• Gesetzliche Anforderungen, etwa an die elektronische Rechnung, lassen sich mit dem Altsystem nicht mehr sauber abbilden.
• Der Hersteller entwickelt das Altsystem nicht weiter oder der Support läuft aus.
• Die Geschäftsführung braucht verlässliche Kennzahlen in Echtzeit.

Formulieren Sie zwei bis drei übergeordnete Ziele und legen Sie fest, woran Sie den Erfolg später messen. Ohne solche Leitplanken wird jede Diskussion über Funktionen beliebig. Benennen Sie außerdem eine verantwortliche Person für das Auswahlprojekt und eine kleine Gruppe aus den wichtigsten Fachbereichen. Diese Gruppe begleitet alle folgenden Schritte.

Schritt zwei: Prozesse und Anforderungen erfassen

Der wichtigste Arbeitsschritt ist die Bestandsaufnahme Ihrer Abläufe. Beschreiben Sie, wie ein Auftrag vom Angebot bis zur Zahlung läuft, wie Material beschafft, gelagert und verbraucht wird und wie Ihre Finanzbuchhaltung die Daten übernimmt. Halten Sie dabei vor allem die Stellen fest, an denen es heute hakt: doppelte Erfassung, Medienbrüche, manuelle Freigaben, fehlende Transparenz.

Aus dieser Bestandsaufnahme entstehen Anforderungen. Ordnen Sie sie in drei Gruppen:

1. Muss-Anforderungen, ohne die ein Produkt ausscheidet, zum Beispiel branchenspezifische Abläufe oder gesetzliche Vorgaben.
2. Soll-Anforderungen, die den Alltag spürbar erleichtern, aber durch Anpassung oder Zusatzmodule lösbar sind.
3. Kann-Anforderungen, die nett wären, aber keine Entscheidung tragen sollten.

Diese Ordnung verhindert, dass Wunschlisten die Auswahl dominieren. Wie Sie die Ergebnisse in ein belastbares Dokument überführen, beschreiben wir im Beitrag zum ERP-Lastenheft. Für die Auswahl genügt oft eine schlankere Fassung, entscheidend ist, dass sie schriftlich vorliegt und von den Fachbereichen bestätigt wurde.

Schritt drei: Die Auswahlkriterien festlegen

Aus den Anforderungen leiten Sie Kriterien ab, mit denen sich Produkte und Partner vergleichen lassen. Bewährt haben sich fünf Gruppen.

Funktionale Kriterien

Wie gut deckt der Standard Ihre Kernprozesse ab? Prüfen Sie Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Lagerwirtschaft und gegebenenfalls Produktion, Projektabwicklung oder Servicemanagement. Fragen Sie konkret, welche Ihrer Muss-Anforderungen im Standard erfüllt sind, welche eine Konfiguration erfordern und welche individuelle Entwicklung nötig machen. Je mehr Individualentwicklung, desto höher später der Aufwand bei jedem Versionswechsel.

Besonders wichtig sind branchenspezifische Fähigkeiten. Ein Fertigungsunternehmen braucht Stücklisten, Arbeitspläne und Kapazitätsplanung, ein Großhändler Konditionen, Chargen und Streckengeschäft, ein Dienstleister Zeiterfassung und Projektabrechnung. Unsere Seiten zu ERP für die Fertigung und ERP für den Großhandel zeigen, worauf es dort ankommt.

Technische Kriterien

Hier geht es um Betriebsmodell, Architektur und Anbindung. Klären Sie, ob Sie eine Cloud-Lösung, einen Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder eine Mischform wünschen. Die Abwägung beschreiben wir ausführlich im Beitrag Cloud-ERP oder On-Premise. Weitere Fragen:

• Welche Schnittstellen bestehen zu Ihrem Webshop, Ihrer Warenwirtschaft, Ihrem CRM, Ihrer Lohnabrechnung oder Ihren Banken?
• Wie werden Altdaten übernommen, und wer bereinigt sie?
• Wie flexibel lässt sich das System erweitern, ohne den Standard zu verlassen?
• Welche Anforderungen stellen Datenschutz und Informationssicherheit, und wo werden die Daten gespeichert?
• Wie gelingen Berechtigungskonzepte, Revisionssicherheit und die gesetzeskonforme elektronische Rechnung? Letzteres vertiefen wir im Beitrag zur E-Rechnung im ERP.

Gesamtkosten über die Nutzungsdauer

Vergleichen Sie nie nur Lizenz- oder Abonnementpreise. Zu den Gesamtkosten zählen Einführung und Beratung, Datenmigration, Anpassungen, Schnittstellen, Schulung, Betrieb, Wartung, Updates und der interne Aufwand Ihrer Mitarbeitenden. Verlangen Sie von jedem Anbieter eine Aufstellung nach denselben Positionen und rechnen Sie über einen realistischen Nutzungszeitraum. So wird sichtbar, dass ein günstiger Einstieg teuer werden kann, wenn viele Anpassungen nötig sind, und dass eine höherpreisige Lösung wirtschaftlich sein kann, wenn sie Ihren Standard besser trifft. Die Kostentreiber im Detail erläutert der Beitrag ERP-Kosten.

Ökosystem und Integratoren

Ein ERP-System wird nur so gut, wie es eingeführt wird. Prüfen Sie daher, ob in Ihrer Region erfahrene Integratoren mit Branchenkenntnis verfügbar sind, wie groß das Angebot an Zusatzlösungen und Erweiterungen ist und wie sich Support, Schulung und Weiterentwicklung gestalten. Ein starkes Partnernetz erleichtert auch den Wechsel des Dienstleisters, falls die Zusammenarbeit nicht passt. Ein Produkt mit wenigen erfahrenen Partnern vor Ort ist dagegen ein Risiko, selbst wenn es technisch überzeugt.

Zukunftssicherheit des Herstellers

Bewerten Sie, wie verlässlich der Hersteller auftritt: Wie transparent ist die Produktstrategie, wie regelmäßig erscheinen Aktualisierungen, wie verbindlich sind Zusagen zur Unterstützung künftiger Versionen, und wie gut bleibt das Produkt bei Gesetzesänderungen aktuell? Fragen Sie nach der Verbreitung im Mittelstand und in Ihrer Branche. Vermeiden Sie Spekulationen über Marktanteile; verlangen Sie stattdessen schriftliche Aussagen und überprüfbare Referenzen.

Schritt vier: Eine Vorauswahl treffen

Am Markt gibt es eine große Zahl an ERP-Lösungen. Sie müssen nicht alle prüfen. Mit Ihren Muss-Anforderungen und den Kriterien schrumpft die Liste schnell. Beschränken Sie sich auf wenige Produkte, die zu Unternehmensgröße, Branche und Betriebsmodell passen.

Unsere Übersicht ERP-Software stellt die Lösungen vor, die wir auf dieser Plattform begleiten, jeweils mit Zielgruppe und typischen Stärken:

• Odoo ist modular aufgebaut und wird häufig von wachsenden Unternehmen gewählt, die Funktionen schrittweise ergänzen möchten. Mehr zum offenen Ansatz im Beitrag Open-Source-ERP.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen und lässt sich eng mit der Microsoft-Umgebung verbinden.
• SAP Business One ist die ERP-Lösung des Herstellers SAP für kleinere und mittlere Unternehmen und deckt die Kernprozesse in einer einheitlichen Anwendung ab.
• Sage ist ein etablierter Anbieter für Finanzen und Unternehmenssteuerung mit Lösungen für den Mittelstand.
• Oracle NetSuite ist eine Cloud-Lösung, die besonders für wachsende und international tätige Unternehmen infrage kommt.
• weclapp ist ein cloudbasiertes ERP-System mit Schwerpunkt auf kleineren und mittleren Unternehmen im deutschsprachigen Raum.

Auch wenn Sie bereits eine Präferenz haben: Nehmen Sie mindestens zwei Alternativen mit in die engere Wahl, damit Sie überhaupt vergleichen können. Direkte Gegenüberstellungen finden Sie im Bereich Vergleiche, etwa Odoo gegen Business Central oder SAP Business One gegen Business Central. Wenn Sie sich noch in der Orientierung befinden, hilft auch der Beitrag ERP für KMU.

Schritt fünf: Das Bewertungsraster aufbauen

Ein Bewertungsraster macht aus Eindrücken einen nachvollziehbaren Vergleich. Der Aufbau ist einfach: Sie legen die Kriterien fest, vergeben jedem eine Gewichtung nach seiner Bedeutung für Ihr Unternehmen und bewerten jedes Angebot mit einer einheitlichen Notenskala. Multipliziert man Note und Gewichtung und addiert die Ergebnisse, erhält man einen Gesamtwert je Anbieter.

Wichtig ist die Reihenfolge: Legen Sie die Gewichtung fest, bevor Sie Angebote sehen. Sonst wird sie unbewusst so angepasst, dass das sympathischste Angebot gewinnt. Das folgende Beispiel zeigt eine mögliche Struktur. Die Gewichtungen sind bewusst nur als Stufen angegeben und müssen an Ihre Situation angepasst werden.

Zwei Hinweise zur Anwendung. Erstens: Muss-Anforderungen sind Ausschlusskriterien. Ein Anbieter, der eine davon nicht erfüllt, scheidet aus, unabhängig von seiner Punktzahl. Zweitens: Lassen Sie mehrere Personen unabhängig voneinander bewerten und vergleichen Sie die Ergebnisse. Große Abweichungen zeigen, wo Klärungsbedarf besteht, und sie sind aufschlussreicher als der Durchschnitt.

Schritt sechs: Angebote einholen und vergleichbar machen

Senden Sie Ihre Anforderungen an die Anbieter und Integratoren der engeren Wahl. Je präziser die Unterlage, desto besser vergleichbar sind die Antworten. Bitten Sie ausdrücklich um:

• eine Beschreibung des Projektvorgehens und der Aufgabenverteilung zwischen Integrator und Ihrem Team,
• eine nach Positionen gegliederte Kostenaufstellung mit klarer Trennung von einmaligen und laufenden Kosten,
• eine Aussage, welche Anforderungen im Standard, per Konfiguration oder per Entwicklung umgesetzt werden,
• Angaben zu Betrieb, Support und Updates nach der Einführung,
• Referenzen aus vergleichbaren Unternehmen.

Achten Sie darauf, ob Angebote Annahmen enthalten, die den Preis später verändern können. Ein niedriger Festpreis auf Basis unklarer Annahmen ist selten ein Vorteil. Hilfreich ist es, Annahmen und Abgrenzungen vor dem Vergleich schriftlich bestätigen zu lassen.

Schritt sieben: Demonstrationen mit Ihren eigenen Abläufen

Die Standarddemo eines Anbieters ist auf Wirkung ausgelegt. Aussagekräftig wird eine Vorführung erst, wenn Sie das Drehbuch vorgeben. Wählen Sie vorab einige typische und einige schwierige Szenarien aus Ihrem Alltag, zum Beispiel einen Auftrag mit Sonderkondition, eine Teillieferung, eine Reklamation oder einen Monatsabschluss. Geben Sie diese Szenarien den Anbietern rechtzeitig und lassen Sie sie mit möglichst realistischen Daten durchspielen.

So gehen Sie bei der Demo vor:

1. Laden Sie neben der Führungsebene auch künftige Anwender ein. Sie erkennen Schwächen im Alltag schneller.
2. Lassen Sie die Szenarien in der vereinbarten Reihenfolge zeigen und unterbrechen Sie, wenn vom Drehbuch abgewichen wird.
3. Fragen Sie bei jeder Funktion, ob sie zum Standard gehört, konfiguriert oder entwickelt wurde.
4. Bewerten Sie unmittelbar nach der Vorführung im Raster, solange die Eindrücke frisch sind.
5. Testen Sie, wenn möglich, selbst: Eine Testumgebung, in der Ihre Anwender eigene Eingaben vornehmen, zeigt Bedienbarkeit deutlicher als jede Präsentation.

Beobachten Sie dabei auch den Integrator. Stellt er Rückfragen zu Ihren Prozessen, oder zeigt er vor allem Produktfolien? Ein guter Partner versteht Ihr Geschäft, bevor er Lösungen anbietet.

Schritt acht: Referenzen prüfen und Gespräche führen

Referenzen sind das wirksamste Mittel gegen Marketingversprechen. Bitten Sie um Kontakte aus Unternehmen, die Ihnen in Größe, Branche und Komplexität ähneln, und sprechen Sie mit ihnen direkt. Aussagekräftige Fragen sind zum Beispiel:

• Wie verlief das Projekt im Vergleich zur ursprünglichen Planung bei Aufwand und Ablauf?
• Welche Anforderungen mussten nachträglich geändert oder zusätzlich beauftragt werden?
• Wie reagiert der Integrator bei Störungen und nach der Inbetriebnahme?
• Wie zufrieden sind die Anwender im Alltag?
• Würden Sie denselben Partner und dasselbe Produkt wieder wählen?

Fragen Sie auch nach Dingen, die nicht gut liefen. Ehrliche Referenzgeber nennen sie bereitwillig, und die Art, wie der Integrator damit umgegangen ist, sagt viel über die künftige Zusammenarbeit. Wie Sie einen geeigneten Partner generell finden und beurteilen, behandelt der Beitrag ERP-Integrator finden.

Schritt neun: Entscheidung, Verhandlung und Vertrag

Mit Raster, Demonstrationen und Referenzen liegt eine fundierte Entscheidungsgrundlage vor. Führen Sie die Ergebnisse in einer kurzen Entscheidungsvorlage zusammen, die Gesamtwert, Stärken, Risiken und offene Punkte der Favoriten beschreibt. Verhandeln Sie anschließend nicht nur über den Preis, sondern über Inhalt und Verbindlichkeit:

• Leistungsumfang und Abgrenzung, einschließlich der Frage, was ausdrücklich nicht enthalten ist,
• Verantwortlichkeiten, Mitwirkungspflichten und Abnahmekriterien,
• Regelungen zu Änderungswünschen und zusätzlichem Aufwand,
• Support, Reaktionszeiten und Zuständigkeit nach dem Start,
• Vertragslaufzeiten, Kündigungsmöglichkeiten und Zugriff auf Ihre Daten bei einem Wechsel.

Ziehen Sie bei komplexen Verträgen rechtliche Beratung hinzu. Gleichzeitig lohnt es sich, den Projektablauf bereits vor der Unterschrift grob abzustimmen. Wie die Einführung anschließend abläuft, erklärt der Beitrag ERP-Einführung. Wer ein bestehendes System ablöst, findet im Beitrag zur ERP-Migration die wichtigsten Punkte zur Datenübernahme.

Typische Entscheidungsfallen

Auch mit gutem Verfahren gibt es Muster, die Entscheidungen verzerren. Behalten Sie diese im Blick:

• Der Sympathie-Effekt: Ein souveräner Vertriebsmitarbeiter oder ein gelungener Auftritt ersetzt keine Prüfung. Das Raster schützt davor.
• Der Funktionsüberhang: Mehr Funktionen bedeuten nicht mehr Nutzen. Jede ungenutzte Funktion erhöht Komplexität und Schulungsaufwand.
• Die Anpassungsfalle: Wer das System an jede bestehende Gewohnheit anpasst, verliert die Vorteile des Standards. Prüfen Sie, ob ein Prozess nicht besser geändert wird, als die Software zu verbiegen.
• Die Preisfixierung: Der niedrigste Preis ist nur dann günstig, wenn der Leistungsumfang vergleichbar ist.
• Das Zeitargument: Druck durch Fristen oder zeitlich begrenzte Rabatte sollte die Gründlichkeit nicht ersetzen.
• Die Insellösung: Wenn nur ein Fachbereich entscheidet, drohen später Brüche. Binden Sie Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lager und IT ein.

Was nach der Auswahl zählt

Die Wahl des Systems ist ein Meilenstein, aber nicht das Ziel. Erfolg entsteht in der Einführung: mit klaren Verantwortlichkeiten, einem realistischen Plan, Schulung der Anwender und einer sauberen Datenbasis. Bereiten Sie interne Ressourcen vor, denn auch bei erfahrenem Integrator braucht das Projekt Mitarbeitende, die Prozesse erklären, Daten prüfen und Ergebnisse abnehmen. Planen Sie außerdem von Anfang an, wer das System nach dem Start betreut und weiterentwickelt.

So unterstützen wir Sie bei der Auswahl

ERP Integrator ist ein kostenloser Vermittlungsdienst. Wir sind keinem Hersteller verbunden und führen die Projekte nicht selbst durch. Sie schildern uns Ihr Vorhaben, wir stellen den Kontakt zu einem Integrator her, der zu Ihrer Branche, Ihrem Produktwunsch und Ihrer Unternehmensgröße passt. Der Integrator bewertet dann gemeinsam mit Ihnen Anforderungen und Angebot. Wie die Vermittlung im Einzelnen abläuft, lesen Sie unter So funktioniert es. Einen Gesamtüberblick über unsere Ratgeber bietet die Seite ERP-Ratgeber.

Kurz zusammengefasst

Wer einen ERP auswählen will, sollte nicht mit dem Produkt, sondern mit den eigenen Zielen und Prozessen beginnen. Aus den Anforderungen entstehen gewichtete Kriterien, aus den Kriterien ein Bewertungsraster, aus dem Raster ein fairer Vergleich. Demonstrationen mit eigenen Szenarien und Gespräche mit Referenzkunden prüfen, was Angebote versprechen. Betrachten Sie Software und Integrator gemeinsam, rechnen Sie in Gesamtkosten und halten Sie Annahmen schriftlich fest. So treffen Sie eine Entscheidung, die auch nach der Einführung noch trägt.

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