Wer in Deutschland einen Handels- oder Fertigungsbetrieb führt, merkt schnell: Ein ERP steht und fällt mit dem Lager. Die Lagerverwaltung in Business Central ist deshalb meist der Bereich, an dem sich entscheidet, ob ein Projekt im Alltag trägt. Microsoft zählt Einkauf und Lager zu den Modulen, die ein Consultant bei der Einrichtung konfiguriert, neben Finanzen, Verkauf und Anlagen. Auf dieser Seite geht es darum, was dahinter steckt und welche Entscheidungen Sie vor dem Start treffen sollten.
Was Business Central im Lager und Einkauf abdeckt
Das Zusammenspiel von Einkauf, Lager und Verkauf läuft in Business Central über dieselben Stammdaten und Buchungslogiken. Eine Bestellung erzeugt erwarteten Zugang, der Wareneingang bucht den Bestand, die Rechnung des Lieferanten löst die Verbindlichkeit in der Buchhaltung aus. Wie diese Stufen getrennt oder zusammengefasst werden, legen Sie fest.
| Bereich | Typische Funktionen | Entscheidung vor dem Start |
|---|---|---|
| Artikelstamm | Artikel, Varianten, Einheiten, Lieferantenzuordnung | Wie fein werden Varianten geführt? |
| Lagerstruktur | Lagerorte, Lagerplätze, Umlagerungen | Reicht der Lagerort oder brauchen Sie Plätze? |
| Rückverfolgung | Chargen, Seriennummern, Ablaufdaten | Welche Artikel sind betroffen? |
| Disposition | Mindestbestand, Bestellpunkt, Bestellvorschläge | Wer prüft und gibt frei? |
| Einkauf | Anfragen, Bestellungen, Wareneingang, Rechnungsprüfung | Welche Freigabestufen gelten? |
| Bewertung | Durchschnitt, FIFO, Standardkosten | Was verlangt Ihr Steuerberater? |
Artikel, Varianten und Stammdaten
Der Artikelstamm ist das Fundament. Hier liegen Basiseinheit, Bewertungsverfahren, Lieferant, Wiederbeschaffungszeit und Dispositionsparameter. Fehler an dieser Stelle setzen sich in jede Bestellung und jede Inventur fort.
Für Artikel mit Größen, Farben oder Ausführungen gibt es Varianten. Sie sind sinnvoll, wenn sich die Ausprägungen im Lager, nicht aber in Preis und Beschaffung stark unterscheiden. Bei grundverschiedenen Produkten ist ein eigener Artikel sauberer. Im Großhandel kippt diese Abwägung oft anders als in der Fertigung; mehr dazu finden Sie unter ERP für den Großhandel.
Praxisregel: Legen Sie Nummernkreise, Einheiten und Artikelkategorien fest, bevor Sie Daten aus dem Altsystem übernehmen. Eine nachträgliche Bereinigung ist aufwendiger als eine saubere Datenübernahme, wie sie bei der Einführung von Business Central geplant wird.
Lagerorte, Lagerplätze und Bewegungen
Ein Lagerort kann ein Hauptlager, ein Außenlager, ein Konsignationslager oder ein Fahrzeug sein. Für jeden Lagerort entscheiden Sie, wie detailliert gearbeitet wird:
- Einfache Lagerführung: Bestand je Lagerort, Buchung direkt mit dem Beleg. Geeignet für überschaubare Läger.
- Mit Lagerplätzen: Der Bestand ist einem Platz zugeordnet, Einlagerung und Kommissionierung werden unterstützt.
- Mit Lagerlogistik: Wareneingang und Warenausgang laufen über eigene Lagerbelege, Aufträge für Einlagerung und Kommissionierung werden getrennt abgearbeitet.
Wichtig ist, nicht mehr Komplexität einzuführen, als der Betrieb braucht. Ein Mittelständler mit einem übersichtlichen Lager arbeitet mit der einfachen Variante meist schneller und mit weniger Schulungsaufwand. Mehrstufige Läger mit Pufferzonen, Versandbereichen und mehreren Hallen profitieren dagegen von den Lagerbelegen.
Wareneingang und Warenausgang
Beim Wareneingang wird gegen die Bestellung gebucht. Abweichungen bei Menge oder Qualität lassen sich direkt am Beleg erfassen, bevor der Bestand verfügbar wird. Beim Warenausgang läuft es spiegelbildlich: Der Verkaufsauftrag oder die Umlagerung erzeugt den Bedarf, die Kommissionierung stellt die Ware bereit, die Lieferung bucht den Bestand aus.
Für Streckengeschäfte gibt es die Direktlieferung, bei der der Lieferant direkt an Ihren Kunden liefert. Das Lager bleibt unberührt, Einkauf und Verkauf sind trotzdem verknüpft. Praktisch für Händler, die Randsortimente nicht bevorraten möchten.
Chargen, Seriennummern und Rückverfolgbarkeit
Wer Lebensmittel, Medizinprodukte, Chemie oder hochwertige Geräte handelt, muss im Zweifel belegen können, woher eine Ware kam und wohin sie ging. Business Central führt dafür Chargen- und Seriennummern über die Artikelverfolgung. Der Artikel erhält eine Verfolgungsart, die dann bei Zugang und Abgang verlangt wird.
Sinnvoll ist ein Blick auf die Branche. Für Lebensmittelhersteller stehen Mindesthaltbarkeit und Rückruf im Vordergrund, im Maschinenbau eher Seriennummern und Gewährleistung. Beides muss bereits im Pflichtenheft stehen, denn die Verfolgungsart eines Artikels lässt sich nach den ersten Buchungen nur eingeschränkt ändern.
Disposition und Wiederbeschaffung
Der Einkauf lebt von der Frage: Was brauche ich wann, und bei wem bestelle ich es? Business Central bietet dafür mehrere Dispositionsverfahren, die sich je Artikel einstellen lassen:
- Feste Bestellmenge oder Auffüllen bis Höchstbestand, wenn Verbrauch gleichmäßig ist und ein Meldebestand genügt.
- Auftragsbezogene Disposition, wenn nur das beschafft wird, was ein Kundenauftrag oder ein Fertigungsauftrag verlangt.
- Losweise Disposition, wenn Bedarf und Beschaffung eng gekoppelt sind.
Aus den Parametern entstehen Bestellvorschläge, die der Einkauf prüft, bündelt und in Bestellungen umwandelt. Die Qualität dieser Vorschläge hängt direkt an den Stammdaten: Wiederbeschaffungszeit, Sicherheitsbestand, Mindestbestellmenge und Standardlieferant müssen stimmen. Ein Integrator hilft hier, Parameter pro Artikelgruppe zu definieren statt jeden Artikel einzeln zu pflegen.
Für Betriebe mit eigener Fertigung kommt die Materialbedarfsplanung hinzu. Das Fertigungsmodul der Premium-Edition stützt sich laut Microsoft auf Stücklisten, Arbeitspläne, Arbeits- und Maschinenplätze sowie Fertigungsaufträge und ist mit Planung, Lager, Kalkulation, Fremdvergabe und Qualitätssicherung verbunden. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Produktion in Business Central.
Einkauf und Lieferanten
Der Einkaufsprozess in Business Central folgt einer klaren Belegkette: Bestellung, Wareneingang, Einkaufsrechnung, Zahlung. Dazwischen können Freigabe-Workflows liegen, zum Beispiel ab einem bestimmten Betrag oder für bestimmte Kostenstellen. Microsoft nennt Dimensionen und Genehmigungsworkflows ausdrücklich als Teil der Konfiguration.
Was im Alltag zählt:
- Lieferantenstamm: Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen, Standardlieferanten je Artikel.
- Einkaufspreise und Rabatte: gestaffelt nach Menge oder Zeitraum, pro Lieferant hinterlegt.
- Nebenkosten: Fracht, Zoll oder Verpackung lassen sich über Artikelzuschläge auf den Einstandspreis verteilen, sodass die Marge realistisch bleibt.
- Rechnungsprüfung: Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung, bevor gebucht wird.
Eingehende Rechnungen sind in Deutschland ein eigenes Thema. Die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen betrifft den Einkauf unmittelbar; wie Sie XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten, erklärt unser Ratgeber zur E-Rechnung im ERP. Und weil Belege nachvollziehbar und unveränderbar bleiben müssen, lohnt ein Blick auf GoBD im ERP. Die finanzielle Seite von Lager und Einkauf, also Verbindlichkeiten, Bestandskonten und Abstimmung mit dem Steuerberater, behandelt die Seite zur Buchhaltung in Business Central.
Inventur und Bestandsbewertung
Die Inventur ist für jeden Betrieb mit Lagerbestand Pflicht und für viele ein Kraftakt. Business Central unterstützt sowohl die Stichtagsinventur als auch die permanente Inventur: Zählerlisten werden erzeugt, Zählwerte erfasst, Differenzen ausgewiesen und erst nach Prüfung gebucht. So bleibt nachvollziehbar, wer was korrigiert hat.
Für die Bewertung wählen Sie je Artikel ein Verfahren, etwa gleitenden Durchschnitt, FIFO oder Standardkosten. Jede Wertbewegung des Lagers wird mit der Finanzbuchhaltung verknüpft. Das bedeutet: Wer die Bewertung später ändern will, muss mit Bewertungskorrekturen rechnen. Stimmen Sie das Verfahren deshalb vor dem Echtstart mit Ihrem Steuerberater und, falls vorhanden, mit Ihrer DATEV-Schnittstelle ab.
Als Faustregel gilt: Je weniger Ausnahmen Ihr Lager kennt, desto einfacher ist die Inventur. Chaotische Lagerplätze, nicht gebuchte Entnahmen und fehlende Wareneingangsbuchungen sind keine Software-, sondern Prozessprobleme. Ein ERP macht sie sichtbar, behebt sie aber nicht von allein.
Barcodes, mobile Geräte und Transporteure
Im Lager entscheidet die Erfassung über die Datenqualität. Mit Barcode-Scannern oder mobilen Geräten werden Wareneingang, Kommissionierung und Inventur direkt am Regal gebucht, statt später am Schreibtisch. Business Central bringt dafür eine mobile Anwendung mit, außerdem gibt es Erweiterungen von Drittanbietern für Handhelds und anspruchsvollere Lagerprozesse. Die Auswahl hängt von Ihren Geräten ab: Staub, Kälte, Handschuhe und Funkabdeckung in der Halle entscheiden oft mehr als der Funktionsumfang.
Beim Versand arbeiten Sie mit Spediteuren und Paketdiensten. Business Central verwaltet Zustelldienste im Stamm und kann Sendungsnummern am Beleg führen. Etiketten, Tracking und Übergabe der Versanddaten laufen häufig über Erweiterungen oder angebundene Versandsoftware. Was dabei technisch möglich ist und wie es sich in Ihre bestehende Systemlandschaft einfügt, beschreibt die Seite zu den Schnittstellen von Business Central. Wenn Sie zusätzlich einen Onlineshop betreiben, kommen Bestandsabgleich und Auftragsübernahme hinzu.
Worauf deutsche Mittelständler achten sollten
Die Anforderungen deutscher Betriebe sind vielschichtig: Rechnungen müssen den steuerlichen Vorgaben entsprechen, Buchungen müssen nachvollziehbar sein, und vielfach hängt eine Steuerkanzlei mit DATEV im Prozess. Dass Microsoft die Lokalisierung für Deutschland selbst bereitstellt, hilft, ersetzt aber keine Prüfung Ihrer Abläufe. Welche Besonderheiten für den deutschen Markt gelten, steht auf der Seite Business Central in Deutschland.
Typische Stolpersteine in Lager- und Einkaufsprojekten:
- Altdaten werden ungeprüft übernommen, Dubletten im Artikel- und Lieferantenstamm bleiben bestehen.
- Das Lager wird komplexer abgebildet, als es gelebt wird.
- Mitarbeiter im Lager sind nicht früh genug eingebunden und umgehen das System.
- Die Kosten für Lizenzen und Erweiterungen wurden nur für den Grundumfang kalkuliert. Einen Überblick liefert die Seite zu den Preisen von Business Central.
Wer sich zunächst einen Überblick über den Funktionsumfang verschaffen möchte, findet ihn bei den Modulen von Business Central.
Den passenden Integrator für Ihr Lager finden
Lager und Einkauf sind der Bereich, in dem Branchenerfahrung am meisten zählt. Ein Integrator, der Ihre Warenwirtschaft, Ihre Lagerlogistik und Ihre Lieferketten kennt, richtet Disposition, Lagerorte und Scannerprozesse anders ein als ein Generalist. Wir sind unabhängig und mit keinem Hersteller verbunden: Auf Basis Ihrer Anforderungen vermitteln wir Ihnen kostenlos einen passenden, zertifizierten Integrator. Wie das abläuft, steht unter So funktioniert es. Der Integrator führt das Projekt durch, wir stellen den Kontakt her.
Häufige Fragen
Eignet sich Business Central für eine Lagerverwaltung mit mehreren Standorten?
Ja, Lagerorte sind ein zentrales Konzept: Bestände werden je Lagerort geführt, Umlagerungen laufen als eigener Beleg zwischen den Standorten. Wie fein Sie darunter mit Lagerplätzen arbeiten, entscheiden Sie je Lagerort. Ein Integrator richtet das nach Ihrer Lagerstruktur ein, nicht nach einer Standardvorlage.
Kann Business Central Chargen und Seriennummern verwalten?
Ja, über die Artikelverfolgung lassen sich Chargen und Seriennummern je Artikel hinterlegen und von der Beschaffung bis zum Verkauf mitführen. Das ist relevant für Rückrufe und für Gewährleistungsfälle. Welche Pflichtfelder und Ablaufdaten Sie brauchen, klären Sie vor der Einrichtung mit Ihrer Qualitätssicherung.
Wie funktioniert die Bedarfsplanung und Disposition im Einkauf?
Business Central bietet Dispositionsverfahren, die aus Mindestbeständen, Bestellpunkten oder konkreten Aufträgen Bestellvorschläge erzeugen. Diese Vorschläge prüft der Einkauf und wandelt sie in Bestellungen um. Entscheidend sind saubere Wiederbeschaffungszeiten und Lieferantenzuordnungen in den Stammdaten.
Lassen sich Barcode-Scanner und Handhelds anbinden?
Ja, grundsätzlich lässt sich der Wareneingang, die Kommissionierung und die Inventur mit Scannern oder mobilen Geräten unterstützen. Welche Lösung passt, hängt von Ihren Geräten und Hallenbedingungen ab. Häufig kommen Erweiterungen von Drittanbietern zum Einsatz, die Ihr Integrator mit Ihnen auswählt.
Wie wird der Lagerbestand in Business Central bewertet?
Für jeden Artikel legen Sie ein Bewertungsverfahren fest, etwa gleitender Durchschnitt, FIFO oder Standardkosten. Die Lagerbewegungen werden mit der Finanzbuchhaltung verknüpft, sodass Bestandswerte nachvollziehbar bleiben. Abstimmen sollten Sie das Verfahren vorab mit Ihrem Steuerberater.
Quellen
- Microsoft Learn – Studienleitfaden MB-800
- Microsoft Learn – Fertigung in Business Central
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