Zu Business Central wechseln – so gelingt die Migration

Wer eine Migration zu Business Central plant, stellt schnell fest: Die Software ist der kleinere Teil. Entscheidend sind saubere Daten, ein klarer Stichtag, getestete Abläufe und ein Plan für den Fall, dass der Umstieg nicht wie vorgesehen verläuft. Diese Seite zeigt, wie Sie beim Umstieg auf Business Central vorgehen, ob Sie aus Excel, einer Buchhaltungssoftware oder einem alten ERP kommen, und was beim Versionswechsel innerhalb von Business Central zu beachten ist.

Gemeint sind hier zwei verschiedene Vorhaben, die oft verwechselt werden:

• die Migration vom Altsystem nach Business Central (Neueinführung mit Datenübernahme),
• die Migration zwischen Business-Central-Versionen bzw. von der eigenen Installation in die Cloud.

Für die Gesamtplanung eines Neuprojekts lesen Sie ergänzend die Seite zur Einführung von Business Central.

Von welchem Ausgangspunkt kommen Sie?

Der Weg hängt stark vom Quellsystem ab. Die folgende Übersicht hilft bei der ersten Einordnung.

Bei einem Altsystem, das Sie ohnehin ablösen wollen, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf den Ist-Zustand. Genau dafür gibt es die Prüfung und Projektübernahme, die auch bei einem festgefahrenen Projekt hilft.

Welche Werkzeuge stellt Microsoft für die Migration bereit?

Für den Weg in die Cloud bietet Microsoft ein eigenes Migrationswerkzeug. Es überführt Daten nach Business Central online aus folgenden Quellen:

• Business Central on-premises, direkt ab Version 25; Installationen der Versionen 15 bis 24 müssen zuvor auf mindestens Version 25 aktualisiert werden,
• Dynamics GP ab 2015,
• Dynamics SL ab 2015,
• jede andere SQL-Quelle über individuelle Migrationen.

Technisch muss die zu migrierende Lösung auf SQL Server 2016 oder neuer laufen, mit einem Kompatibilitätsgrad der Datenbank von mindestens 130. Wer noch Dynamics NAV einsetzt, wechselt zunächst auf Business Central on-premises und erst danach in die Cloud.

Kommen Sie von einer älteren Business-Central-Installation in Version 14, gibt es zwei Wege:

1. die vollständige Migration: erst Aktualisierung vor Ort auf mindestens Version 25, dann die Migration;
2. das Werkzeug zur Neuimplementierung für Version 14, das nur die wesentlichen Daten direkt in die Cloud übernimmt, nämlich Stammdaten, Eröffnungssalden und Einrichtung.

Für Quellen ohne SQL-Datenbank, also etwa Excel oder Exporte aus Fremdsystemen, empfiehlt Microsoft Konfigurationspakete und -vorlagen. Damit laden Sie die Daten zunächst in eine Installation vor Ort und nutzen danach das Cloud-Migrationswerkzeug. In der Praxis arbeiten Integratoren häufig auch direkt mit Konfigurationspaketen im Zielmandanten. Die Fähigkeit dazu ist übrigens Teil der Microsoft-Zertifizierung MB-800: Dort werden Mandanteneinrichtung per Assistent, Konfigurationspakete, Eröffnungsbuchungen im Journal und die Datenmigration geprüft. Ein Zertifikat ersetzt jedoch keine Referenzen; wie Sie einen passenden Partner finden, steht unter Business-Central-Integrator auswählen.

Datenübernahme: was mitnehmen, was nicht?

Der häufigste Fehler lautet: alles übernehmen, weil es vorhanden ist. Besser ist eine bewusste Auswahl nach dem Nutzen im Tagesgeschäft.

Stammdaten

Debitoren, Kreditoren, Artikel, Lagerorte, Kostenstellen und Stücklisten bilden das Fundament. Jeder fehlerhafte Datensatz hier erzeugt später falsche Belege. Bereinigen Sie vor dem Import:

• doppelte Geschäftspartner (häufig nach Firmenübernahmen oder Umfirmierungen),
• inaktive Artikel und Kunden ohne Bewegung,
• unvollständige Anschriften, Umsatzsteuer-Identnummern und Zahlungsbedingungen,
• uneinheitliche Mengeneinheiten.

Salden und offene Posten

Eröffnungssalden der Sachkonten sowie offene Debitoren- und Kreditorenposten übernehmen Sie zum Stichtag, in der Regel zum Monats- oder Geschäftsjahreswechsel. Der Abgleich mit der Summen- und Saldenliste Ihres Steuerberaters ist Pflicht, bevor irgendein Beleg im neuen System gebucht wird. Mehr zur Abbildung im Hauptbuch finden Sie unter Buchhaltung und Finanzen in Business Central.

Historie: nur mit Zweck

Bewegungsdaten der Vergangenheit sind teuer zu migrieren und selten nötig. Fragen Sie pro Datenart, wofür die Historie gebraucht wird:

Wichtig für Deutschland: Aufbewahrung und Prüfbarkeit richten sich nach den GoBD. Wie die Anforderungen im ERP-Betrieb umzusetzen sind, erklärt der Ratgeber GoBD im ERP-System. Halten Sie in der Verfahrensdokumentation fest, wie die Daten übernommen wurden und wo die Altdaten liegen. Wird das Altsystem stillgelegt, muss der Zugriff für eine Prüfung weiterhin gewährleistet sein; das klären Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie das System abschalten.

Umstiegsstrategie: Stichtag oder schrittweise?

Es gibt drei gängige Muster.

Einmaliger Umstieg (Big Bang). Alle Bereiche wechseln zu einem Stichtag. Das ist übersichtlich und vermeidet doppelte Pflege, verlangt aber ein belastbares Testprogramm und eine klare Verantwortung während der Umstiegsphase.

Stufenweiser Umstieg. Zuerst Finanzbuchhaltung und Einkauf, dann Vertrieb, Lager oder Produktion. Das verteilt das Risiko, erzeugt aber vorübergehend Schnittstellen zum Altsystem, die Sie bezahlen und später wieder abschalten.

Parallelbetrieb. Beide Systeme laufen für begrenzte Zeit nebeneinander. Das gibt Sicherheit, verdoppelt aber die Arbeit für Buchhaltung und Lager. Es eignet sich eher für kleine, klar abgegrenzte Teilbereiche als für das gesamte Unternehmen.

Für den Mittelstand mit überschaubarer Komplexität ist der einmalige Umstieg zu einem Monats- oder Jahreswechsel meist die sauberste Lösung, weil Buchhaltung und Steuerberater dann einen klaren Schnitt haben. Wer mit Produktion und mehreren Standorten arbeitet, plant eher stufenweise; Hinweise dazu enthält die Seite zur Produktion in Business Central.

Tests: nicht erst am Wochenende vor dem Start

Ein belastbarer Test besteht aus mehreren Durchläufen:

1. Probemigration der Daten in einen Testmandanten, mit Auswertung der Fehlerliste.
2. Abstimmung der Salden, offenen Posten und Lagerwerte gegen das Altsystem.
3. Prozesstests entlang typischer Abläufe: Angebot bis Rechnung, Bestellung bis Zahlung, Inventur, Monatsabschluss.
4. Test der Schnittstellen, etwa zu Webshop, Banking oder DATEV (siehe Schnittstellen zu Business Central).
5. Abnahme durch die Fachabteilungen, nicht nur durch die IT.

Prüfen Sie dabei auch die Ausgabe von Rechnungen im Hinblick auf die E-Rechnung; Hintergründe bietet der Ratgeber zur E-Rechnung im ERP, der hier allerdings nicht eigens verlinkt sein muss, wenn Sie den Abschnitt zu Pflichten bereits kennen. Die Probemigrationen sind außerdem der beste Moment, um die Dauer der eigentlichen Umstiegsnacht realistisch zu messen.

Plan für den Rückweg

Ein Rückfallplan gehört in jedes Migrationsprojekt, auch wenn man ihn hoffentlich nie braucht. Legen Sie vorab fest:

• Entscheidungszeitpunkt: bis wann und von wem der Umstieg gestoppt werden darf,
• Zustand des Altsystems: bleibt unverändert, bis die Freigabe erteilt ist, und wird erst danach in den Lesemodus versetzt,
• Datensicherung: vollständige Sicherung des Altsystems unmittelbar vor dem Stichtag,
• Behandlung der Zwischenbuchungen, falls bereits im neuen System gebucht wurde.

Auf der Seite von Business Central hilft die Sicherungsfunktion der Cloud: Ein Environment kann bis zu zehnmal pro Kalendermonat auf einen beliebigen Zeitpunkt innerhalb der letzten 28 Tage zurückgesetzt werden, in derselben Azure-Region und am selben Standort. Voraussetzung ist ein kostenpflichtiges Abonnement. Sinnvoll ist daher, vor dem Echtstart ein Environment als Probelauf zu nutzen und den Zeitpunkt der Wiederherstellung zu dokumentieren. Zur Wahl zwischen Cloud und eigenem Betrieb lesen Sie Hosting und Cloud bei Business Central.

Migration zwischen Versionen von Business Central

Auch wer bereits mit Business Central arbeitet, „migriert“ regelmäßig, nämlich auf neue Versionen. In der Cloud veröffentlicht Microsoft zwei große Updates pro Jahr, im April und im Oktober, sowie in den übrigen Monaten kleinere Updates, die unter anderem kritische Korrekturen und regulatorische Änderungen enthalten. Business Central online folgt der Modern Lifecycle Policy: laufende Updates des Dienstes und ein großes Update alle sechs Monate.

Der zeitliche Rahmen sieht so aus:

• Vorschau-Sandboxen der neuen Version öffnen etwa einen Monat vor dem Release, im März und September, und werden 30 Tage nach der offiziellen Verfügbarkeit gelöscht.
• Die Aktualisierungsphase beginnt mit der allgemeinen Verfügbarkeit, meist am ersten Werktag im April oder Oktober, und dauert fünf Monate.
• Bestehenden Environments wird die Version etwa eine Woche später angeboten; danach folgt ein Monat Karenzzeit.
• Das Standard-Wartungsfenster liegt je Environment zwischen 20 und 6 Uhr Ortszeit. Administratoren können es ändern, mit einer Mindestdauer von sechs Stunden. Nicht rechtzeitig abgeschlossene Updates werden abgebrochen und sieben Tage später neu eingeplant.

Praktisch heißt das: Nutzen Sie die Vorschauphase, um Ihre eigenen Erweiterungen und Schnittstellen gegen die neue Version zu testen, statt sie erst beim Update zu entdecken. Eigenentwicklungen sind der häufigste Grund für Reibung; mehr dazu unter Individualentwicklung in Business Central. Ein Überblick über die Ausgabestände steht unter Versionen und Editionen.

Eine Besonderheit betrifft die Landeslokalisierung: Microsoft liefert Business Central für Deutschland direkt aus, nach eigenen Angaben für mehr als ein Dutzend Länder. Was das für Ihre Rechnungen, die Umsatzsteuer und die Anbindung an Ihren Steuerberater bedeutet, beschreibt die Seite Business Central in Deutschland.

Typische Fehler bei der Migration

• Datenbereinigung unterschätzt. Fehler im Altsystem werden mitgezogen und fallen erst im Betrieb auf.
• Kein fester Stichtag. Ohne klaren Schnitt sind Salden und Lagerwerte nicht abstimmbar.
• Alles nachbauen wollen. Der Standard deckt vieles ab, was frühere Individualprogrammierung ersetzt hat. Prüfen Sie zuerst, ob der Prozess angepasst werden kann.
• Steuerberater zu spät eingebunden. Kontenrahmen, Schlüsselungen und Exporte sollten von Beginn an mit ihm abgestimmt sein.
• Fachbereiche nicht beteiligt. Wer erst bei der Schulung erfährt, wie das System arbeitet, wehrt sich gegen die Veränderung.
• Kein Rückfallplan. Ohne definierten Entscheidungspunkt wird aus einem Problem schnell ein Dauerproblem.
• Lizenzfragen offen gelassen. Preise und Lizenzarten klären Sie vor dem Start; die Übersicht finden Sie unter den Business-Central-Preisen. Allgemeine Hinweise zum Ablauf bündelt der Ratgeber zur ERP-Migration.

So kommen Sie zu einem Integrator für die Migration

Eine Migration lebt von Erfahrung mit Datenübernahmen und Ihrer Branche. Wir sind weder Microsoft-Partner noch Integrator: Wir vermitteln Sie kostenlos und unverbindlich an einen Integrator, der zu Ihrem Vorhaben passt. Schildern Sie im Formular Ihr Quellsystem, die Menge der Daten, Ihre Schnittstellen und den gewünschten Zeitpunkt. Der Integrator beginnt anschließend mit einer Bestandsaufnahme und legt Datenumfang, Umstiegsweg und Rückfallplan fest.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.