weclapp lernen: Schulungsplan für Key-User und Anwender

Wer weclapp einführt, kauft keine Software allein, sondern vor allem eine neue Arbeitsweise. Ob sie sich durchsetzt, hängt weniger vom Funktionsumfang ab als davon, ob Ihre Mitarbeitenden die Oberfläche verstehen und den Nutzen im eigenen Tagesgeschäft sehen. Eine durchdachte weclapp Schulung ist deshalb kein Anhang des Projekts, sondern ein eigener Arbeitsstrang mit Verantwortlichen und Terminen.

Diese Seite zeigt, was der Hersteller an Lernangeboten bereitstellt, was hinter einer weclapp Zertifizierung steckt, wie Sie weclapp lernen lassen, ohne den Betrieb zu bremsen, und wie ein Schulungsplan entlang der Projektphasen aussehen kann.

Was der Hersteller zum Lernen anbietet

weclapp ist ein deutsches Cloud-ERP mit CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Projektmodulen. Der Hersteller richtet sich an Startups, mittelständische Unternehmen und größere Betriebe. Entsprechend breit ist das Lernangebot gedacht: Es soll sowohl den Einsteiger im Vertrieb als auch die Buchhalterin erreichen.

Dokumentiert sind zwei Bausteine:

• Kostenlose On-Demand-Schulungen zu den Themen CRM, ERP Services, ERP Commerce, Buchhaltung, Helpdesk und Shop-Anbindung. Sie lassen sich zeitlich unabhängig durcharbeiten, etwa vor dem Projektstart oder zwischen zwei Workshops.
• Kostenlose Webinare, die Interessenten und Kunden gleichermaßen offenstehen. Damit können Sie sich schon in der Auswahlphase ein Bild vom System machen.

Beide Angebote vermitteln das Standardprodukt. Was sie nicht leisten können: Ihre Preislisten, Ihre Freigaberegeln, Ihre Kontenrahmen und Ihre Versandabläufe abbilden. Genau hier setzt die Schulung durch den Integrator an.

weclapp Zertifizierung: für wen und mit welcher Aussage?

Beim Stichwort Zertifizierung lohnt eine klare Trennung zwischen Partnern und Anwenderunternehmen.

Zertifizierungen auf Partnerseite

Das Partnerprogramm von weclapp sucht IT-Dienstleister und Integratoren aus dem DACH-Raum mit Erfahrung im ERP-Vertrieb und Kenntnissen in der API-Programmierung. Partner müssen über die Partnerschulungen ein Basiszertifikat erwerben. Im Gegenzug erhalten sie vertrieblichen und technischen Rückhalt; für das Programm fällt eine monatliche Gebühr von 149 € zuzüglich Mehrwertsteuer an. Zum Paket gehören unter anderem eine feste Ansprechperson, die API-Dokumentation, ein Support-Paket der Stufe Bronze, eine eigene Partnerseite, der Eintrag im Verzeichnis, ein kostenloser Demozugang und ein Partnerportal mit Dashboards.

Im Partnerverzeichnis, das mehr als 50 qualifizierte Partner führt, werden die Zertifizierungen Basic, Onboarding, Accounting, E-Commerce und Inventory Management unterschieden. Für Sie als Auftraggeber ist das ein praktischer Filter: Planen Sie ein Projekt mit Schwerpunkt Buchhaltung oder Lagerführung, fragen Sie gezielt nach der passenden Stufe.

Was eine Zertifizierung nicht beweist

Ein Zertifikat belegt, dass Schulungen absolviert wurden. Es belegt nicht, dass der Partner Ihre Branche kennt, mit Ihrem Steuerberater und dem DATEV-Export sauber arbeitet oder Anwender didaktisch gut abholt. Prüfen Sie das im Gespräch. Hilfreiche Fragen finden Sie auf der Seite Integrator für weclapp auswählen und im Ratgeber ERP-Integrator finden.

Und für Ihre eigenen Mitarbeitenden?

Für Anwender in Ihrem Haus gibt es in den dokumentierten Quellen kein Pflichtzertifikat. Entscheidend ist, dass jemand im Unternehmen das System so gut versteht, dass er Fragen im Alltag beantworten und Einstellungen pflegen kann. Diese Rolle übernimmt der Key-User.

Key-User und Endanwender: zwei Zielgruppen, zwei Formate

Der häufigste Fehler in Schulungskonzepten besteht darin, alle gleich zu behandeln. Tatsächlich haben beide Gruppen unterschiedliche Aufgaben.

Key-User auswählen

Wählen Sie Personen, die den Prozess ihrer Abteilung wirklich kennen und im Team Vertrauen genießen, nicht automatisch die technikaffinste Person. Im Mittelstand sind das oft die Leiterin der Auftragsabwicklung, der Lagerleiter oder die Mitarbeiterin aus der Buchhaltung. Sie brauchen im Projekt spürbar Zeit; wer die Rolle nebenbei erledigen soll, scheitert meist am Tagesgeschäft.

Endanwender abholen

Endanwender wollen wissen, was sich für ihre Arbeit ändert. Zeigen Sie deshalb keine Funktionslisten, sondern durchgängige Fälle: ein Angebot erstellen, daraus einen Auftrag machen, liefern, fakturieren, die offene Forderung nachverfolgen. Wer den Weg einmal an einem echten Beispiel gegangen ist, findet sich später leichter zurecht.

Schulungsplan nach Projektphasen

Ein Schulungsplan folgt dem Projekt. Die folgende Gliederung dient als Orientierung; die genaue Dauer hängt von Umfang, Nutzerzahl und Vorkenntnissen ab und ist mit dem Integrator abzustimmen.

Vorbereitung und Auswahl

Schon in der Auswahl lohnen sich die kostenlosen Webinare. Die Entscheider sehen, wie das System aufgebaut ist, und können ihre Anforderungen besser formulieren. Wie Sie diese festhalten, beschreibt der Ratgeber ERP-Lastenheft.

Konzeption

Die Key-User lernen die Grundlogik kennen: Stammdaten, Belegketten, Rollen und Rechte. Nutzen Sie dafür die On-Demand-Schulungen zu CRM und ERP Commerce als Vorbereitung auf die Workshops. So verbringt der Integrator die Workshopzeit nicht mit Grundlagen, sondern mit Ihren Prozessen.

Umsetzung und Test

In dieser Phase arbeiten die Key-User im Testsystem mit Ihren eigenen Daten. Sie probieren Abläufe aus, dokumentieren Abweichungen und schreiben erste Arbeitsanweisungen. Je nach Schwerpunkt ergänzen Sie Themenschulungen, etwa zu Buchhaltung und Finanzen, Vertrieb und CRM oder Lager und Einkauf.

Endanwenderschulung

Kurz vor dem Echtstart folgen die rollenbezogenen Schulungen, möglichst in kleinen Gruppen und an bereinigten Echtdaten. Die Key-User begleiten sie und übernehmen Teile der Anleitung. Wichtig: Der Termin liegt nahe genug am Start, damit das Gelernte frisch bleibt.

Echtstart und Nachbetreuung

In den ersten Wochen nach dem Start entstehen die meisten Fragen. Planen Sie feste Sprechstunden mit dem Integrator oder den Key-Usern, sammeln Sie wiederkehrende Fragen und ergänzen Sie die Arbeitsanweisungen. Wie dauerhafte Unterstützung organisiert wird, steht auf der Seite Support und Wartung.

Pflichtthemen für deutsche Unternehmen

Schulung bedeutet in Deutschland auch, rechtliche Anforderungen im Alltag zu verankern. Drei Bereiche gehören in jedes Schulungskonzept:

• GoBD: Mitarbeitende müssen verstehen, warum Belege nicht beliebig geändert oder gelöscht werden und wie Stornos und Korrekturen sauber laufen. Hintergründe liefert die Seite GoBD und ERP.
• E-Rechnung: Wer Rechnungen erstellt oder prüft, sollte den Umgang mit XRechnung und ZUGFeRD kennen. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung im ERP.
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Die Buchhaltung sollte wissen, welche Daten wann an die Kanzlei gehen, etwa per DATEV-Schnittstelle, und wer Rückfragen beantwortet.

Diese Themen sind keine Zusatzfolien, sondern gehören in die Übungsfälle der betroffenen Rollen.

Konzept für die Veränderung im Team

Technik allein ändert keine Gewohnheiten. Wer jahrelang mit Excel-Listen und Insellösungen gearbeitet hat, fragt zu Recht, was ihm das neue System bringt. Einige bewährte Maßnahmen:

1. Nutzen konkret benennen. Sagen Sie jeder Abteilung, welche Doppelerfassung künftig entfällt.
2. Frühe Beteiligung. Wer Prozesse mitgestaltet, verteidigt sie später.
3. Sichtbare Unterstützung der Geschäftsführung. Die Leitung nutzt das System selbst und fragt Auswertungen daraus ab.
4. Ehrliche Kommunikation. Anfangs wird manches länger dauern; das sollte vorher bekannt sein.
5. Schnelle Hilfe. Eine Ansprechperson pro Abteilung senkt die Hemmschwelle, Fragen zu stellen.

Kosten und Förderung der Schulung

Schulungsaufwand gehört ins Projektbudget: Stunden von Key-Usern, Schulungstage des Integrators, Vertretung im Tagesgeschäft. Die Angebote des Herstellers sind kostenfrei; die Zeit der Mitarbeitenden und die Begleitung durch den Integrator nicht. Lassen Sie sich im Angebot ausweisen, welche Schulungen enthalten sind und was zusätzlich berechnet wird. Eine Aussage zu öffentlichen Fördermöglichkeiten für Weiterbildung lässt sich auf Grundlage der vorliegenden Quellen nicht treffen. Klären Sie das für Ihr Bundesland und Ihre Betriebsgröße mit Ihrer Kammer oder Ihrem Steuerberater.

Einen Überblick über die Kostenstruktur insgesamt bietet weclapp Preise sowie der Ratgeber ERP-Kosten.

Typische Fehler bei der Schulung

• Schulung am Ende eingeplant. Wenn der Termin kurz vor dem Start liegt und das Projekt sich verzögert, wird sie als Erstes gekürzt.
• Nur eine Person kennt das System. Fällt sie aus, steht der Betrieb.
• Keine Übungsdaten. Schulungen an Beispielfirmen bleiben abstrakt.
• Keine Dokumentation. Ohne kurze Arbeitsanweisungen verflüchtigt sich das Wissen.
• Keine Wiederholung. Neue Mitarbeitende und neue Funktionen brauchen einen festen Weg, das Wissen aufzufrischen.

Weitere Stolperstellen aus Projekten beschreibt der Beitrag Fehler im ERP-Projekt.

Wie es weitergeht

Wenn Sie ein weclapp-Projekt planen, klären Sie den Schulungsanteil schon in der Angebotsphase. Einen Überblick über den gesamten Ablauf bietet weclapp einführen. Über unser Formular beschreiben Sie Ihr Vorhaben, und wir vermitteln kostenlos und unverbindlich einen Integrator, der zu Branche, Größe und Anforderungen passt. Wie die Vermittlung abläuft, steht unter So funktioniert es. Der Integrator führt das Projekt und die Schulungen durch; wir sind mit keinem Hersteller verbunden.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.