weclapp-Schnittstellen: API, Connectoren und Integrationen richtig planen

Ein ERP-System entfaltet seinen Nutzen erst, wenn Daten dort ankommen, wo sie gebraucht werden: Bestellungen aus dem Shop im Auftrag, Zahlungseingänge in der Buchhaltung, Rechnungen beim Steuerberater. Ein weclapp Connector oder eine eigene Anbindung über die weclapp API ersetzt dabei manuelle Übertragungen. Diese Seite zeigt, welche Wege weclapp für die Integration bietet, wo die Grenzen liegen und wie Sie ein Schnittstellenprojekt so schneiden, dass es im Betrieb stabil bleibt.

weclapp ist ein deutsches Cloud-ERP mit CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Projektfunktionen für Startups, mittelständische und größere Unternehmen. Das Rechenzentrum steht in Frankfurt und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Für Schnittstellen heißt das: Die Plattform ist für Anbindungen ausgelegt, aber jede Anbindung bleibt ein eigenes Stück Arbeit mit einem Verantwortlichen.

Die vier Wege, Daten mit weclapp auszutauschen

Bevor Sie über einzelne Tools sprechen, lohnt ein Blick auf die Mechanismen. Laut Hersteller gibt es mehrere Ebenen:

Zusätzlich gibt es Plugins, die von Partnern entwickelt werden. Wer ein solches Plugin einsetzt, sollte vorher klären, wer es weiterentwickelt, wenn weclapp neue Funktionen veröffentlicht.

Die weclapp-API: REST, Token und Rechte

Die API von weclapp ist eine dokumentierte REST-Schnittstelle (weclapp.com/api2). Das ist für Entwickler und Integratoren die Grundlage für alles, was ein fertiger Connector nicht abdeckt. Zwei Details sind im Alltag wichtig:

• Änderungen sind angekündigt. Es gibt ein öffentliches API-Changelog und einen API-Newsletter. Wer eine Schnittstelle betreibt, sollte beides abonnieren und bei jeder Ankündigung prüfen, ob Felder oder Verhalten betroffen sind.
• Der Zugang ist an Lizenz und Rechte gebunden. Die API ist ab der Edition ERP Services enthalten; welche Edition zu Ihnen passt, behandelt der Beitrag zu Versionen und Editionen, die Kostenseite finden Sie unter weclapp Preise.

Authentifizierung mit API-Token

Der Zugriff erfolgt über einen persönlichen Token, den der Benutzer unter Meine Einstellungen > API-Token erzeugt. Die API kann nur das, was der Token-Inhaber auch in der Oberfläche darf. Daraus folgt eine einfache Regel: Legen Sie für jede Integration einen eigenen technischen Benutzer an, mit genau den Rechten, die der Datenfluss braucht. Ein Token, der am Konto der Geschäftsführung hängt, ist bequem, aber ein Risiko, sobald jemand das Unternehmen verlässt oder die Rechte ändert.

Webhooks statt Dauerabfrage

Wer auf Änderungen in weclapp reagieren muss, muss nicht ständig nachfragen. Webhooks legen Sie unter Globale Einstellungen > Integration > Webhooks an. Sie lösen bei CREATE, UPDATE und DELETE einer Entität einen POST aus, der entityId, entityName und type enthält. Der Empfänger holt dann bei Bedarf die vollständigen Daten über die API.

Wichtig für den Betrieb: Ist die Ziel-URL nicht erreichbar, versucht weclapp es nach 1, 5 und 30 Minuten, nach 5 Stunden und nach 1 Tag erneut. Danach wird der Webhook deaktiviert. Ein Wartungsfenster Ihres Middleware-Servers über ein langes Wochenende kann also dazu führen, dass der Datenfluss stillsteht, ohne dass jemand es merkt. Ein regelmäßiger Abgleich und eine Überwachung des Webhook-Status gehören deshalb zum Betriebskonzept.

Fertige Connectoren: Shops, Zahlung, Versand, Marketing

Auf der Integrationsseite nennt weclapp eine Reihe von Anbindungen. Sie lassen sich nach Aufgabe sortieren:

Für die E-Commerce-Plattformen beschreibt weclapp bidirektionale Schnittstellen, damit Daten nicht doppelt erfasst werden. Bestellungen fließen in den Auftrag, Bestände und Status gehen zurück in den Shop. Ob das bei Ihnen genügt, hängt von Ihrem Sortiment, den Varianten und den Versandregeln ab. Mehr zum Handelsumfeld finden Sie unter ERP für E-Commerce und im Beitrag zu Lager und Einkauf in weclapp.

Was in Deutschland zusätzlich zu bedenken ist

Schnittstellen sind in Deutschland nicht nur eine Frage der Technik, sondern auch der Nachweisbarkeit.

• Buchhaltung und DATEV. Viele Unternehmen übergeben Buchungsdaten an ihren Steuerberater. Klären Sie früh, welches Format die Kanzlei erwartet und wer den Export auslöst. Hintergründe stehen im Beitrag zu Buchhaltung und Finanzen in weclapp.
• GoBD. Wenn eine Schnittstelle Belege erzeugt oder verändert, muss der Weg nachvollziehbar bleiben. Protokolle, Versionsstände und unveränderliche Archivierung sind kein Nachtrag, sondern Teil des Entwurfs. Siehe GoBD im ERP.
• E-Rechnung. Eingehende und ausgehende XRechnung- oder ZUGFeRD-Dokumente laufen durch mehrere Systeme: Postfach, ERP, Archiv, Buchhaltung. Legen Sie fest, an welcher Stelle geprüft und archiviert wird. Mehr dazu unter E-Rechnung im ERP.
• Datenschutz. Jede Schnittstelle zu einem Drittanbieter ist eine Datenweitergabe. Prüfen Sie Auftragsverarbeitung und Speicherort, bevor Sie live gehen.

Ein Schnittstellenprojekt sauber schneiden

Die meisten Probleme entstehen nicht bei der Programmierung, sondern bei der Abgrenzung. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Datenflüsse einzeln beschreiben. Pro Fluss: Quelle, Ziel, Richtung, auslösendes Ereignis, Häufigkeit, Datenfelder.
2. Führendes System festlegen. Wo liegen Artikelstamm, Kundenstamm, Preise und Bestände? Zwei führende Systeme für dieselben Daten führen zu Konflikten.
3. Fehlerfälle definieren. Was passiert bei einer abgelehnten Bestellung, einem unbekannten Artikel, einer doppelten Kundennummer? Wer wird informiert?
4. Connector oder Eigenentwicklung entscheiden. Ein fertiger Connector ist günstiger im Betrieb, solange er Ihren Prozess abdeckt. Weicht Ihr Ablauf deutlich ab, ist eine API-Lösung oft ehrlicher als ein verbogener Standard. Die Möglichkeiten dazu beschreibt Individualentwicklung in weclapp.
5. Testdaten und Abnahme planen. Echte Abläufe mit echten Sonderfällen, nicht nur der Idealfall.

Wer betreibt die Schnittstelle nach dem Go-live?

Eine Schnittstelle ist kein einmaliges Lieferergebnis. Sie hängt an zwei Systemen, die sich weiterentwickeln: weclapp auf der einen, Shop, Bank oder Fachanwendung auf der anderen Seite. Legen Sie deshalb schriftlich fest:

Diese Punkte gehören in den Wartungsvertrag oder in die interne Aufgabenverteilung. Einordnung und Leistungsumfang finden Sie unter Support und Wartung.

Den passenden Partner finden

Wir sind nicht an einen Hersteller gebunden und setzen keine Projekte um. Wir vermitteln kostenlos an einen Integrator, der zu Ihrem Vorhaben passt. Für Schnittstellen sollten Sie im Gespräch auf Erfahrung mit Ihrem Shopsystem, mit der weclapp-API und mit Ihrer Buchhaltungskette achten. Worauf es bei der Auswahl ankommt, erklärt der Beitrag weclapp-Integrator wählen. Den Ablauf unserer Vermittlung beschreibt die Seite So funktioniert es.

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