weclapp Module und Funktionen: der Überblick für den Mittelstand

Wer nach den weclapp Modulen sucht, will meist zwei Dinge wissen: Was steckt im Standard, und wo endet er? weclapp ist ein deutscher Cloud-ERP-Anbieter, der CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Projektmanagement in einer einzigen Plattform bündelt. Das Rechenzentrum steht in Frankfurt und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Dieser Überblick geht die Funktionen von weclapp Bereich für Bereich durch und trennt, was nativ vorhanden ist, von dem, was Erweiterungen oder einen Partner erfordert.

Wie weclapp aufgebaut ist: eine Plattform statt Modulbaukasten

Anders als bei Systemen, die Sie Modul für Modul einzeln lizenzieren, bietet weclapp seine Anwendungen in Editionen an. Die Module sind also keine Einzelposten auf der Rechnung, sondern ergeben sich aus der gewählten Edition. Das macht die Planung übersichtlicher, verlangt aber, dass Sie vorab klären, welche Bereiche Sie wirklich brauchen. Eine ausführliche Einordnung finden Sie unter Editionen und Versionen von weclapp und bei den weclapp Preisen.

Die Kernmodule laut Anbieter:

• CRM
• Lager und Warenwirtschaft
• Einkauf und Disposition
• Auftragsverwaltung
• Produktion
• E-Commerce
• Buchhaltung
• Projektmanagement

Dazu kommen Ergänzungen wie ein Helpdesk, eine Vertragsverwaltung und eine mobile Lager-App. Alles läuft im Browser; eine eigene Serverlandschaft im Unternehmen ist nicht nötig.

Welche Edition enthält welche Module?

Die Editionen bauen aufeinander auf. Das ist der schnellste Weg, die Modulfrage zu beantworten.

Beachten Sie: ERP Starter lässt sich nicht mit anderen Paketen kombinieren. Wer absehbar Lager oder Projekte braucht, sollte also nicht mit Starter planen und später „aufrüsten“ wollen, ohne die Konsequenzen zu prüfen.

Finanzen und Buchhaltung

Die Buchhaltung gehört schon zur kleinsten Edition. Sie umfasst Bankanbindung, Kontierung und Bankabgleich sowie eine Anbindung an die Plattform DATEV. Für deutsche Unternehmen ist das der entscheidende Punkt: Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater läuft in der Regel über DATEV, und ein ERP ohne saubere Übergabe wäre im Mittelstand kaum praktikabel.

Auch die Pflichten rund um revisionssichere Abläufe und digitale Rechnungen spielen hier hinein. Wie weclapp mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung umgeht, erläutern wir unter GoBD und ERP; die Anforderungen an elektronische Rechnungen stehen in E-Rechnung im ERP. Details zur Praxis im System finden Sie auf der Seite Buchhaltung und Finanzen in weclapp.

Nativ: Rechnungen, Bank, Kontierung, Berichte, E-Rechnung, DATEV-Anbindung. Mit Partner oder Erweiterung: komplexe Konzernkonsolidierung, Spezialfälle der Anlagenbuchhaltung und alles, was Ihr Steuerberater anders führt als im ERP vorgesehen.

Vertrieb und CRM

Das CRM umfasst die Verwaltung von Kontakten, Kampagnen und Verkaufschancen. Es ist ab der Edition Dienstleistung enthalten; ERP Starter bietet zunächst nur die Kontaktverwaltung. Der Vorteil der Plattformlösung: Angebote, Aufträge und Rechnungen entstehen aus demselben Datenbestand wie die Kundenhistorie. Es gibt keine Brüche zwischen einem getrennten CRM-Tool und dem Warenwirtschaftssystem.

Die Auftragsverwaltung deckt laut Anbieter den gesamten Prozess von der Kundenanfrage bis zur Rechnung ab, mit Datenabgleich in Echtzeit. Für Handelsunternehmen ist das der Kern des Tagesgeschäfts, für Dienstleister die Brücke von der Chance zur Abrechnung. Mehr dazu unter CRM und Vertrieb in weclapp.

Wer ein Helpdesk für Supportanfragen braucht, findet es als Ergänzung im Portfolio. Tickets laufen dann im selben System wie Kundendaten und Verträge.

Einkauf, Disposition und Lager

In der Edition Handel kommen die warenwirtschaftlichen Funktionen hinzu. Das Modul für Einkauf und Disposition automatisiert Bestellungen bei Lieferanten und überwacht Liefertermine, damit Engpässe gar nicht erst entstehen. Die Lagerverwaltung ergänzt Seriennummern und Chargenführung; wer Rückverfolgbarkeit braucht, etwa im Lebensmittel- oder Medizinumfeld, sollte genau diesen Punkt im Gespräch mit dem Integrator prüfen.

Für Arbeiten direkt im Lager gibt es eine mobile Lager-App. Sie unterstützt Bestandsvorgänge vor Ort, ohne dass jemand zum Rechner laufen muss. Welche Scanner und Hardware sinnvoll sind, hängt von Ihren Abläufen ab und wird im Projekt geklärt.

Vertiefend: Lager und Einkauf in weclapp.

Produktion

Das Produktionsmodul richtet sich an Industrieunternehmen. Es verwaltet Ressourcen, Stücklisten und Kostenstellen. Das reicht für viele Fertigungsbetriebe im Mittelstand, die Aufträge nach Stückliste fertigen und ihre Kosten sauber zuordnen wollen.

Seien Sie ehrlich bei der Anforderungsanalyse: Hochkomplexe Fertigungsleitstände, detaillierte Feinplanung oder die Anbindung von Maschinendaten gehören nicht zu den genannten Standardfunktionen. Hier sind Schnittstellen oder spezialisierte Zusatzsoftware gefragt. Die Seite zur Produktion mit weclapp zeigt, wo die Grenze üblicherweise verläuft.

Projekte, Zeiterfassung und Verträge

Das Projektmanagement gehört zur Edition Dienstleistung, zusammen mit der Zeiterfassung. Für Agenturen, Beratungen und IT-Dienstleister ist das der Kern: Leistungen werden erfasst, Projekten zugeordnet und abgerechnet. Der API-Zugang, der in derselben Edition enthalten ist, erlaubt es außerdem, andere Systeme anzubinden.

Die Vertragsverwaltung speichert Verträge digital und überwacht Laufzeiten und Fristen. Gerade bei wiederkehrenden Leistungen, Wartungsverträgen oder Abonnements verhindert das verpasste Kündigungs- und Verlängerungstermine.

E-Commerce und Shop-Anbindung

In der Edition Handel sind Verbindungen zu Onlineshops vorgesehen. Bestellungen, Bestände und Artikeldaten laufen so zwischen Shop und ERP. Welche Shopsysteme konkret angebunden werden und wie stabil die Verbindung für Ihre Bestellmenge ist, sollten Sie im Projekt testen. Für individuelle Anbindungen sind die Schnittstellen von weclapp das richtige Stichwort.

Personal und Lohn

Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung wird unter den Kernmodulen nicht aufgeführt. Das ist keine Schwäche, sondern in Deutschland üblich: Viele Mittelständler lassen die Abrechnung vom Steuerberater erledigen oder nutzen eine spezialisierte Lösung. Entscheidend ist, dass die Daten sauber übergeben werden. Die Seite Lohn und Personal bei weclapp beschreibt, wie das in der Praxis aussieht.

Reporting und Auswertungen

Berichte sind bereits in der kleinsten Edition enthalten. Für darüber hinausgehende Auswertungen, etwa Deckungsbeiträge über mehrere Standorte oder branchenspezifische Kennzahlen, planen Sie zusätzliche Auswertungen ein. Der API-Zugang ab der Edition Dienstleistung hilft, Daten in ein separates Analysewerkzeug zu übernehmen.

Gesamtübersicht: Bereich → Modul

Was nativ ist und was einen Partner braucht

Die Plattform deckt den Kern des Mittelstands gut ab: Geschäftsprozesse von der Anfrage bis zur Buchung, in einem System und einer Datenbasis. Einen Integrator brauchen Sie typischerweise, wenn:

• Sie Daten aus einem bestehenden System übernehmen müssen (siehe Migration zu weclapp),
• Ihre Produktion über Stücklisten und Kostenstellen hinausgeht,
• Fremdsysteme wie Shop, Lohnsoftware oder Branchenlösung angebunden werden,
• mehrere Gesellschaften oder Instanzen zusammengeführt werden sollen.

Die Wahl des Partners ist dabei wichtiger als jede einzelne Funktion. Worauf es ankommt, steht in So wählen Sie den passenden weclapp-Integrator. Und wie wir Sie ohne Kosten mit einem Integrator in Kontakt bringen, erklärt die Seite So funktioniert es.

So gehen Sie bei der Modulauswahl vor

1. Prozesse aufschreiben, nicht Funktionen: Wie läuft ein Auftrag heute vom Angebot bis zur Zahlung?
2. Pflicht und Wunsch trennen: Was ist gesetzlich oder organisatorisch notwendig, etwa GoBD-konforme Abläufe und E-Rechnung?
3. Edition passend wählen: Lager, Produktion und Shop-Anbindung führen in die Edition Handel; reine Dienstleister kommen mit Dienstleistung aus.
4. Schnittstellen auflisten: Steuerberater, Shop, Lohn, Branchensoftware.
5. Mit einem Integrator abgleichen, bevor Sie Lizenzen buchen.

Weclapp spricht für sich selbst: Der Anbieter nennt sich vierfach ausgezeichnet als „ERP-System des Jahres“ und weist eine Capterra-Bewertung von 4,1 aus. Solche Angaben sind Selbstauskünfte und ersetzen keinen Test mit Ihren eigenen Prozessen.

Weiterführende Informationen

Wenn Sie weclapp mit anderen Systemen vergleichen wollen, helfen die Seiten zu Alternativen zu weclapp und der ERP-Auswahl-Ratgeber. Haben Sie Ihre Anforderungen im Kopf, aber noch keinen Partner, stellen Sie über unseren Service eine unverbindliche Anfrage: Der passende Integrator meldet sich bei Ihnen und prüft, welche Module Ihr Vorhaben wirklich braucht.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.