Buchhaltung und Finanzen mit weclapp: so arbeiten ERP, DATEV und Steuerberater zusammen

Wer die weclapp Buchhaltung prüft, stellt meist zwei Fragen: Was erledigt das ERP selbst, und was bleibt beim Steuerberater? In Deutschland ist die Antwort selten „alles in einem System“. Die Finanzbuchhaltung läuft häufig über die Kanzlei und DATEV, während das ERP die Belege liefert: Rechnungen, Eingangsrechnungen, Zahlungen. Entscheidend ist daher, wie sauber diese Übergabe gelingt.

Diese Seite zeigt, wie weclapp Finanzen im Mittelstand funktionieren, welche Funktionen belegt sind und welche Punkte Sie vor dem Projekt mit einem Integrator klären sollten.

Was weclapp im Bereich Buchhaltung bietet

weclapp ist ein Cloud-ERP aus Deutschland, das CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Projektverwaltung in einer Anwendung verbindet. Die Buchhaltung gehört zu den Kernmodulen, neben CRM, Lager, Einkauf, Auftragsabwicklung, Produktion, E-Commerce und Projekten. Das Rechenzentrum steht in Frankfurt und ist nach ISO 27001 zertifiziert, was für viele Geschäftsführer und Datenschutzbeauftragte ein wichtiges Kriterium ist.

Für die Buchhaltung nennt der Hersteller drei Bausteine, die im deutschen Alltag zählen:

• die Anbindung an die Plattform DATEV,
• die Kontierung der Belege,
• den Bankabgleich.

Der Vorteil der Verzahnung liegt im Belegfluss. Die Auftragsabwicklung reicht von der Kundenanfrage bis zur Rechnung, und die Daten werden dabei in Echtzeit abgeglichen. Was im Vertrieb entsteht, muss in der Buchhaltung nicht erneut erfasst werden. Mehr zum Zusammenspiel mit dem Verkauf finden Sie auf der Seite zu weclapp CRM und Vertrieb.

Zusammenspiel mit DATEV und dem Steuerberater

In vielen Betrieben erstellt der Steuerberater die Finanzbuchhaltung, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und den Jahresabschluss in DATEV. Das ERP ist dann das vorgelagerte System. Genau dafür bietet weclapp einen DATEV-Export, und zwar in zwei Varianten:

Die exportierte Datei enthält den Buchungsstapel, die Stammdaten der Debitoren und Kreditoren sowie die Sachkonten. Über den DATEV-Buchungsdatenservice gelangen die Buchungen mitsamt den verknüpften Belegbildern in das Buchhaltungsprogramm der Kanzlei. Die Kanzlei sieht also nicht nur Zahlen, sondern auch die zugehörigen Dokumente.

Welche Variante passt zu Ihrem Betrieb?

Das hängt weniger von der Technik als von der Arbeitsteilung ab. Drei Fragen helfen:

1. Bucht Ihre Kanzlei laufend, oder erhält sie Daten in festen Abständen?
2. Wer vergibt die Konten, Ihr Team oder die Kanzlei?
3. Wann gilt ein Beleg bei Ihnen als abgeschlossen?

Wenn Sie diese Fragen vor der Einrichtung beantworten, vermeiden Sie spätere Korrekturläufe. Ein erfahrener Integrator richtet Kontenrahmen, Steuerschlüssel und Exportverfahren gemeinsam mit der Kanzlei ein. Wie ein solches Projekt abläuft, beschreibt die Seite zur Einführung von weclapp.

Kontierung, Kontenrahmen und Umsatzsteuer

Die Kontierung ist der Schritt, in dem ein Beleg einem Konto und einem Steuerschlüssel zugeordnet wird. Sie ist in weclapp Teil der Buchhaltungsfunktionen. Welcher Kontenrahmen im Einsatz ist, etwa SKR03 oder SKR04, entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrer Kanzlei, denn sie muss mit demselben Kontenrahmen weiterarbeiten.

Für die Umsatzsteuer gilt dasselbe Prinzip: Die Steuerschlüssel müssen in ERP und DATEV übereinstimmen. Typische Fälle, die Sie vorab durchsprechen sollten:

• Inlandsumsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen,
• innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen,
• Drittlandsgeschäft und Ausfuhren,
• Reverse-Charge-Konstellationen, etwa im Bau.

Die steuerliche Würdigung bleibt Aufgabe des Steuerberaters. Das ERP bildet die vereinbarte Logik ab, es ersetzt sie nicht.

Bankabgleich und offene Posten

Der Bankabgleich ordnet Zahlungseingänge und -ausgänge den offenen Rechnungen zu. In weclapp gehört er zur Buchhaltung. Für das Tagesgeschäft heißt das: Sie sehen, welche Kundenrechnungen bezahlt sind, und können Mahnungen auf einer verlässlichen Basis versenden. Auf der Lieferantenseite behalten Sie den Überblick über fällige Verbindlichkeiten.

Gerade im Mittelstand ist das die Funktion, die am meisten Zeit spart, wenn Belege und Zahlungen im selben System liegen. Die Voraussetzung ist eine saubere Stammdatenpflege bei Debitoren und Kreditoren, denn darauf bauen sowohl der Abgleich als auch der DATEV-Export auf.

E-Rechnung: ZUGFeRD, XRechnung und Eingangsverarbeitung

Die E-Rechnung ist für deutsche Unternehmen kein Randthema mehr. Nach den Angaben von weclapp wird die Pflicht im B2B-Bereich in Stufen eingeführt:

• Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.
• Bis Ende 2027 gilt das auch für Unternehmen mit weniger als 800 000 € Umsatz.
• Ab 2028 ist die E-Rechnung für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen verbindlich.

Ausgangsseitig erstellt weclapp elektronische Rechnungen direkt in den standardisierten Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Eingangsseitig gibt es zwei Wege:

1. Manueller Import: Im Einkauf unter „Rechnungen/Gutschriften“ lesen Sie ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien über die Schaltfläche „E-Rechnung / OCR“ ein, oder Sie legen die Datei im Workflow der Bestellungen ab.
2. Mail2Invoice: Die Funktion verarbeitet eingehende Rechnungen automatisch. Das betrifft XML-E-Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD ebenso wie sonstige PDF-Rechnungen, die per OCR gelesen werden.

Seit Version 25.07.1 zeigt weclapp das Ergebnis der Prüfung einer importierten E-Rechnung in einer eigenen Spalte an: ein grüner Haken oder ein rotes Kreuz, dazu ein herunterladbares XML-Protokoll. Ungültige Rechnungen werden nicht verarbeitet. Für Ihre Kreditorenbuchhaltung ist das ein sinnvoller Schutz, weil fehlerhafte Dateien nicht unbemerkt im Bestand landen.

Die rechtlichen Hintergründe und die Umsetzung im Betrieb erläutern wir ausführlicher unter E-Rechnung im ERP und E-Rechnung und ERP.

GoBD: Software allein genügt nicht

Wer Bücher und Belege elektronisch führt, muss die GoBD beachten. weclapp unterstützt das mit mehreren Funktionen:

• Dokumente werden mit vollständiger Versionshistorie aufbewahrt.
• Alle Verarbeitungen werden nachvollziehbar protokolliert.
• Über Zugriffsrechte lässt sich verhindern, dass Belege gelöscht werden.

Der Hersteller weist selbst darauf hin, dass die Konformität beides braucht: die Funktionen der Software und korrekt eingerichtete Prozesse sowie organisatorische Maßnahmen. Die Verfahrensdokumentation stützt sich auf die Workflows, die Zugriffsbeschränkungen und die gesicherte Archivierung. Praktisch heißt das, dass die Rollen im System, die Freigaben und die Ablage der Dokumente schriftlich festgehalten sein sollten.

Für Ihr Projekt bedeutet das: Planen Sie die Verfahrensdokumentation nicht als Anhang am Ende, sondern als Teil der Einrichtung. Eine Übersicht über die Anforderungen finden Sie im Ratgeber zu GoBD und ERP sowie zu den gesetzlichen Anforderungen an ERP-Systeme.

Was Sie vor dem Projekt klären sollten

Nicht jede Finanzfunktion, die in größeren ERP-Systemen üblich ist, gehört automatisch zum Umfang, den Sie sich vorstellen. Bei weclapp ist die Buchhaltung auf Belegfluss, Kontierung, Bankabgleich und die Übergabe an DATEV ausgerichtet. Für andere Themen sollten Sie den Bedarf konkret benennen und prüfen lassen:

Ein ehrlicher Abgleich zwischen Ihren Anforderungen und dem Standard ist wichtiger als ein Funktionshaken in einer Liste. Wenn Lücken bleiben, gibt es meist drei Wege: ein Prozess wird angepasst, eine Schnittstelle zu einem Spezialwerkzeug kommt hinzu, oder eine Erweiterung wird entwickelt. Zu den ersten beiden Wegen lesen Sie die Seiten zu Schnittstellen und zur Individualentwicklung.

Auch die Lohnbuchhaltung gehört in diese Betrachtung. Wie Personal und Lohn angebunden werden können, beschreibt die Seite weclapp Lohn und Personal.

Controlling und Reporting im Alltag

Für die Steuerung eines Mittelständlers zählen am Ende wenige Auswertungen: offene Posten, Umsätze nach Kunden und Artikeln, Kosten je Projekt, Liquiditätsblick. Weil weclapp Vertrieb, Einkauf, Projekte und Buchhaltung in einer Datenbasis führt, entstehen diese Sichten aus denselben Belegen. Das reduziert die Abstimmung zwischen Tabellen und Systemen.

Wer zusätzlich Produktion betreibt, profitiert davon, dass Ressourcen, Stücklisten und Kostenstellen im Produktionsmodul geführt werden. Wie das aussieht, zeigt die Seite zur Produktion in weclapp. Für Händler und Lagerbetriebe ist die Verbindung zwischen Einkauf, Lager und Verbindlichkeiten wichtig; sie ist Thema der Seite zu Lager und Einkauf.

So gehen Sie vor

Ein bewährter Ablauf für die Buchhaltung im ERP-Projekt:

1. Mit dem Steuerberater beginnen. Kontenrahmen, Steuerschlüssel, Exportverfahren und Termine werden gemeinsam festgelegt.
2. Anforderungen aufschreiben. Alles, was über den Standard hinausgeht, kommt ins Lastenheft.
3. Stammdaten bereinigen. Debitoren, Kreditoren und Konten sind die Grundlage für Bankabgleich und DATEV-Export.
4. E-Rechnung früh einplanen. Ausgang und Eingang sollten vor der Pflicht erprobt sein.
5. Verfahrensdokumentation mitschreiben. Rollen, Freigaben und Archivierung gehören von Anfang an dazu.
6. Testlauf mit der Kanzlei. Ein Probeexport zeigt, ob Konten, Steuerschlüssel und Belegbilder wie erwartet ankommen.

Welche Kosten und Aufwände dabei entstehen, hängt von Umfang, Nutzerzahl und Anpassungsbedarf ab. Orientierung bietet die Seite zu den weclapp Preisen, eine Einordnung allgemeiner Kostenfaktoren der Ratgeber ERP-Kosten.

Den passenden Integrator finden

Ob die Buchhaltung im ERP reibungslos läuft, entscheidet sich weniger an der Software als an der Einrichtung. Ein Integrator, der Mittelständler mit DATEV-Kanzleien betreut, kennt die Stolperstellen: abweichende Steuerschlüssel, ungepflegte Stammdaten, fehlende Rollen für die GoBD. Fragen Sie nach Erfahrung mit Ihrer Branche und mit der Zusammenarbeit zwischen Betrieb und Kanzlei. Hinweise zur Auswahl geben die Seiten weclapp-Integrator wählen und ERP-Integrator finden.

Wir arbeiten mit keinem Hersteller zusammen und führen selbst keine Projekte durch. Über so funktioniert es stellen wir kostenlos den Kontakt zu einem passenden Integrator her, der Ihre Anforderungen an Buchhaltung, DATEV und E-Rechnung bewertet und Ihr Vorhaben umsetzt.

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