Was kostet weclapp? Tarife, Lizenzmodell und Budget

Wer nach weclapp Preisen sucht, findet bei diesem Anbieter ungewöhnlich klare Angaben: Der Hersteller veröffentlicht seine Tarife, statt jede Anfrage in ein Verkaufsgespräch zu verwandeln. Die Preisangaben auf dieser Seite wurden am 28. Oktober 2026 von den öffentlichen Seiten des Herstellers gelesen. Ob sie bei Ihnen noch gelten, sollten Sie vor einer Entscheidung im Angebot bestätigen lassen.

Die Lizenz ist allerdings nur ein Teil des Budgets. Dieser Ratgeber zeigt, wie das weclapp Tarifmodell aufgebaut ist, was die einzelnen Pakete kosten, welche Posten außerhalb der Lizenz anfallen und wie Sie ein Angebot eines Integrators lesen.

So ist die weclapp Lizenz aufgebaut

weclapp ist ein Cloud-ERP aus Deutschland und wird ausschließlich als Abonnement angeboten. Gezahlt wird pro Nutzer und Monat. Der Hersteller beschreibt sein Modell als modular und transparent, mit Abrechnungszeiträumen von einem oder zwölf Monaten und der Idee, nur das zu bezahlen, was tatsächlich genutzt wird.

Drei Stellschrauben bestimmen den Preis:

• Tarif: Der Funktionsumfang steigt von Starter über Dienstleistung bis Handel.
• Nutzerzahl: Jeder Nutzer braucht eine Lizenz; die Summe wächst linear mit dem Team.
• Laufzeit: Ein Jahresvertrag ist günstiger als ein Monatsvertrag, dafür weniger flexibel.

Eine Kauflizenz mit einmaliger Zahlung kennt die Preisseite nicht. Das gehört zur Logik von Software als Dienst: laufende Kosten statt Investition, dafür Updates und Betrieb inklusive. Wie sich das gegenüber einer eigenen Serverlösung verhält, behandelt der Beitrag Cloud-ERP oder On-Premise.

Die weclapp Tarife im Überblick

Die folgende Tabelle fasst die öffentlichen Pakete zusammen (Stand: 28. Oktober 2026).

Ob die Beträge netto oder brutto zu verstehen sind, geht aus den hier verwendeten Angaben nicht hervor. Lassen Sie sich das im Angebot ausdrücklich ausweisen – für ein Unternehmen mit Vorsteuerabzug ist der Unterschied bei der Budgetplanung entscheidend.

ERP Starter

Der Einstieg richtet sich an kleine Teams. Er umfasst Kontaktverwaltung, Angebote und Rechnungen, Aufgaben, Buchhaltung und Bank, Berichte sowie die elektronische Rechnung. Wer E-Rechnungen versenden und empfangen muss, findet hier also die Grundlage; Hintergründe zu den Pflichten erklärt der Beitrag zur E-Rechnung im ERP.

Wichtig: Starter lässt sich nicht mit anderen Paketen kombinieren und wird nur monatlich abgerechnet. Wächst Ihr Bedarf, ist ein Wechsel in einen höheren Tarif vorgesehen – nicht eine Ergänzung einzelner Funktionen.

ERP Dienstleistung

Dieser Tarif übernimmt alles aus Starter und ergänzt CRM, Kampagnen, Verkaufschancen, Projektverwaltung, Zeiterfassung und den Zugriff auf die API. Er richtet sich an Beratungen, Agenturen und IT-Dienstleister, die ihre Leistungen nach Zeit abrechnen. Der API-Zugang ist für Schnittstellen relevant, die Sie später brauchen; mehr dazu unter Schnittstellen zu weclapp.

ERP Handel

Handel enthält die Module aus Starter und Dienstleistung und ergänzt Warenwirtschaft, Disposition und Einkauf, Lagerverwaltung, Seriennummern- und Chargenverwaltung, Produktion sowie Shop-Anbindungen. Für Handelsunternehmen, Hersteller und Online-Händler ist das der Tarif, der den Auftrag von der Bestellung bis zur Auslieferung abdeckt. Welche Funktionen im Detail dahinterstehen, zeigen die Seiten zu Lager und Einkauf und zur Produktion in weclapp.

Enterprise

Ab 10 Lizenzen bietet weclapp ein individuelles Angebot mit Preisvorteilen, einem festen Ansprechpartner, Workshops zur Prozessoptimierung und Konditionen für mehrere Instanzen. Hier gibt es keinen Listenpreis; verhandelt wird im Einzelfall.

Zusatzmodule und Einzellizenzen

Zusätzlich zu den Tarifen lassen sich einzelne Bausteine buchen. Sie werden zu den Tarifen Dienstleistung oder Handel ergänzt, wenn eine bestimmte Fachfunktion fehlt.

Zusatzmodule kosten jeweils 55 € pro Monat:

• Vertragsmanagement
• Helpdesk
• weclapp POS (Kasse)

Einzellizenzen gibt es ab folgenden Monatspreisen:

Die kostenlose Lizenz für den Buchhalter ist für deutsche Unternehmen praktisch: Ihr Steuerberater kann mit Ihren Daten arbeiten, ohne dass dafür eine zusätzliche Lizenz anfällt. Wie die Zusammenarbeit mit DATEV und Kanzlei im Alltag aussieht, ist keine Preisfrage, sondern eine Konzeptfrage; die Seite Buchhaltung und Finanzen in weclapp geht darauf ein.

Prüfen Sie beim Kombinieren genau: Ein Nutzer, der nur Lagerbewegungen bucht, braucht womöglich keine volle Handel-Lizenz. Umgekehrt kann sich eine Reihe von Einzellizenzen über dem Preis eines Pakets bewegen. Rechnen Sie beide Varianten für Ihre tatsächliche Nutzerverteilung durch.

Was im Preis enthalten ist

Laut Hersteller gehören zu allen Tarifen der kostenlose Support per E-Mail, tägliche Datensicherungen und die Software-Updates. Der Datenexport zum Vertragsende ist zugesichert. Die Daten liegen in Deutschland, in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, und weclapp nennt eine garantierte Mindestverfügbarkeit von 99,5 %. Für Unternehmen mit Anforderungen an Datenschutz und Nachvollziehbarkeit sind das keine Nebensachen, aber eben auch keine Kostenfaktoren, die Sie zusätzlich einplanen müssten. Mehr zum Betrieb steht unter weclapp Hosting und Cloud.

Was zusätzlich anfällt

Die Lizenz deckt die Software ab, nicht das Projekt. Für den Wechsel auf ein neues ERP fallen in der Regel weitere Posten an, die der Hersteller nicht beziffert und die ein Integrator nach Aufwand kalkuliert:

• Einführung und Konfiguration: Abbildung Ihrer Prozesse, Nummernkreise, Preislogik, Belegvorlagen, Rollen und Rechte. Der Ablauf ist unter weclapp einführen beschrieben.
• Datenübernahme: Stammdaten, offene Posten, Artikel und Lagerbestände aus dem Altsystem. Siehe Migration zu weclapp.
• Schnittstellen: Shop, Zahlungsanbieter, Versanddienstleister, Banking oder branchenspezifische Software.
• Individuelle Entwicklung: Alles, was der Standard nicht abdeckt, etwa spezielle Auswertungen oder Sonderabläufe.
• Schulung: Einweisung der Key-User und der übrigen Mitarbeiter, siehe Schulung für weclapp.
• Betreuung nach dem Start: Anpassungen, Fragen im Tagesgeschäft, Unterstützung bei neuen Anforderungen.

Als Faustregel gilt: Je weniger Sie vom Standard abweichen, desto planbarer wird das Projekt. Das ist bei einem Cloud-ERP mit festem Funktionsumfang ein echter Vorteil – und zugleich die Grenze, an der Sonderwünsche teuer werden.

Wie Sie ein Integrator-Angebot lesen

Ein Angebot für ein weclapp Projekt sollte sich in klar getrennte Blöcke gliedern. Achten Sie auf folgende Punkte:

• Lizenz getrennt von Dienstleistung. Der Lizenzteil muss mit den öffentlichen Preisen übereinstimmen oder die Abweichung erklären.
• Leistungsbeschreibung statt Pauschalsumme. Welche Prozesse sind enthalten, welche nicht? Ein Festpreis ohne Abgrenzung lädt zu Nachträgen ein.
• Abrechnung nach Aufwand oder Festpreis. Beides ist legitim; entscheidend ist, dass die Annahmen dahinter offenliegen.
• Umgang mit Änderungen. Wie werden zusätzliche Wünsche bewertet und freigegeben?
• Verantwortlichkeiten. Wer liefert Daten, wer testet, wer entscheidet bei Konflikten?
• Nach dem Start. Was gilt für Fehlerbehebung und Betreuung?

Ein belastbarer Vergleich gelingt nur, wenn mehrere Anbieter dasselbe Lastenheft bekommen. Wie Sie das aufsetzen, erläutert der Ratgeber zum ERP-Lastenheft; worauf Sie bei der Wahl des Partners achten, steht unter Integrator für weclapp wählen.

Budget steuern: sechs Hebel

Ein Budget gerät selten wegen der Lizenz aus dem Ruder, sondern wegen unklarer Anforderungen. Diese Hebel helfen:

• Nutzerprofile prüfen. Wer braucht welchen Tarif? Nicht jeder Mitarbeiter benötigt den größten Funktionsumfang.
• Standard zuerst. Prozesse an den Standard anpassen, wo es die Arbeit nicht verschlechtert, statt für jede Gewohnheit Entwicklung zu beauftragen.
• Testphase nutzen. Die 30 Tage kostenlos zeigen, ob zentrale Abläufe – Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung – wie gewünscht laufen.
• In Etappen starten. Erst Kernprozesse produktiv nehmen, dann Zusatzmodule und Schnittstellen ergänzen.
• Laufzeit bewusst wählen. Ein Jahresvertrag spart pro Nutzer, bindet aber bis zum Ende der Laufzeit. Bei unsicherer Teamgröße kann ein Monatsvertrag die bessere Wahl sein.
• Eigene Zeit einplanen. Datenbereinigung und Tests verlangen Ihre Mitarbeiter. Dieser interne Aufwand taucht in keinem Angebot auf, kostet aber Arbeitszeit.

Eine allgemeine Einordnung aller Kostenarten finden Sie im Ratgeber ERP-Kosten. Wenn Sie weclapp mit anderen Systemen vergleichen wollen, hilft die Seite Alternativen zu weclapp.

Preise im Kontext: Was in Deutschland zusätzlich zählt

Für Unternehmen im Mittelstand sind neben dem Preis drei Fragen ausschlaggebend, die sich direkt auf die Gesamtkosten auswirken:

• GoBD-Konformität: Das ERP muss Belege nachvollziehbar und unveränderbar verwalten. Prüfen Sie, wie Ihr Integrator das konfiguriert und dokumentiert; siehe GoBD im ERP.
• E-Rechnung: Format und Prozess für den Empfang und Versand sollten schon im Angebot erscheinen, nicht erst nachträglich.
• Steuerberater und DATEV: Der Datenaustausch mit der Kanzlei sollte vor dem Start geklärt sein, damit später keine Zusatzaufwände entstehen.

Wer diese Punkte im Lastenheft verankert, vergleicht Angebote auf derselben Grundlage. Einen Überblick, wie wir Sie an einen passenden Integrator vermitteln, finden Sie unter So funktioniert es.

Fazit

Die weclapp Preise sind für die Lizenz gut planbar: Tarif, Nutzerzahl und Laufzeit ergeben die laufenden Kosten, und ein Probemonat hilft beim Testen. Unsicher bleibt der Projektanteil – Einführung, Daten, Schnittstellen und Schulung. Dort entscheidet die Qualität des Lastenhefts über die Qualität des Angebots. Wir sind keinem Hersteller verbunden und vermitteln Sie kostenlos an einen Integrator, der Ihr Vorhaben einschätzen kann.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.