weclapp in der Cloud: Hosting-Optionen und Datenschutz im Überblick

Wer „weclapp Cloud“ sucht, will meist zwei Dinge wissen: Wo laufen meine Daten, und was bleibt in meiner Verantwortung? Die Antwort fällt bei weclapp kürzer aus als bei vielen anderen ERP-Systemen, weil das Produkt von Anfang an als Dienst des Herstellers gedacht ist. Genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf das Hosting: Es bestimmt, wie Sie Updates erleben, wie viel Sie anpassen können und was Sie gegenüber Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrem Steuerberater dokumentieren müssen.

Diese Seite gehört zu unserem Überblick über weclapp. Sie erklärt das Betriebsmodell, ordnet die Begriffe SaaS, Cloud-Hosting und On-Premise ein und gibt Ihnen Fragen mit, die Sie einem Integrator stellen können.

Wie wird weclapp gehostet?

weclapp ist ein deutsches Cloud-ERP mit CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Projektverwaltung für Start-ups, kleine und mittlere sowie größere Unternehmen. Der Hersteller sitzt in Kitzingen und betreibt die Anwendung als Dienst. Sie melden sich im Browser an, installieren keinen Server und kümmern sich nicht um Betriebssystem, Datenbank oder Hardware.

Konkret nennt der Anbieter für die Kundendaten ein Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Es ist nach ISO 27001 und PCI DSS zertifiziert. Außerdem weist weclapp darauf hin, dass Daten in der AWS-Region Frankfurt verarbeitet werden, deren Rechenzentren unter anderem nach ISO 27001, ISO 9001, PCI-DSS und SOC 1, 2 und 3 zertifiziert sind. Für Sie als Kunde heißt das: Der Betrieb liegt in Deutschland, und die Infrastruktur ist durch Dritte geprüft.

SaaS ist hier der Normalfall, nicht eine Variante

Bei Systemen wie Business Central oder SAP Business One können Sie zwischen Betrieb beim Hersteller, bei einem Dienstleister oder im eigenen Haus wählen. Bei weclapp ist das anders: Die uns vorliegenden Herstellerangaben beschreiben ausschließlich den Cloud-Betrieb als Dienst von weclapp. Ein „Cloud-Partner“-Modell, in dem ein Integrator die Anwendung auf eigener Infrastruktur hostet, wird dort nicht beschrieben. Wenn ein Anbieter Ihnen so etwas für weclapp anbietet, lassen Sie sich schriftlich erklären, was genau geliefert wird und wer den Betrieb verantwortet.

weclapp on premise: Was ist damit gemeint?

Die Suche nach „weclapp on premise“ taucht regelmäßig auf, etwa bei Unternehmen, die bisher einen eigenen Server betrieben haben. Nach den Herstellerinformationen, die wir auswerten konnten, positioniert sich weclapp als Cloud-ERP. Eine Installation im eigenen Rechenzentrum ist darin nicht vorgesehen.

Für Sie bedeutet das zwei Dinge:

• Wenn Ihre Vorgaben, etwa aus einer Kundenanforderung oder einer internen Richtlinie, zwingend einen eigenen Betrieb verlangen, passt weclapp voraussichtlich nicht. Prüfen Sie das früh, bevor Sie Zeit in eine Auswahl stecken.
• Wenn Sie vor allem Kontrolle über den Standort wünschen, kann ein deutsches Rechenzentrum in Frankfurt genügen. Das sollten Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abstimmen.

Die Gegenüberstellung von Cloud und eigenem Betrieb behandeln wir allgemein im Ratgeber Cloud-ERP oder On-Premise. Für weclapp ist die Entscheidung weitgehend mit der Produktwahl getroffen.

Betriebsmodelle im Vergleich

Damit Sie die Einordnung nachvollziehen können, hier eine Übersicht, was die einzelnen Modelle grundsätzlich bedeuten und wie sie sich bei weclapp darstellen.

Die Tabelle zeigt: Wer weclapp wählt, entscheidet sich für ein klares Modell mit wenig Betriebsaufwand und akzeptiert dafür die Grenzen einer Plattform, die der Hersteller vorgibt.

Updates und Weiterentwicklung

Weil der Hersteller den Betrieb übernimmt, gehören Updates zum Dienst. Sie müssen keinen Wartungstermin am Wochenende organisieren und keine Testumgebung auf eigener Hardware pflegen. Das spart Aufwand, besonders in Betrieben des Mittelstands, in denen keine eigene IT-Abteilung für ERP-Betrieb vorhanden ist.

Die Kehrseite: Sie haben weniger Einfluss auf den Zeitpunkt. Folgende Punkte sollten Sie im Projekt festhalten:

• Wer prüft nach Änderungen Ihre Schnittstellen, Druckvorlagen und Auswertungen?
• Wie werden Sie über Neuerungen informiert?
• Gibt es eine Möglichkeit, neue Funktionen vor dem Einsatz im Tagesgeschäft zu testen?

Eine saubere Antwort darauf ist Teil eines guten Support- und Wartungskonzepts. Zum Thema Funktionsumfang je nach Paket lesen Sie auch die Seite zu Versionen und Editionen.

Personalisierung: Was die Cloud erlaubt und was nicht

In einem Dienst, den alle Kunden gemeinsam nutzen, endet die Anpassung dort, wo die Plattform es vorsieht. Das ist eine Stärke, weil das System einheitlich bleibt und Updates nicht an individuellen Eingriffen scheitern. Es ist aber auch eine Grenze, wenn Ihre Abläufe sehr speziell sind.

Der Hersteller nennt in seinen Editionen den Zugang zur API ab der Edition für Dienstleister. Über die Schnittstelle lassen sich Fremdsysteme anbinden und eigene Abläufe ergänzen, ohne den Kern anzufassen. Welche Integrationen sich dafür eignen, beschreiben wir auf den Seiten zu Schnittstellen und zu individueller Entwicklung. Vor einer Entscheidung sollten Sie Ihre drei bis fünf wichtigsten Sonderfälle auf dem Papier haben und prüfen lassen, ob sie sich innerhalb der Plattform abbilden lassen.

Datenschutz und Datenstandort in Deutschland

Für deutsche Unternehmen ist der Standort der Daten keine Nebensache. Die DSGVO verlangt, dass Sie die Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister vertraglich regeln. Bei einem ERP sind das Kundenstammdaten, Ansprechpartner, Lieferanten, oft auch Mitarbeiterdaten in der Zeiterfassung.

Was weclapp dazu angibt:

• Die Daten werden in Deutschland gehostet, im Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
• Die Übertragung erfolgt nach Herstellerangaben ausschließlich verschlüsselt, nach Bankenstandard. Ein Rechtesystem soll unberechtigte Zugriffe verhindern.
• Der Anbieter bezeichnet sich als das erste deutsche Cloud-ERP mit TÜV-zertifiziertem Datenschutz und unterzieht sich freiwillig regelmäßigen externen Audits.
• Die Multi-Faktor-Authentifizierung wird unterstützt.
• weclapp gehört zu Exact Group B.V.; die Standorte und Dienste fallen unter ein nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem, das Zertifikat gilt von 2026 bis 2029.

Das sind Angaben des Herstellers. Für Ihre eigene Dokumentation brauchen Sie die Verträge selbst: den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Liste der Unterauftragnehmer und die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Bitten Sie Ihren Integrator, diese Unterlagen vor Vertragsabschluss einzuholen. Die Aktivierung der Mehr-Faktor-Anmeldung für alle Nutzer gehört in die Einführung, nicht in ein späteres Projekt.

Verfügbarkeit und Sicherungen

weclapp garantiert eine Mindestverfügbarkeit des Dienstes von 99,5 %. Rechnen Sie für Ihren Betrieb durch, was ein Ausfall zu Spitzenzeiten bedeutet, etwa im Versand am Monatsende oder bei der Fakturierung. Ein Notfallverfahren, das bei einem Ausfall den Auftragseingang überbrückt, ist auch bei einem sehr verlässlichen Dienst sinnvoll.

Zu den Sicherungen: Das Rechenzentrum in Frankfurt führt laut Hersteller tägliche Backups der weclapp-Daten durch. Wichtig ist die Abgrenzung der Verantwortung:

• Die Sicherung durch den Anbieter schützt vor technischen Ausfällen auf seiner Seite.
• Sie schützt nicht automatisch vor Bedienfehlern wie versehentlich gelöschten Datensätzen, und sie ersetzt keine eigene Archivierung.
• Für steuerrelevante Unterlagen gelten die Grundsätze der GoBD. Wie Sie Belege, Rechnungen und Protokolle unveränderbar und auswertbar vorhalten, klären Sie in der Verfahrensdokumentation. Mehr dazu auf der Seite zu GoBD und ERP.

Fragen Sie den Anbieter konkret, wie Sie einzelne Daten wiederherstellen können und welche Exporte Sie selbst anstoßen dürfen. Ihr Steuerberater, oft in Verbindung mit DATEV, wird bei der Betriebsprüfung ohnehin Zugriff auf eine nachvollziehbare Datenlage erwarten.

Kosten: Was das Cloud-Modell für das Budget bedeutet

Bei weclapp zahlen Sie ein Abonnement pro Nutzer und Monat, und der Betrieb gehört zum Dienst. Es entfallen Kosten für Server, Lizenzupdates auf eigener Hardware und Administratorzeit. Dafür gibt es keine einmalige Investition, die sich abschreiben lässt, sondern laufende Kosten.

Die Editionen unterscheiden sich im Funktionsumfang. ERP Starter kostet 39 € pro Nutzer und Monat und wird nur monatlich abgerechnet. ERP Dienstleistung kostet 86 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Bindung und 95 € bei monatlicher. ERP Handel kostet 163 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Bindung und 179 € bei monatlicher. Ab 10 Lizenzen gibt es das Enterprise-Angebot mit individuellem Angebot. Eine ausführliche Einordnung finden Sie auf der Seite weclapp Preise.

Beim Vergleich mit anderen Systemen sollten Sie nicht nur die Monatsgebühr nebeneinanderlegen, sondern auch Einführung, Schnittstellen, Schulung und Datenübernahme. Das Hosting ist selten der größte Posten. Eine Hilfe bietet der Ratgeber ERP-Kosten.

So wählen Sie das passende Betriebsmodell

Eine kurze Prüfliste, bevor Sie sich festlegen:

1. Pflicht zum eigenen Betrieb? Gibt es Vorgaben von Kunden, Aufsichtsbehörden oder aus Ihrer IT-Richtlinie, die einen Betrieb im eigenen Haus verlangen? Wenn ja, ist ein reines Cloud-ERP die falsche Richtung.
2. Datenschutz und Standort. Reicht Ihnen ein Rechenzentrum in Frankfurt, und liegen Auftragsverarbeitung und Unterauftragnehmer vor?
3. Anpassungsbedarf. Lassen sich Ihre Sonderfälle über Standardfunktionen und API abbilden? Falls Ihre Abläufe sehr stark von der Norm abweichen, sehen Sie sich die Alternativen zu weclapp an.
4. Betriebsaufwand. Haben Sie Personal, das ein ERP selbst betreiben kann? Wenn nicht, ist der Dienst des Herstellers ein Vorteil.
5. Schnittstellen. Welche Systeme, etwa Onlineshop, Bank oder Lohnabrechnung, müssen angebunden werden, und wie läuft der Datenaustausch in der Cloud?

Hosting im Einführungsprojekt

Das Betriebsmodell fließt in die Planung der Einführung von weclapp ein. Weil keine Server aufgebaut werden müssen, verlagert sich der Aufwand auf andere Themen: Rollen und Rechte, Datenübernahme, Prozesse, Schulung. Wer von einem bestehenden System kommt, findet Hinweise auf der Seite zur Migration nach weclapp.

Mit Blick auf das deutsche Umfeld sollten Sie außerdem die Pflichten zur E-Rechnung im Blick behalten. Welche Anforderungen an Formate wie XRechnung und ZUGFeRD gestellt werden und wie ein ERP sie abdeckt, erklärt der Ratgeber zur E-Rechnung im ERP. Bei einem Cloud-Dienst gehört das Thema zu den Dingen, die der Hersteller laufend pflegt. Sie müssen aber prüfen, ob der Funktionsumfang Ihrer Edition ausreicht.

Welche Rolle ein Integrator spielt

Auch wenn der Hersteller den Betrieb übernimmt, bleibt Arbeit für einen Integrator: Prozessaufnahme, Konfiguration, Datenübernahme, Anbindung von Drittsystemen, Schulung. Bei der Auswahl hilft die Seite Integrator für weclapp wählen. Wir sind nicht der Integrator, wir vermitteln Sie kostenlos an einen passenden Dienstleister; wie das abläuft, steht unter So funktioniert es.

Fragen Sie jeden Anbieter ausdrücklich:

• Wie ist die Zuständigkeit zwischen Hersteller und Integrator bei Störungen verteilt?
• Wer erklärt Ihnen Änderungen am Dienst und prüft die Auswirkungen auf Ihre Anpassungen?
• Wie dokumentiert der Integrator die Konfiguration, damit Sie nicht von ihm abhängig werden?

Wenn Sie möchten, dass wir einen passenden Ansprechpartner für Ihr Projekt suchen, nutzen Sie das Formular auf der Seite.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.