weclapp in Deutschland: Lokalisierung und Compliance im Überblick

Wer weclapp in Deutschland einsetzen will, stellt selten die Frage, ob die Software „funktioniert“. Entscheidend ist, ob sie den deutschen Alltag eines Mittelständlers trägt: Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD, revisionssichere Ablage nach GoBD, ein sauberer Übergabeweg an den Steuerberater über DATEV und eine Umsatzsteuer-Voranmeldung, die pünktlich im ELSTER-Verfahren ankommt. Diese Seite ordnet ein, was weclapp laut Hersteller dafür mitbringt, was Sie über Erweiterungen oder Partner lösen und was Sie vor der Unterschrift schriftlich klären sollten.

Was „deutsch“ bei weclapp konkret heißt

weclapp ist ein Cloud-ERP aus Deutschland, das CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Projekte in einer Lösung bündelt. Zielgruppe sind Start-ups, kleine und mittlere Unternehmen sowie größere Betriebe. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt, das nach ISO 27001 zertifiziert ist. Für Unternehmen, die ihre Daten ungern außerhalb des Landes wissen, ist das ein greifbares Argument, aber noch keine Compliance an sich.

Deutsch ist hier also zunächst der Standort von Hersteller und Hosting. Ob jede einzelne Pflicht ab Werk abgedeckt ist, zeigt erst der Blick auf die Details. Weitere Hintergründe zum Betrieb finden Sie auf der Seite zu weclapp Cloud und Hosting.

Das Partnernetz in Deutschland

weclapp wird nicht nur direkt, sondern auch über Partner eingeführt. Der Hersteller sucht für sein Programm IT-Fachleute und Integratoren im deutschsprachigen Raum, die Erfahrung im ERP-Vertrieb und Kenntnisse in der API-Programmierung mitbringen. Partner müssen über Schulungen ein Basiszertifikat erwerben und zahlen eine monatliche Gebühr von 149 € zuzüglich Umsatzsteuer. Dafür erhalten sie unter anderem einen Account Manager, die API-Dokumentation, ein Support-Paket Bronze, einen Demo-Zugang und einen Eintrag im Verzeichnis.

Das Partnerverzeichnis nennt mehr als 50 qualifizierte Partner und unterscheidet die Zertifizierungen Basic, Onboarding, Accounting, E-Commerce und Inventory Management. Für Sie ist das nützlich, weil sich daraus ablesen lässt, wofür ein Partner geschult wurde. Wer die deutsche Buchhaltung umsetzen soll, sollte die Zertifizierung Accounting nachweisen können. Wer einen Onlineshop anbindet, schaut auf E-Commerce.

Wichtig für die Einordnung: ERP Integrator ist weder mit weclapp noch mit einem anderen Hersteller verbunden. Wir vermitteln Sie kostenlos an einen Integrator, der Ihr Projekt tatsächlich durchführt. Wie das abläuft, steht unter So funktioniert die Vermittlung.

Pflicht für Pflicht: Was deckt weclapp in Deutschland ab?

Die folgende Übersicht trennt, was der Hersteller belegt, von dem, was Sie bestätigen lassen müssen. Eine Lücke in der Spalte „Belegt“ bedeutet nicht, dass die Funktion fehlt, sondern dass wir sie nicht behaupten.

E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD

Das Umsatzsteuergesetz definiert die E-Rechnung in § 14 als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die elektronische Verarbeitung erlaubt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein bloßes PDF zählt nicht dazu, es gilt als „sonstige Rechnung“. Das ist der Grund, warum ein ERP in Deutschland mehr leisten muss als einen schönen Rechnungsausdruck.

weclapp kann Rechnungen direkt in ZUGFeRD und XRechnung erzeugen. Beim Empfang importieren Sie die Dateien im Einkauf unter Rechnungen und Gutschriften mit der Schaltfläche „E-Rechnung / OCR“, alternativ über den Workflow der Aufträge per Dateiablage. Seit der Version 25.07.1 zeigt weclapp die Prüfung einer importierten E-Rechnung in einer eigenen Spalte an, mit grünem Haken oder rotem Kreuz und einem herunterladbaren XML-Protokoll. Ungültige Rechnungen werden nicht weiterverarbeitet. Mail2Invoice nimmt Rechnungen aus dem Postfach entgegen: E-Rechnungen als XML, XRechnung und ZUGFeRD sowie sonstige PDF-Rechnungen per OCR.

Zum Zeitplan: Laut § 27 UStG darf für Umsätze nach dem Jahr 2024 bis Ende 2026 noch auf Papier oder in einem nicht konformen elektronischen Format abgerechnet werden, sofern der Empfänger zustimmt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800 000 € dürfen das bis Ende 2027. Für Umsätze danach sieht das Gesetz keine Ausnahme mehr vor, ab 2028 gilt die Pflicht also für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Für den Rechnungseingang betrifft das jeden Betrieb schon früher, weil Ihre Lieferanten ihre Umstellung nicht an Ihrem Zeitplan ausrichten.

Was Sie klären sollten: Welche Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG stecken in Ihren Rechnungsvorlagen, etwa Leistungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer und Steuer je Satz? Wie gelangt die Rechnung zum Kunden, und wer prüft eingehende Dateien? Vertiefung bietet der Ratgeber zur E-Rechnung im ERP.

GoBD: Software ist nur die halbe Miete

Die Abgabenordnung verlangt in § 146, dass Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen und dass eine Buchung nicht so verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt oder der Zeitpunkt der Änderung unklar bleibt. Genau darauf zielen die Funktionen von weclapp: Dokumente werden mit vollständigem Versionsverlauf aufbewahrt, alle Bearbeitungen nachvollziehbar protokolliert, und über Zugriffsrechte lassen sich Löschungen verhindern.

Der Hersteller betont selbst, dass die GoBD-Konformität neben den Programmfunktionen auch organisatorische Prozesse und Maßnahmen verlangt. Die Verfahrensdokumentation stützt sich auf Workflows, Zugriffsbeschränkungen und die sichere Archivierung. Praktisch heißt das: Ein Integrator, der Rollen nachlässig vergibt oder die Löschrechte offen lässt, macht aus einem GoBD-tauglichen System ein angreifbares. Fragen Sie deshalb nach einem Berechtigungskonzept und danach, wer die Verfahrensdokumentation schreibt.

Bei der Aufbewahrung gelten je nach Belegart unterschiedliche Fristen: zehn Jahre für Bücher, Inventare und Bilanzen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren, im Inland oder in den dort genannten Gebieten. Digital geht das nur, wenn die Daten die ganze Frist über verfügbar bleiben und jederzeit lesbar gemacht werden können. Bei einer Prüfung darf die Finanzverwaltung nach § 147 Absatz 6 AO Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen oder deren Herausgabe auf einem auswertbaren Datenträger verlangen, auf Ihre Kosten. Prüfen Sie daher vorab, wie ein solcher Datenexport aus weclapp aussieht und wer ihn auslöst. Mehr dazu im Ratgeber GoBD und ERP.

DATEV und Steuerberater: der Übergabeweg

In vielen deutschen Mittelstandsbetrieben führt der Steuerberater die Finanzbuchhaltung in DATEV. Entsprechend wichtig ist, dass das ERP sauber übergibt. weclapp bietet dafür einen DATEV-Export in zwei Varianten: journalbasiert, was der Hersteller als die flexibelste Variante beschreibt und was auch Buchungen im Stapel einschließt, oder belegbasiert mit Verkaufs- und Einkaufsdokumenten im Status „Abgeschlossen“.

Die Exportdatei enthält den Buchungsstapel, die Stammdaten der Debitoren und Kreditoren sowie die Sachkonten. Über den DATEV-Buchungsdatenservice werden die Buchungen mit den zugehörigen Belegbildern in das Buchhaltungsprogramm übertragen. Das spart der Kanzlei das Nacherfassen und Ihnen Rückfragen.

Nicht aus den Herstellerangaben ablesbar sind die Details, an denen Projekte in der Praxis hängen: welcher Kontenrahmen eingerichtet ist, wie Ihre Erlös- und Aufwandskonten den Steuerschlüsseln zugeordnet sind, in welchem Rhythmus die Kanzlei Daten erhält und wer Korrekturen nach dem Export verantwortet. Vereinbaren Sie einen Testlauf mit Ihrer Kanzlei, bevor Sie live gehen. Zum Thema Finanzen lesen Sie auch Buchhaltung und Finanzen in weclapp.

Umsatzsteuer, Voranmeldung und Kasse

Das Umsatzsteuergesetz kennt in Deutschland einen Regelsatz von 19 % und einen ermäßigten Satz von 7 %, etwa für Lebensmittel, öffentlichen Nahverkehr und Gastronomie ohne Getränke. Für bestimmte Photovoltaik-Lieferungen gilt unter Bedingungen ein Satz von 0 %. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist grundsätzlich vierteljährlich abzugeben, monatlich bei einer Jahressteuer über 9 000 €, und zwar elektronisch bis zum zehnten Tag nach Ende des Zeitraums. Eine Dauerfristverlängerung um einen Monat ist möglich. Kleinunternehmer unterliegen eigenen Grenzen von 25 000 € im Vorjahr und 100 000 € im laufenden Jahr.

Zu all dem enthalten die uns vorliegenden Herstellerangaben nichts. Deshalb gehört die Steuerlogik auf Ihre Prüfliste: Wie werden Steuerschlüssel und Kennzahlen für die Voranmeldung gepflegt, gibt es eine Auswertung für ELSTER, oder arbeitet die Kanzlei mit den DATEV-Daten? Das ist keine Schwäche, sondern ein Punkt, den Ihr Integrator in der Konzeptphase schriftlich beantworten muss.

Betreiben Sie eine Ladenkasse, ist die Lage eine andere. Buchhaltungssoftware fällt nach § 1 KassenSichV nicht unter die elektronischen Aufzeichnungssysteme. Ein Kassensystem hingegen braucht nach § 146a AO eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), und die Kassen-Nachschau kann ohne Vorankündigung stattfinden. Klären Sie also, welches Kassensystem angebunden wird und wer die Schnittstelle pflegt.

Lohn und Personal

Wer Mitarbeitende beschäftigt, meldet die Lohnsteuer elektronisch an: nach § 41a EStG je nach Höhe monatlich, vierteljährlich oder jährlich, jeweils bis zum zehnten Tag nach Ende des Zeitraums. Sozialversicherungsmeldungen gehen nach § 28a SGB IV maschinell an die Einzugsstelle. Ob und in welchem Umfang weclapp diese Aufgaben selbst übernimmt oder ob ein Zusatzprodukt, die Kanzlei oder eine Schnittstelle einspringt, belegen die Herstellerangaben nicht. Bitten Sie Ihren Integrator, die Aufteilung klar zu benennen. Hintergründe stehen unter Lohn und Personal in weclapp.

Datenschutz: Frankfurt ist ein Anfang

Das Rechenzentrum in Frankfurt mit ISO-27001-Zertifikat spricht für ein ernsthaftes Sicherheitsniveau. Die DSGVO verlangt aber mehr als einen guten Standort. Bei einer Datenschutzverletzung gilt die Meldung an die Aufsichtsbehörde möglichst binnen 72 Stunden. Verstöße gegen die Meldepflichten können mit Bußgeldern von bis zu 10 Millionen € oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, schwerere Verstöße sogar mit bis zu 20 Millionen € oder 4 %. Eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter ist nach § 38 BDSG zu benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind.

Für Ihr Projekt bedeutet das: Einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, Rollen und Zugriffe sparsam vergeben, Löschfristen festlegen und regeln, wer bei einem Vorfall wen informiert. Die Mitarbeiterdaten richten sich zusätzlich nach § 26 BDSG.

Was nativ ist, was Erweiterung braucht

Eine ehrliche Aufteilung nach den Herstellerangaben:

• Nativ belegt: E-Rechnung in ZUGFeRD und XRechnung (Erstellung und Import), Validierungsanzeige, Mail2Invoice, Versionsverlauf und Protokollierung, DATEV-Export mit Buchungsdatenservice.
• Über Konfiguration: Rechte- und Rollenkonzept, Löschschutz, Workflows, Verfahrensdokumentation.
• Über Schnittstelle, Erweiterung oder Partner: Kassensysteme mit TSE, Onlineshops, Banken, Lohnabrechnung, branchenspezifische Sonderfälle. Welche Anbindungen es gibt, steht unter Schnittstellen zu weclapp.
• Zu bestätigen: Steuerschlüssel, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Kontenrahmen, Sprachen und Währungen über den Euro hinaus.

Checkliste vor der Unterschrift

1. Lassen Sie sich die E-Rechnung in Ihren eigenen Vorlagen vorführen, ausgehend und eingehend, mit einer echten Lieferantendatei.
2. Verlangen Sie ein Rechtekonzept und die Zuständigkeit für die Verfahrensdokumentation.
3. Testen Sie den DATEV-Export gemeinsam mit Ihrer Kanzlei, einschließlich Kontenrahmen und Steuerschlüsseln.
4. Klären Sie Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohn schriftlich: Was macht weclapp, was die Kanzlei, was ein Zusatzprodukt?
5. Fragen Sie nach dem Datenexport für eine Außenprüfung und nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
6. Prüfen Sie, welche Zertifizierung Ihr Integrator im Partnerverzeichnis nachweist, und wählen Sie ihn danach aus. Hilfe dabei bietet Integrator für weclapp wählen.

Wie ein Einführungsprojekt insgesamt abläuft, beschreibt die Seite zur weclapp-Einführung. Welche gesetzlichen Anforderungen ein ERP generell erfüllen muss, fasst der Ratgeber zu den gesetzlichen Anforderungen an ein ERP zusammen.

Fazit

weclapp bringt für die wichtigsten deutschen Pflichten belegte Bausteine mit: E-Rechnung, GoBD-taugliche Archivierung und einen DATEV-Export. Bei Umsatzsteuer, Lohn und Kasse bleiben Fragen, die kein Prospekt für Sie beantwortet. Wer sie vor Vertragsschluss schriftlich klärt, vermeidet teure Nacharbeit in der Einführung.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.