Eine Schulung für SAP Business One ist kein Nachtrag zum Projekt, sondern ein eigener Arbeitsstrang. Das System kann fachlich sauber eingerichtet sein und im Alltag trotzdem scheitern, wenn die Sachbearbeitung im Einkauf, die Buchhaltung oder das Lager nicht versteht, wie die Abläufe jetzt gedacht sind. Dieser Beitrag zeigt, welche Lernangebote SAP selbst bereitstellt, wie Sie Ihr Team in Rollen aufteilen und wie ein sinnvoller Schulungsplan entlang des Projekts aussieht.
Was SAP selbst zum Lernen anbietet
SAP betreibt mit SAP Learning eine eigene Plattform, auf der sich Kurse und Zertifizierungen zu Business One finden. Für den Einstieg ist vor allem ein Kurs interessant: „Implementing SAP Business One“. Er ist kostenlos, richtet sich an Einsteiger und verlangt keine Vorkenntnisse. Laut SAP Learning dauert er drei Stunden und neunzehn Minuten und gliedert sich in drei Einheiten: Implementierungswerkzeuge, Einrichtung und Administration sowie Anpassungswerkzeuge. Den Kurs gibt es unter anderem auf Französisch; ob und in welcher Form eine deutsche Fassung vorliegt, prüfen Sie am besten direkt auf der Plattform.
Inhaltlich deckt der Kurs genau die Themen ab, die später im Projekt die Weichen stellen:
- Anlegen von Gesellschaften und Vergabe von Berechtigungen
- Nummernkreise für Belege und Layouts für Ausdrucke
- SQL-Abfragen, Warnmeldungen und Genehmigungsworkflows
- benutzerdefinierte Felder, Tabellen und Objekte (UDF, UDT, UDO) sowie benutzerdefinierte Werte (UDV)
- Einbindung der SAP-HANA-Analytik in das Cockpit
Für Geschäftsführung und Projektleitung ist das kein Pflichtprogramm. Für den künftigen Administrator im Haus und für Key-User mit technischem Interesse lohnt sich der Kurs dagegen als Vorbereitung, weil die Workshops mit dem Integrator danach spürbar zielgerichteter verlaufen.
Zertifizierung: Was „SAP Certified – SAP Business One“ bedeutet
Die Zertifizierung trägt den Code C_TB120 und ist auf Associate-Niveau angesiedelt. Es handelt sich um eine szenariobasierte Bewertung von zwei Stunden mit einer Bestehensgrenze von 60 %. Geprüft werden Grundkenntnisse in Implementierung, Logistik, Finanzwesen und im Web-Client. Wer sie besteht, weist laut SAP nach, dass er unter Leitung eines erfahrenen Beraters mitarbeiten kann.
Wichtig für die Einordnung: Das ist ein Nachweis von Grundlagenwissen, kein Beleg für Projekterfahrung. Für Ihr Unternehmen ist die Zertifizierung vor allem in zwei Fällen relevant:
- Interner Administrator oder künftige Systemverantwortliche: Die Vorbereitung zwingt zu einem strukturierten Überblick über das Gesamtsystem.
- Bewertung von Beratern: Zertifikate im Team eines Integrators sind ein Indiz, aber kein Ersatz für Referenzen in Ihrer Branche. Wie Sie einen Anbieter prüfen, lesen Sie unter Integrator für SAP Business One wählen.
Die Bewertung wird laut Zertifizierungsseite als KI-geführtes Rollenspiel angeboten, unter anderem auf Englisch, Spanisch, Italienisch, Französisch und Japanisch sowie in mehr als fünfundzwanzig weiteren Sprachen. Alternativ ist eine Videoaufzeichnung möglich, diese aber nur auf Englisch. Wer sich anmelden will, sollte die aktuelle Sprachauswahl vorab bei SAP Learning prüfen.
Wer muss was können? Rollen im Schulungskonzept
Ein häufiger Fehler besteht darin, alle Mitarbeitenden gleich zu schulen. Besser ist eine Aufteilung nach Rollen, weil jede Gruppe etwas anderes braucht.
| Rolle | Ziel der Schulung | Typische Inhalte | Wer schult |
|---|---|---|---|
| Projektleitung und Geschäftsführung | Entscheidungen treffen, Fortschritt bewerten | Projektplan, Datenverantwortung, Berichte im Cockpit | Integrator, im Projektstart |
| Administrator im Haus | System dauerhaft betreuen | Berechtigungen, Nummernkreise, Layouts, Abfragen, Genehmigungsworkflows | Integrator, ergänzt durch SAP Learning |
| Key-User je Fachbereich | Prozesse im System abbilden, testen und weitervermitteln | Belegfluss des Bereichs, Stammdaten, Auswertungen | Integrator, in den Workshops |
| Endanwender | Tägliche Arbeit sicher erledigen | Konkrete Aufgaben der eigenen Rolle, Fehlerbehandlung | Key-User, mit Unterstützung des Integrators |
Der Kern dieser Aufteilung ist das Key-User-Prinzip. Die Key-User sind Fachleute aus Einkauf, Vertrieb, Lager, Produktion oder Rechnungswesen, die den Prozess Ihres Hauses bereits kennen. Sie lernen das System früh, testen es mit echten Fällen und werden später die ersten Ansprechpartner im Tagesgeschäft. Ein Integrator kann das fachliche Wissen Ihrer Abteilungen nicht ersetzen; die Key-User bringen es ein.
Schulungsplan entlang der Projektphasen
Schulung beginnt nicht erst kurz vor dem Go-live. Ein belastbarer Plan folgt dem Projekt. Den Gesamtverlauf einer Einführung beschreiben wir unter SAP Business One einführen; hier geht es nur um den Lernanteil.
Projektstart und Konzeption
In dieser Phase brauchen Projektleitung und Key-User ein gemeinsames Bild davon, was das System kann. Sinnvoll sind eine Einführung in den Funktionsumfang, ein Rundgang durch die Belegketten und das Kennenlernen der Begriffe. Wer vorher den kostenlosen SAP-Kurs durchgearbeitet hat, steigt schneller in die Fachdiskussion ein. Ein Überblick über die Bausteine steht unter SAP Business One Module.
Einrichtung und Tests
Während der Integrator das System einrichtet, testen die Key-User ihre Abläufe an realen Beispielen: eine Bestellung vom Angebot bis zur Rechnung, eine Wareneingangsbuchung, ein Monatsabschluss. Das ist die wirksamste Form der Schulung, weil sie am eigenen Fall stattfindet. Fachliche Besonderheiten, etwa Buchhaltung und Finanzen oder Lager und Einkauf, werden in dieser Phase mit den jeweils zuständigen Personen vertieft.
Schulung der Endanwender
Rechtzeitig vor dem Produktivstart folgt die Breitenschulung. Bewährt hat sich, sie in kleine Gruppen nach Rolle zu gliedern und mit Aufgaben aus dem eigenen Arbeitsalltag zu arbeiten, nicht mit Standardbeispielen. Wer im Vertrieb arbeitet, übt den Weg vom Angebot zum Auftrag; wer im Lager arbeitet, übt Wareneingang, Umlagerung und Inventur. Die Key-User übernehmen einen großen Teil der Vermittlung, weil sie die Sprache ihrer Kolleginnen und Kollegen sprechen.
Go-live und erste Wochen
Nach dem Start entstehen die meisten Fragen, nicht davor. Planen Sie deshalb eine begleitete Anlaufphase ein, in der Key-User und Integrator kurzfristig erreichbar sind. Typische Fehler, etwa falsch zugeordnete Konten oder unvollständige Stammdaten, lassen sich in dieser Zeit mit wenig Aufwand korrigieren. Wie es danach weitergeht, regelt idealerweise ein Vertrag, siehe Support und Wartung.
Laufender Betrieb
Neue Mitarbeitende, neue Funktionen und Versionswechsel erzeugen dauerhaften Schulungsbedarf. Eine kurze interne Anleitung je Rolle, gepflegt von den Key-Usern, spart langfristig mehr Zeit als jede Auffrischung durch externe Berater. Bei Release-Wechseln lohnt ein Blick auf Versionen und Editionen.
Deutsche Besonderheiten, die in die Schulung gehören
In Deutschland sind einige Themen nicht verhandelbar und sollten deshalb fest im Schulungsplan stehen. Wer Belege bucht, archiviert oder ändert, muss die Grundsätze der GoBD verstehen; welche Anforderungen ein ERP dabei erfüllen muss, steht im Beitrag GoBD und ERP. Dazu kommt die elektronische Rechnung mit XRechnung und ZUGFeRD: Wer Rechnungen ein- und ausgehend verarbeitet, braucht einen sicheren Umgang mit den Formaten, wie unter E-Rechnung im ERP beschrieben. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und der Datenaustausch mit DATEV gehören in die Finanz-Schulung, denn Buchhaltung und Kanzlei müssen dieselbe Sprache sprechen.
Ob die lokale Anpassung für Deutschland im Standard enthalten ist oder über Erweiterungen kommt, klärt die Seite SAP Business One in Deutschland. Für die Schulung zählt: Üben Sie diese Abläufe mit den Einstellungen Ihres Mandanten, nicht mit generischen Beispielen.
Finanzierung und Budgetierung der Schulung
Zu Fördermöglichkeiten für Weiterbildung in Deutschland liegen uns hier keine geprüften Angaben vor, deshalb nennen wir keine konkreten Programme oder Beträge. Üblich ist, Schulungsaufwand schon im Angebot des Integrators auszuweisen und von den Lizenzkosten getrennt zu betrachten. Ein Überblick über die Kostenbestandteile steht unter SAP Business One Preise. Fragen Sie im Angebot gezielt nach, welche Schulungen enthalten sind, in welcher Form sie stattfinden und welche Rollen sie abdecken. Ob Weiterbildungskosten im Einzelfall gefördert werden können, klären Sie mit Ihrer Kammer oder Ihrem Steuerberater.
Veränderungen im Team begleiten
Technische Schulung allein reicht nicht. Ein neues ERP verändert Verantwortlichkeiten, macht Abläufe transparent und beendet liebgewonnene Excel-Listen. Das löst im Mittelstand verständlicherweise Skepsis aus. Hilfreich sind einige einfache Maßnahmen:
- Früh informieren: Erklären Sie dem Team, warum das System eingeführt wird und was sich im Alltag verbessert.
- Key-User sichtbar machen: Wer als Ansprechpartner benannt ist, wird auch angesprochen. Geben Sie diesen Personen dafür Zeit im Tagesgeschäft.
- Rückmeldungen ernst nehmen: Wenn ein Ablauf im System umständlich ist, ändern Sie ihn, statt ihn nur zu schulen.
- Altsysteme klar abschalten: Parallelbetrieb ohne Enddatum verlängert die Unsicherheit.
Mehr zu Auswahl, Ablauf und typischen Stolpersteinen finden Sie im allgemeinen Ratgeber zur ERP-Einführung.
Wie geht es weiter?
SAP gibt an, dass Business One bei mehr als dreiundachtzigtausend Kunden mit 1,2 Millionen Anwendern im Einsatz ist und über 850 Partner vertrieben wird. Die Qualität der Schulung hängt aber nicht vom Hersteller ab, sondern vom Partner, der Ihr Projekt begleitet. Wenn Sie wissen möchten, welcher Integrator zu Ihrem Vorhaben und Ihrem Schulungsbedarf passt, nutzen Sie unseren kostenlosen Service: Wie die Vermittlung abläuft, erklärt die Seite So funktioniert es.
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Schulung für SAP Business One?
Ja. SAP Learning bietet den kostenlosen Kurs „Implementing SAP Business One“ an. Er richtet sich an Einsteiger, setzt keine Vorkenntnisse voraus und umfasst drei Einheiten zu Implementierungswerkzeugen, Einrichtung und Administration sowie Anpassungswerkzeugen. Er ersetzt aber keine Schulung auf Ihre eigenen Prozesse, die Ihr Integrator im Projekt durchführt.
Wie lange dauert der kostenlose Einführungskurs von SAP?
Der Kurs „Implementing SAP Business One“ dauert laut SAP Learning drei Stunden und neunzehn Minuten, verteilt auf drei Einheiten. Er ist für Einsteiger gedacht und eignet sich gut als Vorbereitung für künftige Key-User, bevor die eigentlichen Workshops im Projekt beginnen.
Was prüft die Zertifizierung SAP Certified – SAP Business One?
Die Prüfung mit dem Code C_TB120 ist eine Associate-Zertifizierung. Sie besteht aus einer szenariobasierten Bewertung von zwei Stunden, das Bestehen liegt bei 60 %. Geprüft werden Grundkenntnisse in Implementierung, Logistik, Finanzwesen und Web-Client. Wer besteht, kann laut SAP unter Anleitung eines erfahrenen Beraters arbeiten.
In welcher Sprache lässt sich die Zertifizierung ablegen?
Laut Zertifizierungsseite von SAP gibt es die Bewertung als KI-geführtes Rollenspiel unter anderem auf Englisch, Spanisch, Italienisch, Französisch und Japanisch sowie in mehr als weiteren fünfundzwanzig Sprachen. Die Variante per Videoaufzeichnung wird nur auf Englisch angeboten. Prüfen Sie die aktuelle Sprachliste vor der Anmeldung direkt bei SAP Learning.
Wer schult meine Mitarbeitenden im Projekt: der Integrator oder wir selbst?
In der Praxis teilen sich beide die Aufgabe. Der Integrator schult Key-User auf Ihre eingerichteten Prozesse und begleitet den Go-live. Die Key-User geben ihr Wissen anschließend an die Kolleginnen und Kollegen in der Fachabteilung weiter. Wer die Endanwender-Schulungen übernimmt, sollten Sie im Angebot ausdrücklich festhalten.
Quellen
- SAP Learning – Implementing SAP Business One
- SAP Learning – SAP Certified Associate – SAP Business One
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