SAP Business One prüfen lassen: Audit und Projektübernahme

Ein Audit von SAP Business One ist die sachliche Antwort auf ein ungutes Bauchgefühl: Das System läuft, aber nicht so, wie es Ihnen beim Kauf versprochen wurde. Im deutschen Mittelstand ist das häufiger, als man denkt. Der Geschäftsführer sieht Verzögerungen, die Buchhaltung gleicht Zahlen von Hand ab, und der Steuerberater fragt nach Verfahrensdokumentation, die niemand liefern kann. Dieser Beitrag zeigt, woran Sie erkennen, dass eine Prüfung fällig ist, was dabei untersucht wird und wie eine Projektübernahme durch einen anderen Integrator gelingt, ohne dass Sie bei null anfangen.

Woran Sie erkennen, dass ein Audit fällig ist

Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt eine Prüfung. Einige Signale sind aber eindeutig:

• Das Projekt ist offiziell „live“, aber Altprozesse laufen weiter. Excel-Listen, Zettel und Parallelsysteme bestehen fort, weil das System die Arbeit nicht trägt.
• Zahlen widersprechen sich. Lagerbestand, offene Posten und Auswertungen stimmen nicht mit dem Hauptbuch überein; Monatsabschlüsse kosten viel Handarbeit.
• Der Ansprechpartner wechselt ständig oder verschwindet. Wissen steckt in einzelnen Köpfen, Rückfragen bleiben liegen.
• Fehler kehren wieder. Dieselben Störungen tauchen nach jeder Korrektur erneut auf, weil die Ursache nie gefunden wurde.
• Jede Kleinigkeit wird zum Zusatzauftrag. Anpassungen, die zum Standard gehören sollten, werden einzeln berechnet.
• Die Version altert unbemerkt. Niemand kann sagen, welcher Stand im Einsatz ist und ob er noch gewartet wird.

Treffen mehrere dieser Punkte zu, ist der Weg über eine neutrale Prüfung günstiger als ein weiteres Jahr Flickwerk. Welche Fehler in ERP-Projekten typischerweise dahinterstecken, beschreibt unser Beitrag Fehler im ERP-Projekt.

Audit, Review, Health-Check: was ist gemeint?

Die Begriffe werden unterschiedlich benutzt. Für Sie zählt, was geliefert wird. Ein brauchbares Audit unterscheidet zwei Ebenen: das System (Konfiguration, Daten, Erweiterungen, Betrieb) und das Projekt (Verträge, Verantwortlichkeiten, Dokumentation, Zusammenarbeit). Wer nur das System prüft, übersieht, dass das eigentliche Problem oft in der Steuerung liegt. Wer nur das Projekt betrachtet, erfährt nicht, wie belastbar die Technik ist.

Das Ergebnis sollte ein schriftlicher Befund sein, der Risiken nach Dringlichkeit ordnet, Ursachen von Symptomen trennt und einen Plan enthält. Ein mündliches „Es sieht eigentlich ganz gut aus“ ist kein Audit.

Was bei SAP Business One geprüft wird

Paramétrage und Prozesse

Zuerst wird gegen Ihre tatsächlichen Abläufe geprüft, nicht gegen eine Wunschliste. Sind Kontenrahmen, Buchungslogik und Steuerschlüssel sauber eingerichtet? Passen Belegketten von Angebot bis Rechnung zu Ihrem Vertrieb? Wo wird im System getrickst, weil der Standard nicht richtig eingestellt wurde? Typische Befunde sind Workarounds über Freitextfelder, doppelt geführte Stammdaten und Berechtigungen, die aus Bequemlichkeit zu weit gefasst sind. Die einzelnen Fachbereiche – etwa Buchhaltung und Finanzen – werden dabei getrennt betrachtet.

Datenqualität

Stammdaten sind das Fundament. Geprüft werden Dubletten bei Kunden und Artikeln, unvollständige Pflichtangaben, uneinheitliche Zahlungsbedingungen und Altlasten aus einer früheren Datenübernahme. Gerade nach einer Migration zu SAP Business One schlummern hier die meisten Überraschungen. Schlechte Daten lassen sich nicht wegprogrammieren; sie müssen bereinigt werden, bevor ein neuer Dienstleister darauf aufbaut.

Eigenentwicklungen und Add-ons

Individuelle Erweiterungen sind häufig der heikelste Punkt einer Übernahme. Das Audit klärt: Welche Anpassungen existieren, wer hat sie gebaut, liegt der Quellcode vor, und sind sie dokumentiert? Läuft alles auf der aktuellen Version, oder blockiert eine Erweiterung das Update? Dazu kommen Drittprodukte, deren Lizenzen und Wartung ebenfalls geklärt sein müssen. Mehr zum Thema finden Sie unter individuelle Entwicklung in SAP Business One. Bei Schnittstellen zu Webshop, Banking oder Zeiterfassung gilt dasselbe, siehe Schnittstellen.

Performance und Betrieb

Langsame Berichte, Wartezeiten beim Buchen oder Abbrüche zu Stoßzeiten haben meist konkrete Ursachen: unglücklich gebaute Abfragen, überladene Eigenentwicklungen, zu knapp dimensionierte Server oder fehlende Wartung der Datenbank. Geprüft werden auch Datensicherung und – wichtiger als die Sicherung selbst – deren erfolgreiche Wiederherstellung. Wer die Sicherung nie getestet hat, besitzt im Ernstfall nur eine Hoffnung.

Sicherheit und Berechtigungen

Zu klären ist, wer welche Rechte hat und ob Ausgeschiedene noch Zugänge besitzen. Ein Detail aus dem Lizenzleitfaden von SAP ist hier aufschlussreich: In der Version für den Betrieb im eigenen Haus wird bei der Installation ein Support-Benutzerkonto angelegt, mit dem Mitarbeiter des Partners sich ohne Lizenzverbrauch anmelden können. Es ist standardmäßig gesperrt und wird protokolliert. Außerdem darf der Benutzer „Manager“ in zwei getrennten Windows-Sitzungen angemeldet sein, damit geplante Aufgaben laufen oder ein Berater ohne eigene Lizenz arbeiten kann – nicht aber für den produktiven Parallelbetrieb. Ein Audit prüft, ob solche Sonderzugänge sauber gehandhabt werden oder ob ein gemeinsames Administratorkonto für alle im Umlauf ist.

Version und Wartungsstand

Hier lohnt der Blick auf die Fakten von SAP. Nach der Wartungsseite befindet sich Version 10.0 bis zum 31. Dezember 2028 in der Standardwartung, wobei die Termine unter Vorbehalt stehen. Die Versionen 8.8, 8.81, 8.82, 9.0, 9.1, 9.2 und 9.3 haben die Standardwartung beendet. Eine erweiterte Wartung gibt es für Business One nicht, und sobald eine neue Versionsfamilie verfügbar ist, endet die Wartung der vorherigen. Für Sie heißt das: Läuft Ihr System auf einem alten Stand, fehlen Korrekturen, Sicherheitspatches und gesetzliche Aktualisierungen.

Seit Version 10.0 liefert SAP Neuerungen kontinuierlich über kumulative Feature Packages, die auch Korrekturen, Sicherheitspatches und gesetzliche Updates enthalten. Für ältere Feature Packages, Support Packages, Patches oder Hotfixes liefert SAP keine Korrekturen mehr. Direkte Versionssprünge sind nur zwischen aufeinanderfolgenden Versionen vorgesehen, etwa von 9.3 auf 10.0; wer mehrere Stufen überspringt, braucht mehrere Schritte. Kunden mit gültigem Wartungsvertrag erhalten die Versions-Upgrades ohne zusätzliche Lizenzgebühr. Einordnung und Entscheidungshilfe: SAP Business One: Versionen und Editionen.

Revisionssicherheit im Blick: GoBD

In Deutschland hat ein Audit eine Zusatzdimension: Ihr ERP muss ordnungsgemäß dokumentierte Buchführung ermöglichen. Fehlt die Verfahrensdokumentation, sind Änderungen an Belegen nicht nachvollziehbar oder werden Daten unsauber archiviert, kann das bei einer Betriebsprüfung zum Problem werden. Auch die Umstellung auf die elektronische Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) gehört in den Prüfplan, weil sie Eingang und Ausgang von Rechnungen verändert. Hintergründe liefern unsere Beiträge zu GoBD im ERP und E-Rechnung im ERP. Binden Sie Ihren Steuerberater und die Schnittstelle zu DATEV früh ein – er sieht oft zuerst, wo die Zahlen nicht sauber ankommen.

Integrator wechseln, ohne alles neu zu machen

Die Sorge vor dem Wechsel hat meist zwei Gründe: Man fürchtet, dass alles von vorn beginnt, und dass der bisherige Partner Daten und Wissen zurückhält. Beides lässt sich in der Regel beherrschen.

Was Ihnen gehört. Lizenzen, Daten und Ihre Geschäftsprozesse sind Ihr Eigentum. Der Integrator schuldet Ihnen die Herausgabe der Dokumentation und, soweit vertraglich vereinbart, des Quellcodes eigener Entwicklungen. Prüfen Sie Ihren Projektvertrag daher vor dem ersten Gespräch mit einem neuen Partner. Bei unklarer Rechtslage empfiehlt sich ein Blick durch einen Anwalt für IT-Recht.

Was kein Neustart ist. Die Mehrzahl der Probleme – Berechtigungen, Berichte, Prozesse, Schnittstellen – lässt sich im bestehenden System beheben. Ein Neustart kommt nur in Betracht, wenn Datenmodell und Eigenentwicklungen nicht mehr tragfähig sind. Das Audit liefert dafür die Entscheidungsgrundlage: sanieren, schrittweise umbauen oder neu aufsetzen.

Wie Sie den Neuen auswählen. Der Partner, der ein Projekt übernimmt, braucht andere Qualitäten als einer für die Erstimplementierung: Er muss fremde Konfiguration lesen, Altlasten ehrlich benennen und ohne Schuldzuweisung planen. Kriterien finden Sie bei SAP-Business-One-Integrator wählen und im allgemeinen Leitfaden ERP-Integrator finden. Dass ein Anbieter Hosting-Dienste verkaufen darf, sagt übrigens wenig über seine Eignung aus; für das Cloud-Angebot braucht ein Partner laut SAP-Bedingungen eine eigene „Run Authorization“ mit Qualifizierungs- und Umsatzanforderungen, aber das ersetzt keine Referenz aus einem vergleichbaren Übernahmeprojekt.

Dokumente und Zugänge, die Sie sichern sollten

Beginnen Sie damit, bevor die Zusammenarbeit endet – danach wird es mühsam. Eine Checkliste:

Ändern Sie nach der Übergabe sämtliche Passwörter, schließen Sie nicht mehr benötigte Konten und halten Sie schriftlich fest, wer künftig wofür zuständig ist. Gerade bei Support-Zugängen gilt: Rechte nur so lange, wie sie gebraucht werden.

Der Redressement-Plan: Vorgehen nach dem Audit

Ein Befund ohne Plan verpufft. Bewährt hat sich eine Staffelung:

1. Sofortmaßnahmen. Sicherung und Wiederherstellung, Berechtigungen, offene Sicherheitslücken, akute Buchungsfehler. Sie verhindern, dass der Schaden größer wird.
2. Stabilisierung. Datenbereinigung, Behebung wiederkehrender Fehler, Aktualisierung auf eine gewartete Version. Ziel ist ein verlässlicher Betrieb.
3. Anpassung der Prozesse. Was der Standard kann, wird zurück in den Standard geholt; Eigenentwicklungen werden dokumentiert, vereinfacht oder ersetzt.
4. Weiterentwicklung. Erst jetzt kommen neue Module oder zusätzliche Bereiche hinzu, etwa Produktion oder Lager und Einkauf.
5. Betrieb und Support. Klare Zuständigkeiten, Reaktionswege und regelmäßige Updates. Lesen Sie dazu Support und Wartung. SAP selbst nennt für Systemstillstand einen rund um die Uhr erreichbaren Support – ob und wie Ihr Integrator das ergänzt, gehört in den Vertrag.

Wichtig ist die Reihenfolge: Neue Funktionen auf einem instabilen Fundament verschärfen das Problem. Legen Sie für jede Stufe ein überprüfbares Ziel fest, etwa „Monatsabschluss ohne manuelle Korrektur“ oder „Auswertung stimmt mit dem Hauptbuch überein“, und lassen Sie die Zielerreichung testen, nicht nur bestätigen.

Eigene Mitarbeiter einbeziehen

Viele Projekte kippen nicht an der Technik, sondern an der Akzeptanz. Wenn die Anwender nicht wissen, wie der Standard gedacht ist, bauen sie Umgehungen. Planen Sie deshalb Schulungen für SAP Business One ein und benennen Sie in Ihrem Haus einen Verantwortlichen, der das System fachlich versteht. Er ist der Gesprächspartner für den neuen Integrator und verhindert, dass Wissen erneut an einer einzigen externen Person hängt.

Wann sich eine Alternative lohnt

Das Audit kann auch ergeben, dass SAP Business One für Ihre Anforderungen schlicht nicht das richtige System ist. Dann sind Sie mit einem Systemwechsel besser beraten als mit einer teuren Sanierung. Diese Frage sollte aber nach der Analyse stehen, nicht davor: Wer einen schlecht geführten Einführungsprozess durch ein neues Produkt ersetzt, wiederholt häufig die gleichen Fehler. Ein Vergleich der Optionen steht in Alternativen zu SAP Business One.

So kommen Sie zu einem passenden Partner

Wir sind kein Integrator und mit keinem Softwarehersteller verbunden. Unser kostenloser Service stellt den Kontakt zu einem Integrator her, der zu Ihrer Situation passt – auch zu einer Projektübernahme. Beschreiben Sie in der Anfrage kurz, was nicht funktioniert, welche Version Sie einsetzen und welche Unterlagen vorhanden sind. Je klarer die Ausgangslage, desto schneller entsteht ein belastbares Angebot für das Audit und den anschließenden Plan.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.