Sage in Deutschland: Was die Lösung für E-Rechnung, GoBD und DATEV leistet

Wer in Deutschland ein ERP einführt, muss mehr beachten als Funktionen und Preis. Rechnungen, Buchführung, Umsatzsteuer, Lohn und Datenschutz unterliegen deutschen Regeln, und der Steuerberater arbeitet fast immer mit DATEV. Dieser Beitrag zu Sage Deutschland zeigt, wie Sage hierzulande aufgestellt ist, wie es um die Lokalisierung von Sage steht und wie es die Anforderungen der Sage-Konformität erfüllt. Außerdem erfahren Sie, was der Hersteller dokumentiert und was Sie sich vom Integrator bestätigen lassen sollten.

Sage im deutschen Markt: Präsenz und Partnernetz

Sage tritt in Deutschland mit einer eigenen Landesgesellschaft und einer deutschsprachigen Website auf. Im Mittelstand ist vor allem Sage 100 als ERP-Lösung bekannt. Sage Deutschland veröffentlicht für dieses Produkt einen Lösungskatalog mit erprobten Partnerlösungen. Das zeigt: Um den Kern herum existiert ein Umfeld aus Partnern, die Branchenfunktionen, Zusatzmodule und Schnittstellen liefern.

Für Sie heißt das: Sie kaufen nicht nur eine Software, sondern ein Zusammenspiel aus Standard, Erweiterungen und Dienstleistern. Wie belastbar dieses Zusammenspiel für Ihre Branche ist, lässt sich nicht aus einem Prospekt ablesen. Es zeigt sich in Referenzprojekten, die Ihr Integrator nachvollziehbar schildern kann. Wie die Wahl eines Partners abläuft, beschreibt die Seite Sage-Integrator auswählen.

Wichtig ist eine Abgrenzung: Die Herstellerangaben, auf die wir uns hier stützen, betreffen Sage 100. Gilt Ihr Interesse einer anderen Sage-Lösung, müssen alle Aussagen dieser Seite für genau dieses Produkt neu bestätigt werden.

Was „lokalisiert“ in Deutschland bedeutet

Ein ERP ist für Deutschland lokalisiert, wenn es nicht nur eine deutsche Oberfläche hat. Gemeint ist eine Software, die deutsches Steuer- und Handelsrecht im Alltag trägt:

• Kontenrahmen und Buchführung: Sie arbeiten mit den üblichen deutschen Kontenrahmen und Abschlussstrukturen, die Ihr Steuerberater erwartet.
• Umsatzsteuer: Steuerschlüssel, Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung müssen zu den deutschen Vorgaben passen.
• Rechnungswesen: Pflichtangaben, lückenlose Rechnungsnummern und das richtige Format.
• Sprache und Währung: Deutsch und Euro sind selbstverständlich, gefragt sind aber auch Fremdwährungen und mehrsprachige Belege im Export.
• Lohn: Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung.

Welche dieser Bausteine bei Sage im Standard liegen und welche über ein Zusatzpaket oder einen Partner kommen, hängt von Produkt, Version und Edition ab. Einen Überblick über Varianten finden Sie unter Sage-Versionen und -Editionen.

E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD mit Sage

Die E-Rechnung ist das Thema, das deutsche Unternehmen derzeit am meisten beschäftigt. Rechtlich definiert § 14 Absatz 1 UStG sie als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung erlaubt. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein zwischen den Beteiligten vereinbartes Format sein, das die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben ermöglicht. Ein einfaches PDF erfüllt diese Definition nicht und gilt als sonstige Rechnung.

Sage dokumentiert für Sage 100, dass sich elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen und verarbeiten lassen. Es gibt dazu ein Komfortpaket E-Rechnung, das für die Version 9.0.9 vom Mai 2025 beschrieben ist. Das ist eine belastbare Aussage zum Produkt. Sie ersetzt aber nicht die Prüfung Ihrer Prozesse: Eingang und Ausgang, Archivierung, Weiterleitung an die Buchhaltung und der Umgang mit Rechnungen von Lieferanten, die ein anderes Format senden.

Übergangsfristen realistisch einplanen

Nach § 27 Absatz 38 UStG dürfen für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 Papierrechnungen oder nicht konforme elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers noch bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800 000 Euro dürfen dies bis zum 31. Dezember 2027 weiter tun. Rechnungen im EDI-Verfahren können ebenfalls bis Ende 2027 in einem nicht konformen Format laufen. Für Umsätze nach 2027 sieht das Gesetz keine Ausnahme mehr vor.

Planen Sie die Umstellung daher nicht erst am letzten Tag. Einen Überblick über die Anforderungen an das System finden Sie in unserem Ratgeber E-Rechnung im ERP.

DATEV und Steuerberater: die Schnittstelle zählt

In vielen deutschen Betrieben endet die Buchhaltung nicht im ERP. Der Steuerberater übernimmt Belege und Buchungen und arbeitet mit DATEV. Sage gibt an, dass seine Lösungen Dokumente über die DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater übergeben und dass sich Debitoren, Kreditoren sowie Korrekturbuchungen über DATEV importieren lassen.

Damit ist die Richtung klar, aber nicht jede Einzelheit. Die DATEV-Schnittstelle lebt von der Abstimmung mit der Kanzlei:

• Welche Daten sollen fließen: Belege, Buchungssätze, Stammdaten?
• Wer pflegt Kontenrahmen und Kostenstellen, und in welchem System?
• Wie wird mit Korrekturen aus der Kanzlei umgegangen?
• Wie oft und in welchem Rhythmus erfolgt die Übergabe?

Wie Schnittstellen im Sage-Umfeld technisch gebaut werden, steht auf der Seite Sage-Schnittstellen und Konnektoren. Für die Finanzbuchhaltung selbst lohnt der Blick auf Buchhaltung und Finanzen mit Sage.

GoBD, Aufbewahrung und Betriebsprüfung

Die GoBD ergeben sich in der Praxis aus Handels- und Steuerrecht. Zwei Normen prägen den Alltag: § 146 AO und § 147 AO. Nach § 146 müssen Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen. Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und der Zeitpunkt der Änderung darf nicht ungewiss bleiben. Digitale Buchführung ist erlaubt, wenn sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einhält.

§ 147 AO regelt die Aufbewahrung: Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre. Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, sofern die Wiedergabe inhaltlich und bildlich übereinstimmt, die Daten während der gesamten Frist verfügbar bleiben und unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar sind. Bei einer Prüfung kann die Finanzverwaltung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, das System nutzen oder die Herausgabe auf einem Datenträger verlangen. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Für Sage haben wir zu diesen Punkten keine belastbare Herstellerangabe zur Hand. Das ist kein Mangel, sondern eine Prüfaufgabe: Lassen Sie sich Unveränderbarkeit der Buchungen, Protokollierung von Änderungen, Archivierung und den Datenzugriff für die Prüfung vom Integrator für Ihre Konfiguration beschreiben. Hinzu kommt die Verfahrensdokumentation, die in Ihrem Unternehmen entsteht und nicht allein vom Hersteller kommt. Mehr dazu im Ratgeber GoBD und ERP.

Wo liegen die Daten?

Wer Sage in einer Cloud oder bei einem Hoster betreibt, sollte den Standort kennen. Nach § 146 Absatz 2a AO ist die Verlagerung der elektronischen Buchführung in einen anderen EU-Staat möglich, wenn der vollständige Datenzugriff gewährleistet ist. Für ein Drittland braucht es einen Antrag und die Genehmigung der Finanzbehörde. Eine Rechnungsaufbewahrung nach § 14b UStG muss im Inland oder in den dort genannten Gebieten stattfinden. Fragen Sie den Anbieter ausdrücklich, wo gesichert wird.

Umsatzsteuer, ELSTER und Lohn

Der Regelsteuersatz beträgt nach § 12 UStG 19 Prozent, der ermäßigte Satz 7 Prozent, unter anderem für Lebensmittel und den öffentlichen Nahverkehr. Für bestimmte Photovoltaik-Lieferungen gilt unter Bedingungen ein Satz von 0 Prozent. Ihr ERP muss diese Schlüssel sauber abbilden, damit die Umsatzsteuer-Voranmeldung stimmt.

Die Voranmeldung geht nach § 18 UStG elektronisch an das Finanzamt, spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums. Die Dauerfristverlängerung kann die Frist um einen Monat verschieben. ELSTER bietet Unternehmen die elektronische Übermittlung kostenlos an, auch über kompatible Drittsoftware. Ob Sage die Übermittlung direkt anstößt oder ob Sie Auswertungen an ELSTER oder Ihre Kanzlei weitergeben, ist eine Frage an den Integrator. Wir haben dazu keine Herstellerangabe und schreiben deshalb nichts Konkretes.

Beim Lohn gelten eigene Fristen. Die Lohnsteuer-Anmeldung nach § 41a EStG erfolgt in der Regel elektronisch, und Meldungen an die Einzugsstelle nach § 28a SGB IV gehen maschinell, Papier ist nur ausnahmsweise erlaubt. Ob und wie Sage Lohn und Gehalt in diesen Prozess einbindet, beschreibt Lohn und Personal mit Sage. Auch hier gilt: Funktion, Version und Meldeverfahren schriftlich bestätigen lassen.

Tabelle: Pflicht und Abdeckung durch Sage

Kassensysteme sind ein eigenes Thema

Hat Ihr Betrieb eine Ladenkasse, greift zusätzlich § 146a AO: Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Die Kassensicherungsverordnung nennt in § 1 elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen, nimmt aber Buchhaltungssoftware ausdrücklich aus. Ein ERP ist daher nicht automatisch ein Kassensystem. Wenn Sie Handel mit Kasse betreiben, klären Sie früh, welches System die Kassenfunktion übernimmt und wie die Daten ins ERP gelangen.

Datenschutz im ERP-Alltag

Das ERP verarbeitet Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterdaten und fällt damit unter die DSGVO. Das Bundesdatenschutzgesetz ergänzt sie: Ab einer bestimmten Zahl von Personen, die ständig mit automatisierter Verarbeitung befasst sind, muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden (§ 38 BDSG). Mitarbeiterdaten regelt § 26 BDSG. Für Ihr ERP-Projekt heißt das vor allem: Rollen- und Rechtekonzept, Löschkonzept und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wenn ein Dienstleister Zugriff hat.

Native Funktion, Erweiterung oder Partnerlösung?

Eine nützliche Faustregel für jedes Projekt: Trennen Sie, was der Hersteller im Standard liefert, was ein kostenpflichtiges Zusatzpaket abdeckt und was ein Partner oder eine Individualentwicklung baut. Bei Sage sieht das typischerweise so aus:

1. Standard und Pakete des Herstellers: Beispielsweise das Komfortpaket E-Rechnung und die DATEV-Schnittstelle.
2. Partnerlösungen: Branchenfunktionen, Spezialmodule und Zusatzanwendungen, wie sie der Lösungskatalog beschreibt.
3. Eigene Anpassungen: Besondere Auswertungen, Schnittstellen zu Drittsystemen, branchenspezifische Prozesse. Hierzu mehr unter Sage-Schnittstellen.

Jede Stufe hat eigene Kosten und eigene Wartungspflichten. Wer sie früh trennt, vergleicht Angebote fairer und vermeidet Überraschungen bei Updates.

Checkliste vor der Unterschrift

• Welche Sage-Lösung, Version und Edition ist gemeint, und wie sieht der Update-Weg aus?
• Ist das Komfortpaket E-Rechnung enthalten, und gilt es für Ihre Version?
• Wie sieht die DATEV-Anbindung konkret aus, und was sagt Ihr Steuerberater?
• Wie werden Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung erzeugt?
• Wie sind Unveränderbarkeit, Protokollierung und Archivierung nach GoBD gelöst?
• Wo liegen Daten und Sicherungen, und wie erfolgt der Datenzugriff bei einer Betriebsprüfung?
• Wer schreibt die Verfahrensdokumentation und hält sie aktuell?
• Welche Funktionen kommen von Partnern, und wer haftet für sie?

Wie ein Projekt danach abläuft, lesen Sie unter Sage einführen. Wer Alternativen prüfen will, findet im Vergleich Odoo gegen Sage eine neutrale Gegenüberstellung. Einen Überblick über alle Pflichten bietet der Beitrag gesetzliche Anforderungen an ein ERP.

So kommen Sie zu einem passenden Sage-Integrator

ERP Integrator ist kein Sage-Partner und mit keinem Hersteller verbunden. Wir stellen den Kontakt zu einem zertifizierten Integrator her, der zu Ihrem Projekt passt. Die Vermittlung ist für Sie kostenlos, Umsetzung und Verträge liegen beim Integrator. Wie das abläuft, steht unter So funktioniert es. Schildern Sie Ihre Anforderungen an E-Rechnung, DATEV und GoBD, dann bekommen Sie einen Gesprächspartner, der diese Punkte kennt.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.